Die Praxis mit Zukunft

Der Weg in die Selbstständigkeit ist für die meisten zahnmedizinischen Freiberufler nach Beendigung des Studiums ein Herzenswunsch. Wie und in welcher Form er diesen umsetzt, ist von seinen eigenen Ideen, seinen Vorstellungen und den Möglichkeiten der eingeholten Beratung abhängig. Jeder möchte die „Praxis mit Zukunft“ aufbauen.

 

Man muss sich bemühen, hochkarätige Dienstleistungen anzubieten, um sich von anderen zu unterscheiden, und die kleinen und großen Dinge einer Praxis müssen passen. Es fängt bereits mit der Thematik „Was gefällt meinen Patienten – was gefällt mir“ an. Der Patient muss sich als Gast in der Praxis fühlen, und auch an die kleinen Patienten muss gedacht werden, denn sie sichern die Zukunft der Praxis.

Es ist eine persönliche Entscheidung, welchen Weg man gehen möchte. Sei es eine Neuniederlassung nach eigenen Vorstellungen, eine Praxisübernahme, die mit vielen Kompromissen behaftet ist, eine Berufsausübungsgemeinschaft oder eine Praxisgemeinschaft, der Einstieg in eine Sozietät, oder ob man als angestellter Zahnarzt tätig werden möchte. Der Entscheidungszeitpunkt wird kommen, denn danach richtet sich auch der Zeitplan, der für den Weg in die Selbstständigkeit begangen wird.
Die strategische Existenzplanung ist für den heutigen Berufseinsteiger von außerordentlicher Wichtigkeit, da sich der Markt ständig verändert und eine exakte Zukunftsplanung erfolgen muss.

“Eine strategische Existenzplanung ist für den heutigen Berufseinsteiger wichtiger denn je!”

Der Markt, in dem man sich zukünftig befindet, ist von Ästhetik und Wellness geprägt. Dies birgt auch viele Chancen, denn in diesen Bereichen haben wir in den vergangenen Jahren Steigerungsraten von rund 25 Prozent zu verzeichnen. Bei seriösen Umfragen wurde ermittelt, dass ca. 98 Prozent der Patienten bereit sind, eine Zuzahlung von bis zu 920 Euro zu leisten. Dies ist sicherlich auch ein Kriterium dafür, dass der Markt auch in Zukunft vorhanden ist. Die richtige Beratung ist sehr wichtig, da gemachte Fehler häufig erst in zehn Jahren korrigiert werden können. Fehler im Bereich der Standortwahl, des Mietvertrags, der falschen Finanzierungs- oder Praxisform sind nur schwer zu beheben. Daher nutzen Sie die am Markt vorhandenen Chancen und lassen Sie sich entsprechend beraten!

Vorberatungszeit
In den ersten sechs Monaten der Assistenzzeit hat man mit den ersten Schritten in die Patientenbehandlung sehr viel Neues zu erlernen. Vermutlich ist auch der erste Arbeitsvertrag, den man selbst mit dem/der Praxisbetreiber/in gestaltet hat, geschlossen. Man wird irgendwann eine ehrliche Selbstanalyse führen müssen, um Stärken, Schwächen, Fortbildungsbedarf und Zusatzkenntnisse herauszufiltern. Danach erfolgt die Ermittlung der Niederlassungsgrundlagen wie Praxisform und welche Art der Selbstständigkeit gewählt werden möchte. Es ist ratsam, Informationsveranstaltungen und Fortbildungen zu diesem Thema zu besuchen, um sich über die vorhandenen Möglichkeiten zu informieren.

Standortwahl und Spezialisierung
Die „Spezialisten der Neuniederlassung“ sind bei der Standortwahl eine große Hilfe und können die Strukturdaten und Standortanalysen für die einzelnen Bereiche aufbereiten. Die Standortwahl bei einer Neuniederlassung ist von verschiedenen Faktoren geprägt: Persönliche (emotionale) Faktoren wie Landschaftsbereich, Freizeitgestaltung, kulturelle Möglichkeiten, Schulen, Universitäten, Kindergärten, Verkehrsanbindung, Einkaufsmöglichkeiten, Aussehen des Standortes und die Wohnmöglichkeiten spielen eine große Rolle.

Wichtig sind auch die betrieblichen Voraussetzungen: Die Wettbewerbssituation, der Bedarf und die eventuellen Alleinstellungsmerkmale sind herauszuarbeiten. Art und Aussehen des Gebäudes, das Umfeld, die Parkplatzmöglichkeiten und die Erreichbarkeit der Praxis spielen eine wesentliche Rolle. Die Infrastruktur des Ortes oder des Bereiches sind zu analysieren. Gibt es produzierendes Gewerbe, Handwerk, Dienstleister, Beamte, Angestellte usw.?

Einer der wesentlichsten Faktoren ist die Entwicklung und Zukunft des Standortes. Gibt es zum Beispiel öffentliche Planungen (Baugebietsplanungen), die für die Zukunft sehr wesentlich sind? Der Zulauf im städtischen Bereich, wie in einer Innenstadt, einem Ärztehaus oder einem Beratungszentrum, sichern ebenso den zukünftigen Patientenzulauf.
Sobald ein Objekt für die Neuniederlassung gefunden wurde, muss geprüft werden, ob es die Bausubstanz oder die Bauausführungsmöglichkeiten zulassen, eine Praxis nach den eigenen Vorstellungen einzurichten. Dazu muss ein Praxiskonzept entworfen werden, das als Grundlage eine Raumbedarfsberechnung erfordert.

Raumbedarfsplanung
Die eigentliche Praxisplanung sollte mit dem Raumbedarf beginnen. Die vorhandenen Wünsche sind festzulegen, damit die Größe des Objektes für die Suche angegeben werden kann.
Wenn ein den Wünschen entsprechendes Objekt gefunden wurde, wird, parallel zu den Verhandlungen über die gewerbliche genutzte Fläche, ein Vorentwurf durch den Planer des Dental-Depots erfolgen.

Auf dieser Basis kann dann der endgültige Praxisplan erstellt werden. Der Bedarf wird unter der Berücksichtigung folgender Punkte ermittelt:

 

• Wie viele Behandlungs- und Prophylaxezimmer werden benötigt?
• Soll das Labor mit oder ohne Techniker betrieben werden?
• Wird ein Besprechungs- oder Beratungsraum gebraucht?

Aus diesen Angaben ergibt sich ein bestimmter Raumbedarf, der in das angebotene Raumkonzept eingefügt werden muss. Die technische Machbarkeit muss von den Fachleuten des Dental-Depots überprüft werden. Anschließend wird eine Planung mit allen technisch und gesetzmäßig geforderten Bedingungen erstellt, die dann als Anhang zum Mietvertrag verwendet werden können.

Feinabstimmung der Praxisplanung
Wenn diese Grundlagen geregelt sind, kann in die Feinabstimmung der Praxisplanung gegangen werden.
Eine Bereichsgliederung sollte angestrebt werden. Ergonomische und rationelle Arbeitsweisen gelten als Merkmale einer leistungsfähigen Dienstleistungspraxis und benötigen entsprechende räumliche Voraussetzungen.
Als wirksames und erfolgreiches Ordnungssystem für eine Zahnarztpraxis hat sich die Bereichsgliederung bewährt. Sie besteht aus dem öffentlichen Bereich (Patientenbereich), dem Behandlungsbereich, dem Kommunikationsbereich zwischen dem Praxisteam und dem Patienten, dem internen Bereich (Verwaltung) usw. – nur eine richtige Bereichsgliederung führt zu idealen Verkehrswegen!

Das Herzstück des öffentlichen Bereiches ist der Empfang („die Patienten sollen empfangen werden“) – die zentrale Rolle ist die Kommunikation, die Terminvergabe und die freundliche Ansprache der Patienten.
Die Verwaltung und Abrechnung kann eventuell in einem separat angebundenen Büro erfolgen. Die Garderobe und der Wartebereich mit Patienteninformationsmöglichkeiten (Patienten-TV, Video, CD oder Multivision) werden zukünftig eine wesentliche Rolle spielen.
Im Behandlungsbereich müssen die Schrank- und Behandlungskonzepte nach eigenen Wünschen realisiert werden.

Die Prophylaxe mit dem Prophylaxe-Shop und dem Mundhygienekonzept sind für eine zukunftsträchtige Praxis unabdingbar, denn die Prävention spielt eine immer wesentlichere Rolle in der zahnärztlichen Praxis.
Die Sterilisation hat in den letzten Jahren durch die veränderten Hygienevorschriften (RKI-Richtlinien) an Bedeutung und Aufmerksamkeit gewonnen. Es sind in der Instrumentenaufbereitung und einer einwandfreien Praxishygiene die Abläufe zu verwirklichen, die es ermöglichen, von der unreinen zur reinen Seite hin die Aufbereitung zu realisieren.
Für den Röntgenraum müssen die geltenden Röntgenverordnungsvorschriften beachtet werden. Hierbei stellt sich die Frage, ob man noch konventionell mit Film und Entwicklung arbeitet oder sich der digitalen Röntgentechnik zuwendet, die sicherlich zukunftsweisender und strahlungsärmer ist.
Neben den bereits erwähnten Hygienevorschriften und Röntgenverordnung sind viele weitere Bestimmungen zu beachten:

• Medizinproduktebetreiberverordnung,
• Bauvorschriften,
• Abwasserverordnung, Trinkwasserverordnung,
• Regeln für Laseranwendungen,
• Arbeitsstättenrichtlinien,
• Berufsgenossenschaftsverordnung,
• Verordnung zum Betrieb von Elektroanlagen,
• Abfallschutzgesetz, Brandschutz,
• Arbeitsschutzgesetz usw.

Mietvertragsverhandlungen
Die Mietvertragsverhandlungen laufen in der Regel parallel dazu, um die Eckdaten für den Mietvertrag festzulegen. Der Mietvertrag ist ein frei zu verhandelnder Vertrag, der zwischen den beiden Parteien gestaltet werden muss. Dieser umfasst den Mietgegenstand, zu dem neben der Praxisfläche auch die Nebenräume wie Keller, Parkplätze, Einstellplätze usw. gehören, und die bautechnischen und baurechtlichen Voraussetzungen für den Betrieb einer Zahnarztpraxis müssen vom Vermieter gesichert sein.
Die wichtigsten Eckdaten des Mietvertrages sind:
Mietdauer, Beginn des Mietverhältnisses, Übergabetermin, Kündigungsfrist, Option der Verlängerung, außerordentliche Kündigung bei Berufsunfähigkeit oder Tod, Maßnahmen bei Beendigung des Mietverhältnisses, Mietzins (dieser sollte nach Möglichkeit ohne Mehrwertsteuer bewertet sein), Mieterhöhungen (Wertsicherungsklausel), Staffelmiete, Abrechnungsmodus für Nebenkosten, Nutzungsüberlassung an Partner, Sozietäten oder Unter- oder Nachmieter, Konkurrenzschutzklausel, Regelung für Instandhaltung und Schönheitsreparaturen, Platzierung der Praxisschilder usw.
Zusätzlich sollte dem Mietvertrag eine Baubeschreibung anhängen, in der Zusätze wie Installationen und Materialien beschrieben werden, und die Praxispläne.

Finanzierungsbedarf
Parallel dazu laufen die Besprechungen mit dem Steuerberater und dem Finanzierungsunternehmen, damit zum Vertragsabschluss (ca. sechs bis zwölf Monate vor der Praxiseröffnung) diese Randdaten geklärt werden.
Der Finanzierungsrahmen für das Gesamtkonzept muss durch einen Fachmann erstellt werden, damit nicht nur die technischen Geräte enthalten sind, sondern alle Nebenkosten, die für die Praxiseinrichtung fällig werden, mit erscheinen und ein Gesamtfinanzierungsrahmen festgelegt werden kann. In der Regel können, neben der technischen Ausstattung einer Praxis, die Zusatzkosten rund 20 bis 40 Prozent des Volumens erreichen – je nach gewählter Ausstattung. Daher ist das Gesamtkonzept so ein wesentlicher Faktor, um die Finanzierung abgestimmt auf das Projekt zu realisieren – eine Nachfinanzierung ist meistens nur sehr schwierig zu verwirklichen.

Für die Vorbereitung des Finanzierungsgesprächs muss eine gute Planung erfolgen, die fachlichen und unternehmerischen Qualitäten herausgestellt werden, die örtlichen Besonderheiten mit Chancen, Risiken und Wettbewerbsfähigkeit ausgearbeitet sein, eine Rentabilitätsvorschau ist nötig, und die entsprechende Anlaufphase muss zeitlich definiert sein.
Das Gesamtkreditvolumen ergibt sich aus dem Investitionsvolumen für die Praxiseinrichtung, deren Nebenkosten und dem sogenannten Betriebsmittelkredit, der entsprechend mitverhandelt werden muss.
Im Bankgespräch werden Förderungsmöglichkeiten durch öffentliche Mittel und zinsbegünstigte Kredite für Jungunternehmer geregelt.

Personalbedarf
Ungefähr sechs Monate vor der Gründung sind auch die personellen Dinge zu klären, da die gesuchten Mitarbeiter mit Erfahrung entsprechende Kündigungsfristen haben und man so die Sichtung der neuen Mitarbeiter und deren Arbeitsverträge abschließen kann.

Zulassungsantrag
Die Beantragung der Zulassung muss fristgerecht erfolgen, damit die Unterlagen rechtzeitig bei der Zulassungsstelle vorliegen und die Zulassung zum richtigen Zeitpunkt ausgesprochen werden kann.

Technische Ausstattung und Spezifizierung
Die technische Ausstattung und Spezifizierung der Einrichtung erfolgt dann mit dem Dental-Depot – sowie die innenarchitektonische Praxisberatung und Planung. In den letzten Monaten vor der Fertigstellung werden in der Bauphase der Bauzeitenplan und die Kontrolle der berufsspezifischen Installationen durch den Techniker des Dental-Depots überprüft.
In den letzten drei bis vier Wochen vor der Inbetriebnahme erfolgen die Installation aller Geräte und die Übergabe. Zu bedenken ist auch, dass die Praxisschilder rechtzeitig bestellt werden.

Öffentlichkeitsarbeit
Vor Beginn der Praxis sollten die zukünftigen Patienten auf die Praxis aufmerksam gemacht werden. Zeitungsanzeigen, behördliche Anmeldungen und der Probelauf müssen erfolgen, damit rechtzeitig der Startschuss zur Praxiseröffnung gegeben werden kann.

Partnerschaften
Die Vielzahl dieser Bestimmungen führt wieder dazu, dass man sich einem Fachmann aus dem Dentalhandel anvertrauen muss. Denn nur wenn all diese Gegebenheiten sauber geplant sind, kann die Praxis zum Fertigstellungstermin auch beruhigt betrieben werden, und der Unternehmer kann seinen Erfolg steuern.
Erfolg steuern heißt: Sinn und Zweck jeglichen Handelns auf den Patienten auszurichten, seine Gesundheit und sein Wohlbefinden zu steigern. „Qualität bedeutet Erlebnisqualität“ – je positiver die Erfahrung – desto höher ist die Qualitätseinstufung durch den Patienten.
Praxiserfolg steuert sich durch einen guten Teamgeist und eine gute Praxiskultur -> die gute Praxiskultur fördert ein gutes Praxisimage -> ein gutes Praxisimage führt zu guten Patienten -> genügend Patienten sind Grundlage für den „Praxiserfolg“.
Die Pyramide des Erfolgs ergibt sich aus einem guten Fundament aus Ausbildung, Fortbildung ein Leben lang, einer strategischen Praxisplanung, einer richtigen Finanzierung, einer guten Praxisorganisation und Praxiskommunikation, der richtigen Praxisphilosophie, des Praxismarketings, der Formulierung der Ziele und der Begeisterung des Teams – das alles führt zum Erfolg der Praxis!
Die Entwicklung einer Mehrwertpraxis in einem Stufenmodell, wo zusätzlich, je nach Fortbildung, neue Indikationen und Mehrleistungen erbracht werden können, verbessern das Praxisprofil und führen somit zu zukunftsträchtigem Erfolg.
Eugen Schwirko, Kassel