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Eine Praxis in Berlin-Hohengatow hat ihre Abläufe digital umgebaut und meldet deutlich weniger Nacharbeit und kürzere Wartezeiten – ein greifbares Beispiel dafür, wie Künstliche Intelligenz und digitale Formulare den Praxisalltag verändern können. Für Zahnärzt:innen, die Personalengpässe und Dokumentationspflichten kennen, zeigt der Fall direkte Einsparungen und konkrete Verbesserungen im Patientenservice.
Eine Familienpraxis mit klarer Ausrichtung
Die Praxis am Kiefernhang 12 wird von Nick Janssen geführt, der den Betrieb Anfang 2025 von seiner Mutter übernommen hat. Rund 15 Mitarbeitende stehen inzwischen hinter dem Angebot, zu dem unter anderem drei Zahnärzt:innen und zwei Dentalhygieniker:innen gehören.
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Im Zentrum der Arbeit steht eine ganzheitliche, patientenzentrierte Zahnmedizin: Diagnosen und Therapien werden nicht isoliert betrachtet, sondern im Zusammenspiel mit allgemeinen Gesundheitsfragen – von Schlafuntersuchungen bis zur Zusammenarbeit mit Orthopäd:innen und Physiotherapeut:innen. Ein eigenes Labor ermöglicht zudem schnelle prothetische Lösungen, oft noch am selben Behandlungstag.
Verzögerte Dokumentation als Kostenfaktor
Trotz einer etablierten digitalen Praxisverwaltung war das Team lange Zeit durch manuelle Nachbearbeitung belastet. Kurze Behandlungen oder volle Stundenpläne führten dazu, dass Einträge nicht immer sofort vorgenommen wurden und abends nachgeholt werden mussten.
Das hatte handfeste Folgen: Nicht dokumentierte Leistungen blieben unbelegt und konnten nicht abgerechnet werden. „Nach Dienstende saß ich oft noch eine Stunde vor dem Computer, um die Aufzeichnungen zu vervollständigen“, sagt Janssen.
Digitaler Intake statt Papierkrieg
Als Alternative zur papiergebundenen Aufnahmewelt setzte die Praxis auf eine Lösung, die Patient:innen erlaubt, Formulare per Smartphone auszufüllen. Vor dem ersten Termin bekommen Neupatient:innen einen Link per SMS oder E‑Mail; auch ein QR‑Code im Wartezimmer ist möglich.
Das Ergebnis: Die Anmeldung verkürzt sich deutlich, weil Anamnese, Einwilligungen und Datenschutzunterlagen bereits digital vorliegen. Für das Empfangsteam entfällt viel Routinearbeit.
- Weniger Papierkram an der Rezeption
- Direkte Übertragung der Daten ins Praxisverwaltungssystem (PVS)
- Geringere Fehlerquelle durch manuelle Übertragungen
Sprachbasierte KI‑Dokumentation im Echtbetrieb
Ein weiterer Schritt war die Einführung einer KI-gestützten Dokumentationsfunktion, die Behandlungsnotizen per Sprachaufnahme automatisiert auswertet und ins PVS überträgt. Nach Angaben von Janssen spart das Team dadurch rund 40 Prozent der bisher für Dokumentation benötigten Zeit.
Die Lösung arbeitet im Hintergrund: Gesprächsinhalte werden kontextbezogen erkannt, strukturiert und anschließend digital abgelegt. Gerade in Phasen mit Personalausfall habe sich das System bewährt, so Janssen — trotz erhöhter Auslastung gingen keine wichtigen Daten verloren.
„Ich habe jetzt wirklich Feierabend, wenn ich das Behandlungszimmer verlasse. Das ist ein echter Gewinn für die Work‑Life‑Balance.“
Was Patient:innen davon haben
Nach der Behandlung bekommen Patient:innen automatisch eine strukturierte Zusammenfassung als PDF. Laut Praxisangaben hilft das vor allem bei komplexeren Themen wie Aufklärungsgesprächen oder Medikamentenhinweisen, da viele Informationen während des Termins nicht vollständig wahrgenommen werden.
Feedback aus der Patientenkommunikation sei überwiegend positiv: Die Dokumentationen erzeugten mehr Transparenz und stärkten das Vertrauensverhältnis zur Praxis.
Abrechnung und Liquidität: digital verknüpft
Die Praxis nutzt außerdem ein digitales Factoring-Modell in Kooperation mit Banken: Rechnungen werden elektronisch versendet, Patient:innen zahlen online und das Forderungsvolumen wird innerhalb kurzer Zeit ausgezahlt.
| Bereich | Vor der Umstellung | Aktueller Zustand |
|---|---|---|
| Dokumentationsaufwand | Abendliche Nacharbeit | Automatisierte KI‑Erfassung |
| Abrechnung | Papier und Porto | Digitale Zustellung, schnelle Auszahlung |
| Kosten | Höhere Verwaltungsaufwände | Bis zu 30 % geringere Abrechnungskosten (Praxisangaben) |
Konkrete Vorteile für die Praxis
Die Umstellung hat sich in mehreren Bereichen bemerkbar gemacht: weniger Verwaltungsaufwand, direkte Integration ins PVS, transparente Patientenkommunikation und verbesserte Liquidität. Zudem nennt Janssen die deutlich reduzierte Fehleranfälligkeit bei der Dokumentation als entscheidenden Effekt.
Für Zahnarztpraxen, die mit Personalengpässen und hoher administrativer Last kämpfen, liefert dieses Beispiel eine praktische Orientierung: Durch den gezielten Einsatz digitaler Tools lassen sich Abläufe straffen, Abrechnungslücken schließen und die Patientenzufriedenheit erhöhen — ohne dabei klinische Standards zu verwässern.
