Praxisbegehung: Diese Fehler kosten Zahnarztpraxen jetzt viel Geld

Behördliche Praxisbegehungen sind heute keine Ausnahme mehr, sondern Teil des regulären Betriebes vieler Zahnarztpraxen. Wer jetzt gezielt vorbereitet ist, reduziert das Risiko von Beanstandungen und sichert sowohl den Patienten- als auch den Praxisschutz.

Worauf es jetzt ankommt

Inspektoren fokussieren sich bei Kontrollen vor allem auf Nachweisbarkeit: Dokumente, regelmäßige Prüfungen, Mitarbeiterschulungen und die korrekte Aufbereitung medizinischer Instrumente. Für Praxisinhaber heißt das: Ordnung und Aktualität der Unterlagen sind oft entscheidender als kosmetische Details.

Dokumentation und Nachweise

Eine übersichtliche und aktuelle Dokumentation ist die Basis jeder behördlichen Überprüfung. Fehlt der Nachweis, wird schnell der Eindruck mangelnder Organisationsstruktur entstehen.

• Aktualisiertes Qualitätsmanagement-Manual mit klaren Verantwortlichkeiten
• Hygieneplan mit Zuordnungen für tägliche und periodische Aufgaben
• Arbeitsanweisungen für relevante Abläufe schriftlich verfügbar
• Schulungsnachweise (z. B. Hygiene, Arbeitsschutz, Strahlenschutz) abgelegt
• Medizinproduktebuch und Wartungsprotokolle vollständig

Hygiene und Infektionsschutz

Um Infektionsrisiken zu minimieren, muss die Praxisgangart sichtbar sauber und nachvollziehbar sein.

Wichtig ist nicht nur das Vorhandensein von Materialien, sondern dass deren Einsatz dokumentiert ist.

• Umsetzung der Empfehlungen von RKI und BfArM belegt
• Ausreichende Ausstattung mit persönlicher Schutzausrüstung
• Händehygiene: Spender, Schulungsprotokolle und Hautschutzkonzept
• Reinigungs- und Desinfektionsprotokolle für patientennahe Flächen
• Abfallwirtschaft (z. B. sichere Entsorgung von Kanülen) organisiert

Aufbereitung von Medizinprodukten

Die korrekte Aufbereitung ist ein Prüfpunkt, der besonders genau unter die Lupe genommen wird — räumliche Trennung, Validierungen und lückenlose Chargenverfolgung stehen im Mittelpunkt.

• Deutliche Trennung von schmutz‑ und reinbereichen
• Validierungsunterlagen für Thermodesinfektor und Autoklav aktuell
• Dokumentation aller Aufbereitungszyklen und Prüfgeräte
• Sterilgutlagerung trocken, staubgeschützt und mit Verfalldaten

Behandlungsräume

Behandlungszimmer müssen Funktionalität und Hygiene verbinden. Das bedeutet: geprüfte Absaugsysteme, Wasserhygiene und saubere Abläufe unmittelbar am Behandlungsstuhl.

• Regelmäßige Wartungen der Absaug‑ und Wasseranlagen dokumentiert
• Desinfektionsmittel korrekt beschriftet und sicher gelagert
• Patientenschutz – Einmalmaterialien und Abdeckungen jederzeit verfügbar

Strahlenschutz

Bei Röntgenanlagen geht es um Technik, Dokumentation und Qualifikation. Die Behörden prüfen sowohl Gerätefunktionen als auch die fachliche Befähigung der Mitarbeitenden.

• Regelmäßige Konstanzprüfungen protokolliert
• Röntgenbuch oder digitaler Nachweis vollständig
• Schutzmaterialien für Patienten (z. B. Bleischürzen) vorhanden
• Fachkundenachweise und Strahlenschutzanweisungen aktuell

Arbeitsschutz und Sicherheit

Gefährdungen müssen analysiert, Maßnahmen umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. Erst dann ist ein sicherer Betrieb für Team und Patienten gewährleistet.

• Dokumentierte Gefährdungsbeurteilungen für alle Tätigkeiten
• Gefahrstoffverzeichnis und Unterweisungsnachweise
• Erste‑Hilfe‑Materialien und Feuerlöscher einsatzbereit
• Sicherheitschecks (rutschfeste Böden, Fluchtwege, elektrische Prüfungen)

Lager- und Medikamentenmanagement

Saubere Lagerhaltung und Kontrolle von Verfallsdaten sind oft einfache Prüfsteine — und gerade deswegen relevant.

• Ordnung und Sauberkeit im Lagerbereich
• Mindestbestände und Lagerbedingungen eingehalten
• Verfallsdaten systematisch überprüft
• Betäubungsmittelbuch und Notfallmedikamente korrekt geführt

IT, Datenschutz und Patientendaten

Elektronische Patientenakten, Backups und Zugriffsrechte werden zunehmend geprüft. Datenschutzmängel können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

• Umfangreiche DSGVO‑Unterlagen (z. B. TOMs, Verarbeitungsverzeichnis) vorhanden
• Zugriffsberechtigungen nachvollziehbar dokumentiert
• Datensicherungen technisch und organisatorisch gesichert
• Regelmäßige Datenschutzunterweisungen nachweisbar

Notfallmanagement

In einem medizinischen Notfall zählt jede Minute. Behörden erwarten vollständige Notfallausstattung und regelmäßige Trainings im Team.

• Notfallkoffer vollständig und gewartet
• Notfallplan gut sichtbar und für Mitarbeitende zugänglich
• Reanimationshilfen (bei Vorhandensein) funktionsfähig
• Jährliche Notfallschulungen dokumentiert

Organisation und Teamkommunikation

Erfolg bei Begehungen hängt nicht nur von Technik ab, sondern gerade von klaren Prozessen und guter interner Kommunikation.

• Verantwortlichkeiten sind schriftlich geregelt
• Regelmäßige Teammeetings und Protokolle vorhanden
• Vertretungsregelungen bei Ausfällen definiert
• Checklisten und Ablaufbeschreibungen leicht zugänglich

Praktische Sofort‑Checks vor der Begehung

Regionale Unterschiede beachten

Wie strikt und in welcher Form geprüft wird, variiert zwischen Bundesländern und örtlichen Behörden. Die Checkliste hier ist ein allgemeiner Leitfaden und sollte vor einer Begehung an lokale Vorgaben angepasst werden.

Fazit: Eine systematische Vorbereitung mit klaren Verantwortlichkeiten, aktuellen Nachweisen und gut eingeübten Abläufen reduziert Prüfungsstress und schützt Praxisbetrieb wie Patienten gleichermaßen.