Liquidität knapp: Firmen müssen jetzt ihre Cash-Strategie ändern

Viele Praxen erwirtschaften hohe Umsätze – und geraten trotzdem ins Liquiditätsproblem. Schon kurze Verzögerungen zwischen Leistungserbringung, Rechnung und Zahlung können den finanziellen Handlungsspielraum massiv einschränken und sind daher ein praktisches Problem für die tägliche Praxisführung.

Umsatz ist nicht gleich verfügbarer Cash

Die Zeitspanne zwischen Leistung, Abrechnung und tatsächlichem Zahlungseingang bestimmt, wie viel Geld sofort nutzbar ist. Beträge, die als Forderungen im System stehen, lassen sich nicht für Investitionen, Personal oder als Reserve verwenden.

Aktuelle Daten des KZBV-Jahrbuchs 2025 zeigen: Für 2023 lag der durchschnittliche Jahresumsatz einer Zahnarztpraxis bei etwa 677.900 € – das entspricht rund 56.500 € im Monat. Wenn Rechnungen im Mittel 30 Tage offenstehen, ist genau dieses Monatsvolumen faktisch als Forderung gebunden.

Warum wenige Tage weniger Zeit oft viel bewirken

Verkürzt sich die durchschnittliche Forderungslaufzeit nur um zehn Tage, reduziert das den gebundenen Forderungsbestand spürbar. Der Effekt ist rein zeitlich: bereits erzieltes Honorar steht früher zur Verfügung und erhöht so die Liquidität, ohne dass mehr Leistungen erbracht werden müssen.

Die finanziellen Folgen verzögerter Zahlungen

Bleibt Kapital dauerhaft gebunden, muss es häufig finanziert werden. Rechentempo:

• Bei einem zusätzlichen Finanzierungsbedarf von 56.500 € und einem Zinssatz von 5 % p.a. entstehen rund 2.825 € Zinskosten pro Jahr.
• Bei einem Kontokorrentzins von 10 % p.a. wären das rund 5.650 € jährlich.

Wird der Betrag nur einen Monat gebraucht, betragen die reinen Zinskosten etwa 235 € (5 %) beziehungsweise 471 € (10 %). Hinzu kommen jedoch weitere, oft übersehene Belastungen.

Versteckte Kosten des internen Forderungsmanagements

Viele Praxen unterschätzen die Gesamtkosten, weil Porto, Toner oder Bankgebühren am sichtbarsten sind. Der größte Posten ist meist Personal: Aufgaben wie Rechnungsfreigabe, Verbuchung, Rückfragen oder Mahnwesen binden Arbeitszeit.

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Kontrolle und Verbuchung von Zahlungseingängen
• Bearbeitung von Rückfragen seitens Patienten oder Kostenträgern
• Erstellung und Nachverfolgung von Zahlungserinnerungen
• Abstimmung mit Abrechnungsdienstleistern

Beispielrechnung zur Größenordnung:

• 30 Minuten/Tag × 220 Arbeitstage × kalkulierte Personalkosten 45 €/h ≈ 4.950 € jährlich
• 60 Minuten/Tag → ca. 9.900 € jährlich
• 90 Minuten/Tag → ca. 14.850 € jährlich

Wie digitale Prozesse den Zahlungsfluss beschleunigen

Moderne Praxisverwaltungssysteme können viele Arbeitsschritte automatisieren und damit Zahlungseingänge beschleunigen sowie Fehler reduzieren. Wichtige Funktionen sind:

• Automatisierte Übernahme der Leistungsdaten
• Elektronische Rechnungsstellung und digitaler Versand
• Automatischer Abgleich von Zahlungen
• Digitales Mahnwesen und elektronische Archivierung
• Echtzeit-Auswertungen zur Liquiditätssteuerung

Factoring oder Eigenregie: Was berücksichtigen?

Factoring wird oft nur an der Gebühr gemessen. Eine belastbare Entscheidung erfordert jedoch die Gegenüberstellung aller internen Kosten mit dem Leistungsumfang des Factoring-Anbieters.

Interne Kosten, die in die Kalkulation gehören:

• Personalkosten für Abrechnung, Prüfung und Mahnung
• Porto, Druck, Bankgebühren
• Software- und Administrationskosten
• Finanzierungskosten durch gebundene Liquidität
• Verwaltungsaufwand bei Rückfragen

Leistungen, die ein Factoring-Anbieter (teilweise) übernimmt:

• Rechnungsversand
• Überwachung und Verbuchung von Zahlungen
• Mahnwesen
• Optionaler Delkredereschutz (Ausfallrisiko)

Liquiditäts-Check: Kernfragen für die Praxis

• Kennen Sie aktuell Ihre durchschnittliche Forderungslaufzeit?
• Erfassen Sie jederzeit den Stand offener Forderungen?
• Werden Rechnungen innerhalb von 24 Stunden erstellt?
• Versenden Sie Rechnungen digital?
• Ist der Zahlungseingangsabgleich automatisiert?
• Funktioniert das Mahnwesen ohne manuellen Aufwand?
• Kennen Sie die tatsächlichen Personalkosten Ihres Forderungsmanagements?
• Haben Sie die Wirtschaftlichkeit von Factoring durchgerechnet?

Wesentliche Kennzahlen

Für ein wirksames Liquiditätsmanagement lohnt sich die regelmäßige Beobachtung folgender Indikatoren:

• Quote pünktlicher Zahlungseingänge bzw. Anteil Forderungen >30 Tage
• Durchschnittliche Forderungslaufzeit (DSO)
• Offene Forderungen nach Altersstruktur
• Mahn- und Zahlungsausfallquote
• Liquiditätsreserve und monatlicher Cashflow
• Durchschnittlicher Zahlungseingang je Rechnungsart

Drei kurzfristig umsetzbare Maßnahmen

1. Rechnungen noch am Behandlungstag oder spätestens am Folgetag erstellen.
2. Regelmäßig (z. B. wöchentlich) Forderungen über 30 Tage identifizieren und priorisiert bearbeiten.
3. Einmal jährlich die Gesamtkosten des internen Forderungsmanagements gegen konkrete Factoring-Angebote rechnen.

Schlussfolgerung

Liquidität entsteht nicht allein durch steigende Umsätze, sondern vor allem durch schnelleren Zahlungszufluss. Eine gezielte Reduktion der Forderungslaufzeit und die Digitalisierung von Rechnungsprozessen senken gebundenes Kapital, reduzieren Verwaltungsaufwand und schaffen finanziellen Spielraum.

Ob ergänzendes Factoring wirtschaftlich ist, hängt vom individuellen Kostenbild und den qualitativen Vorteilen ab. Entscheidend bleibt: Nur mit vollständiger Kostenbetrachtung und messbaren Kennzahlen lässt sich eine belastbare Entscheidung für die Praxis treffen.