Digitale Diagnostik: So sichern Ärzte volle Vergütung ohne Formfehler

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• Typische Fehlerquellen bei digitalen Bildgebungen
• Warum eine präzise Dokumentation heute mehr zählt als je zuvor
• Rechte und Pflichten bei gesetzlich Versicherten
• Was in der Akte stehen muss
• Konkrete Praxis-Tipps: Checkliste direkt nach der Untersuchung
• Tabelle: Häufige Fehler, Folgen und praktische Gegenmaßnahmen
• Begründungen gegenüber privaten Kostenerstattern
• Wie Praxen die Digitalisierung wirtschaftlich nutzen
• Vita

Digitale Aufnahmen verändern die zahnärztliche Diagnostik – aber sie bringen auch neue Fallstricke bei Dokumentation und Abrechnung mit sich. Wer diese Stolpersteine kennt und systematisch dokumentiert, sichert nicht nur Honorare, sondern auch rechtliche Standfestigkeit der Praxis.

Typische Fehlerquellen bei digitalen Bildgebungen

In vielen Praxen führen unklare Dokumentationen und falsche Zuordnungen dazu, dass Leistungen unterbewertet oder gar nicht erst honoriert werden. Besonders betroffen sind Abrechnungen rund um den Intraoralscan (GOZ‑Nr. 0065) und die digitale Volumentomografie (DVT).

Zu den häufigen Problemen zählen:

• Steigerungsfaktoren ohne nachvollziehbare Begründung.
• Separate Analogleistungen, die faktisch nicht erbracht oder nicht dokumentiert wurden.
• Doppelte Berechnungen für bereits einschließende Teilleistungen (z. B. Bissregistrierung).
• Unklare Abrechnungsbereiche bei mehrfacher Indikation (z. B. Kieferhälfte vs. Frontzahnbereich).

Warum eine präzise Dokumentation heute mehr zählt als je zuvor

Nachprüfungen durch Kostenträger oder private Erstattungspartner verlangen, dass die Abrechnung vom Behandlungsverlauf nachvollziehbar ist. Überschreitet ein Leistungssatz etwa den üblichen Faktor von 2,3, muss die Rechnung eine individuelle Begründung liefern; diese Begründung sollte sich bereits aus der Behandlungsakte ableiten lassen.

Ein weiteres Beispiel: Wer für eine computergestützte Auswertung zusätzlich eine Analogleistung ansetzt, muss in der Akte klar vermerken, dass eine eigenständige Auswertung der virtuellen Situation vorgenommen wurde. Ohne diesen Nachweis ist die Zusatzberechnung angreifbar.

Rechte und Pflichten bei gesetzlich Versicherten

Optisch-elektronische Abformungen und DVT-Aufnahmen gelten in der Regel als Privatleistungen. Bei gesetzlich Versicherten ist eine vorherige Aufklärung und eine schriftliche Vereinbarung unerlässlich – unter anderem die Vorgaben aus § 8 Abs. 7 BMV‑Z sind zu beachten. Erfolgt ein Scan im Rahmen prothetischer Maßnahmen, wird die Leistung üblicherweise im Heil‑ und Kostenplan ausgewiesen.

Für Praxen heißt das: Nicht nur die korrekte Abrechnung zählt, sondern auch der richtige zeitliche Ablauf der Patienteninformation.

Was in der Akte stehen muss

Eine nachvollziehbare Dokumentation beantwortet drei Fragen: Warum wurde die Untersuchung medizinisch notwendig, was genau wurde gemacht und welche Befunde oder Konsequenzen ergaben sich daraus. Kurze Notizen wie „DVT gemacht“ reichen nicht.

Relevant sind unter anderem:

• Konkrete Indikation bzw. Fragestellung
• Durchgeführte Maßnahmen und technische Details (z. B. gescannter Bereich)
• Ergebnis/Befund und daraus abgeleitete Therapieentscheidungen
• SonderUmstände oder erhöhter Zeitaufwand als Grundlage für höhere Steigerungsfaktoren
• Dokumentierte Patientenaufklärung

Konkrete Praxis-Tipps: Checkliste direkt nach der Untersuchung

Am besten wird sofort nach Abschluss der Untersuchung alles festgehalten, was später schwer rekonstruierbar ist. Kurz, prägnant und so, dass ein Dritter die Entscheidungen nachvollziehen kann.

• Indikation: Was war die medizinische Frage?
• Maßnahme: Welches Verfahren, welcher Bereich wurde gescannt?
• Befund: Was ergab die Aufnahme?
• Konsequenz: Welche therapeutischen Schlüsse wurden gezogen?
• Besonderheiten: Erhöhter Aufwand, Komplikationen, technische Schwierigkeiten

Tabelle: Häufige Fehler, Folgen und praktische Gegenmaßnahmen

Fehler	Konsequenz	Praxis-Tipp
Abrechnung von 0065 mit hohem Faktor ohne Begründung	Rückforderung oder Kürzung durch Kostenträger	Dokumentation von Gründen für höheren Aufwand direkt in der Akte
Zusätzliche Analogleistung ohne Nachweis	Stornierung der Position	Festhalten, welche eigenständige Auswertung technisch/medizinisch erfolgte
Bissregistrierung doppelt berechnet	Unberechtigte Abrechnungsposten	Prüfen, welche Leistungen bereits in GOZ‑Nr. 0065 enthalten sind
DVT zum 1,0‑fachen Satz bei komplexer Untersuchung	Untervergütung	Anfall, Aufwand und Schwierigkeitsgrad analysieren; ggf. höherer Faktor

Begründungen gegenüber privaten Kostenerstattern

Die schriftliche Erläuterung auf der Rechnung ist entscheidend, ersetzt aber nicht die lückenlose Dokumentation in der Behandlungsakte. Eine glaubwürdige Rechtfertigung entsteht während der Behandlung; nachträgliche Standardformulierungen überzeugen selten.

Eine gute Begründung benennt konkret, was bei diesem speziellen Patienten anders oder aufwändiger war – nicht nur allgemein, sondern mit Datum, Befund und nachvollziehbarem Zusammenhang.

Wie Praxen die Digitalisierung wirtschaftlich nutzen

Digitaltechnik erhöht die diagnostische Präzision, sie schützt allerdings nicht automatisch vor Erlösausfällen. Häufig werden Leistungen schlicht nicht korrekt erkannt oder zugeordnet. Daher ist der zentrale Schritt: digitale Leistungen genauso stringent zu dokumentieren und abrechnungstechnisch zu priorisieren wie alle anderen zahnärztlichen Leistungen.

Wer diesen Anspruch umsetzt, reduziert Honorarverluste und stärkt die rechtliche Absicherung der Praxis.

„Gute Abrechnung beginnt mit sauberer Dokumentation während der Behandlung.“

Vita

Sabine Schmidt berät und coacht Zahnarztpraxen in Fragen zu Abrechnung, Dokumentation und Praxisorganisation. Sie verfasst Fachbeiträge und Abrechnungsempfehlungen für Fachverlage und Unternehmen der Dentalbranche.

Interview: Eva‑Maria Hübner.