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Auswahl der richtigen Praxis-EDV

geschrieben von Monia Geitz am in Praxisausstattung,Praxisgründer | Keine Kommentare
Foto: Monia Geitz [1]

In der modernen Zahnarztpraxis ist der EDV-Einsetz unentbehrlich geworden. Foto: Monia Geitz

Nicht nur im privaten Bereich gehört der Computer inzwischen längst zum Standard. Der „homo laborans“ – der arbeitende Mensch – bewegt sich in der digitalisierten Welt routiniert zwischen Wireless Internet, Smartphone und vernetzten Arbeitsplätzen. Auch in der modernen Zahnarztpraxis ist EDV-Einsatz unentbehrlich geworden, egal, ob für die Organisation, Abrechnung oder Diagnostik. Nicht zuletzt rahmenpolitische Vorgaben wie die Einführung der digitalen Gesundheitskarte lassen multimediale Zukunftsszenarien zur gelebten Realität in jeder Zahnarztpraxis werden.

Eine optimal funktionierende Zahnarztpraxis ist ohne ein zeitgemäßes, leistungsfähiges Zahnarztinformationssystem (ZIS) undenkbar. Ganz gleich, ob eine Praxis neu gegründet oder eine bestehende modernisiert wird, in der theoretischen Planungs- und Gründungsphase wird der Grundstein für eine erfolgreiche und exzellent organisierte Zukunft gelegt. Die Einführung oder Umstrukturierung einer EDV richtet sich ganz individuell nach den Besonderheiten des zahnmedizinischen Alltags. Ein durchgängiges Organisationskonzept, das Hand in Hand geht mit der Zielsetzung der künftigen Praxisführung, sollte hierbei im Mittelpunkt stehen. Jeder Behandlungsschritt des Zahnarztes ist ein Komplex von Arbeitsprozessen, der sich in der Regel immer wiederholt. Das gleiche gilt für Abläufe in der Praxisorganisation: Terminverwaltung, Abrechnungswesen, Materialbestellungen und tausend Dinge mehr – die gesamte Fülle organisatorischer Aufgaben, die im laufenden Tagesgeschäft vom Personal zu erledigen sind, folgen gewissen Regeln und Standards. Diese zu definieren, erfordert eine Menge Disziplin, hilft aber, Prozessabläufe zu erkennen, zu gewichten und deren praktische Umsetzung zu planen.

Technische Evolution durch modulare Strukturen
Der modulare Aufbau eines Zahnarztinformationssystems (ZIS) ermöglicht die optimale Anpassung an individuelle Praxis-Anforderungen. Der große Vorteil: Modulare Strukturen sind erweiterbar, denn auch die schönsten theoretischen Konzepte sind nicht in Stein gemeißelt. Eine Zahnarztpraxis aufzubauen gleicht vielmehr einem dynamisch-evolutionären Prozess. Wird z. B. mit einer Einplatz Anlage im Empfangsbereich gestartet, kann diese später ohne Probleme auf ein Mehrplatzsystem erweitert werden. Eine Expansion der bestehenden Struktur des ZIS sollte zwingend jederzeit möglich sein, genauso wie eine spätere Anpassung an mögliche Spezialisierungen im Behandlungsportfolio oder der Einsatz ganz neuer Behandlungstechnologien.

Die gesamte Praxis in der Hand
Noch vor wenigen Jahren war die Archivierung aller in einer Praxis anfallenden Daten, von der Lieferanten-Rechnung bis hin zu Röntgenbildern, auf einer einzigen Festplatte undenkbar. Stattdessen mussten die Praxis-Räumlichkeiten Platz für zum Beispiel Röntgenbild-Archive und Schränke für die Aufbewahrung von Patientenkarteien mitbringen. Trotz steigender Datenmengen ist in einer „digitalen Praxis“ kaum Stauraum für die mitunter jahrelange Aufbewahrung von Dokumenten nötig. Mittlerweile kann ein iPod in Größe eines Handys problemlos etliche Gigabyte Daten aufnehmen, verwalten und – unabhängig von Ort und Zeit – wiedergeben. Doch uneingeschränkte Mobilität ist nicht mehr nur MP3-Playern, Handys oder Blackberrys vorbehalten. Modernste Tablet-PCs ermöglichen das Arbeiten genau dort, wo sich Zahnarzt oder Assistent/in gerade aufhalten. Voraussetzung dafür ist lediglich der Zugriff auf das Netzwerk des Zahnarztinformationssystems.
Es ist vollkommen egal, ob der Arzt abends auf der Terrasse noch schnell die Mailbox checkt, einen Bericht schreibt oder einfach seine Daten auf einer Geschäftsreise dabei haben möchte. Ebenso verhält es sich mit der blitzschnellen Leistungserfassung im Behandlungszimmer oder der Terminplanung am Empfang – alle denkbaren Einsatzmöglichkeiten sind mit der mobilen „digitalen Karteikarte“ realisierbar.

Der mobile Tablet-PC im Praxiseinsatz
Noch mehr Unabhängigkeit gibt es durch tastaturfreies Bedienen, Handschriftenerkennung und Spracherkennung. Einlesen von Krankenversicherungskarten, Fotografieren, Scannen, im Internet surfen oder Röntgensensoren sowie Intraoral-Kameras per USB-Anschluss einbinden, ist ganz ohne Verkabelung der Praxis möglich. Sichere und stabile Funknetzwerkverbindungen lösen den Kabelsalat früherer EDV-Lösungen ab. Starten lässt sich ein sicherer Tablet-PC übrigens nur, wenn der richtige Fingerprint zur Zugriffsberechtigung passt.

Abschied vom Papier
Die „papierlose Praxis“ ist keine Zukunftsmusik mehr. Und wer investiert nicht lieber in ein zusätzliches Behandlungszimmer als in einen unrentablen Archivraum, mit dem keine Gewinne zu erwirtschaften sind? Ablegen und Auffinden von Patientenakten, Röntgenbildern, Buchhaltungsunterlagen etc. kostet Zeit. Darüber hinaus ist das doppelt- und dreifache Erfassen von Dokumenten – erst handschriftlich, danach das manuelle Übertragen von einem in ein anderes Softwareprogramm – ein riskanter, da fehleranfälliger Prozess. Ein modular aufgebautes Zahnarztinformationssystem ist in allen Bereichen einsetzbar, verfügt über Schnittstellenfunktionen und spart vor Allem Zeit. Beides, Arbeitszeit und Praxismiete, stellen einen großen Anteil der Fixkostenrechnung dar. Die Kosten für die Hard- und Softwareausstattung einer „papierlosen Zahnarztpraxis“ hingegen sind sehr überschaubar und können als einmalige Investition gesehen werden. Wie reduzierte Fixkosten sich auf den wirtschaftlichen Erfolg auswirken, liest der Praxisinhaber später im Jahresabschluss in der Rubrik Gewinn.

Durchgängige Ergonomie verkürzt die Einarbeitung
Beim Thema durchgängige Ergonomie trennt sich schnell die Spreu vom Weizen. Die meisten Zahnarztinformationssysteme haben genau hier ihre Schwachstellen und können keine einheitlich durchgängige Bedienungsoberfläche anbieten. Das heißt, der Arzt als auch sein Personal müssen einen wesentlich höheren Aufwand betreiben, sich in Programme einzuarbeiten und schulen zu lassen. Können die einzelnen Funktionen nicht intuitiv bedient werden, stehen alle Nutzer nicht selten vor Problemen, die nur über die helfende Hotline des Herstellers ausgeräumt werden können. Das ist frustrierend und kostet darüber hinaus unnötig Zeit. Haben die Bildschirmmasken hingegen die gleichen Funktionen und sich selbst erklärende Symbole durchgängig an den gleichen Stellen, ist eine schnell erlernbare und einfache Handhabung garantiert.

Der richtige Partner
„Drum prüfe, wer sich ewig bindet…“ Mit der Einführung eines Zahnarztinformationssystems geht der Praxisinhaber mitunter eine Partnerschaft auf lange Zeit ein. Wichtig für die richtige Wahl ist daher, dass die individuellen Bedürfnisse einer Praxis möglichst umfassend abgedeckt werden, und auch geplante Veränderungen durch eine modular erweiterbare Software-Architektur realisierbar sind. Denn wenn bereits beim Kauf einer EDV-Lösung Kompromisse gemacht werden, sind langfristig Unzufriedenheit oder gar der Umstieg auf ein anderes System vorprogrammiert.
ZIS-Basisstruktur: Was ein modernes Zahnarztinformationssystem (ZIS) alles leisten kann
Es gibt zwei verschiedene Ausprägungen bei Zahnarztinformationssystemen, zum einen modular aufgebaute Systeme und zum anderen Komplettlösungen, die alle Funktionalitäten bereits in der Grundausstattung enthalten. Vertrauenswürdige Hersteller haben bei der Zusammenstellung ihrer Basispakete bereits unterschiedliche Fachrichtungen wie allgemeine Zahnheilkunde, Kieferorthopädie und Implantologie berücksichtigt. Die Basisstruktur eines modular aufgebauten Zahnarztinformationssystems sollte alle Funktionen enthalten, die für die Verwaltung und Leistungsabrechnung einer Zahnarztpraxis notwendig sind. Diese stellen den Grundstock dar, der in jeder Praxis benötigt wird und immer überall enthalten sein muss. Hierzu gehören Funktionen wie zum Beispiel die Stammdaten- und Patientenverwaltung, die Leistungserfassung und die komplette Abrechnung. Alle ergänzenden Softwarefunktionen, die darüber hinausgehen, können passend für die Praxis mit ihren individuellen Behandlungsschwerpunkten erworben werden.
intelligentEinige Zahnarztinformationssysteme enthalten alle Funktionen direkt in der Grundausstattung. Das sieht auf den ersten Blick nach einem Vorteil aus; bei genauerem Hinsehen stellt sich allerdings oft heraus, dass die Qualität dieser Tools nicht ausreicht und die monatlich zu entrichtenden Softwarepflegegebühren sich nicht nach dem tatsächlich benötigten Leistungsumfang richten. Vielmehr zahlt der Anwender auch für Module, die in der Praxis keine Verwendung finden. Und das nicht nur bei den Anschaffungskosten sondern mit den Softwarepflegegebühren Monat für Monat.

Intelligente Leistungserfassung
Absolutes „Muss“ für eine perfekte Abrechnung ist die fehlerfreie Erfassung der Leistungen. Somit ist und bleibt dies der neuralgische Punkt eines Zahnarztinformationssystems. Egal wie perfekt alle peripheren Funktionen wie Terminverwaltung, Material- und Hygienedokumentation als auch Qualitätsmanagement funktionieren: Bleibt eine lückenhafte Leistungsabrechnung unentdeckt, weil in der Eile des Gefechts einige abrechenbare Positionen nicht eingegeben wurden, ist das mehr als ein grober Schnitzer für eine Praxis. Abrechnungsverluste zu minimieren heißt, wirtschaftlich effizient zu arbeiten und am Ende des Tages einfach mehr Geld in der Kasse zu haben. Es sollte also darauf geachtet werden, dass alle erbrachten Leistungen über Erfassungskomplexe einzugeben sind, die für unterschiedliche Therapieformen hinterlegt wurden. Durch einfaches Anklicken ist wählbar, ob eine Leistung komplett oder nur teilweise übernommen und somit abgerechnet werden soll.

Extrem komfortabel wird es, wenn das Zahnarztinformationssystem direkt aus dem Befund heraus die möglichen Therapieformen und deren Abrechnungskomplexe vorschlägt und gleichzeitig die entsprechenden Begründungen und Dokumentationen zur Auswahl stellt. Natürlich verbirgt sich noch ein weiterer Vorteil hinter der vollkommen neuen Generation der Leistungserfassung: verlustfreie Abrechnung, ohne sämtliche Positionen von BEMA und GOZ auswendig kennen zu müssen. Diese Fleißarbeit kann getrost dem Software-Hersteller überlassen werden. Individuelle Änderungen bzw. Anpassungen der Komplexe sollen jedoch auch selbst vorgenommen werden können.

Auf Multitasking nicht verzichten
Einen reibungslosen Ablauf in der Praxis gewährleistet ein Zahnarztinformationssystem, das die Möglichkeit bietet, Tätigkeiten unterbrechen zu können, um z. B. die Krankenversichertenkarte eines eben eingetroffenen Patienten einzulesen oder einen neuen Termin zu vergeben. Dies sollte von jedem Punkt innerhalb der Software aus funktionieren, so dass anschließend nahtlos an der vorherigen Aufgabe weitergearbeitet werden kann. Diese Möglichkeit erlaubt durchgehend effizientes Arbeiten während des täglichen Praxisbetriebes und sollte bei allen Systemen Voraussetzung sein, jedoch hinken bei dieser Anforderung einige Software-Hersteller noch etwas hinterher.

Patientenstammdaten verwalten
Die Patientenstammdatenerfassung sollte zügig und schnell funktionieren und den Praxisablauf nicht hemmen. Die meisten Software-Lösungen ermöglichen es, ein Foto eines Patienten zu hinterlegen, so dass dieser gleich mit Namen begrüßt und angesprochen werden kann, wenn er die Praxis betritt. Eine solch einfache Maßnahme vermittelt Kompetenz und eine gute Vorbereitung auf die anstehende Behandlung. Der Patient spürt, dass er wichtig genommen wird – das gibt ihm ein gutes Gefühl.

Heil- und Kostenpläne erstellen
Natürlich kann jedes Zahnarztinformationssystem Heil- und Kostenpläne (HKP) erstellen, verwalten und abrechnen. Dass diese Funktionen bei allen Herstellern gleichermaßen fehlerfrei funktionieren, kann vorausgesetzt werden. Hier macht nur das „wie“ einen großen Unterschied. Ist die Funktion so komfortabel und umfassend, dass jeder Mitarbeiter damit arbeiten kann, oder muss jederzeit für solche Aufgaben die perfekte Abrechnungshelferin in der Praxis sein? Müssen private und gesetzliche Leistungen getrennt voneinander oder können sie gemeinsam in einem Arbeitsschritt erfasst werden? Werden die aufgrund der Anamnese logischen Behandlungsarten vom System vorgeschlagen oder muss jede einzelne Position eingegeben werden?

Einige Zahnarztinformationssysteme haben genau diesen Bereich etwas stiefmütterlich behandelt. Bei der Betrachtung verschiedener Software-Lösungen tritt schnell zu Tage, dass bei einzelnen Programmen mehrere Arbeitsschritte für die Erstellung eines einzigen HKPs notwendig sind. In einer gut laufenden Praxis, deren Tagesablauf minutiös geplant ist, stellt dies einen großen Nachteil dar. Moderne Zahnarztinformationssysteme können vieles mehr.
Im Folgenden werden weitere wichtige Themen vertieft wie

Zeitmanagement: Alle Termine fest im Griff
Vollgestopftes Wartezimmer, murrende Patienten im Empfangsbereich und hektische Betriebsamkeit lassen zunächst auf eine voll ausgelastete Praxis schließen, doch honoriert wird dies vom Patienten nicht. Um einen gut organisierten Eindruck zu vermitteln, muss der Spagat zwischen optimal beschäftigtem Behandler und ruhigem Praxisablauf geschafft werden. Hier lohnt es sich, in ein EDV gesteuertes Zeitmanagementsystem zu investieren. Als Belohnung winken stressfreies Arbeiten und zufriedene Patienten. Welche Behandlungen sollen zu welchen Zeiten durchgeführt werden, mit welchem Zeitansatz wird eine „01“ geplant, welche zeitrelevanten Unterschiede bestehen zwischen einem neuen und einem Recall-Patienten? Ist bei gewissen Terminen die Anwesenheit eines Zahntechnikers gewünscht? Bei welchen Behandlungsarten sind Parallelversorgungen möglich? Sollen spezielle Leistungen nur an bestimmten Tagen erbracht werden?

Ein Meer von Fragen, doch gilt es zunächst, die Fülle von individuellen Parametern zu prüfen, die für die eigenen Praxisabläufe wichtig sind. Sind die Richtlinien definiert, kann eine EDV-gestützte Terminverwaltung komplette Praxisabläufe nach den spezifischen Vorgaben des Praxisinhabers steuern. Die Auslastung der gesamten Praxis wird optimiert und der tägliche Ablauf für alle Beteiligten stressfrei bewältigt.
Ein intelligentes Zeitmanagementsystem kann eine ganze Menge. So ist zum Beispiel die automatische Übernahme von Patientenwünschen zur Terminvergabe direkt aus dem Anamnesebogen möglich. Die Helferin hinterlässt einen hochprofessionellen Eindruck beim Patienten, wenn ohne langes Fragen bereits bei der Terminvergabe persönliche Wünsche oder auch Einschränkungen berücksichtigt werden.


Alle Termine auf einen Klick
Beeindruckend ist auch, Behandlungen mit Kettenterminen zu definieren, die in einem bestimmten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden müssen. Was per Hand eine Menge Blättern, Eintragen und Ausstreichen im Terminbuch bedeutet, lässt sich per elektronischem Terminmanagement blitzschnell und mit wenigen Mausklicks realisieren. Die Software sucht in Windeseile geeignete Termine zu passenden Zeiten beim richtigen Behandler heraus. Selbst wenn solch komplexe Kettentermine verschoben werden müssen, geschieht dies schnell und zuverlässig auf Knopfdruck. Das Personal in einer Praxis hat darüber hinaus eine Fülle von weiteren Terminen und fälligen Fristen zu koordinieren. Für ein gutes Zeitmanagementsystem kein Problem – es erinnert z. B. zuverlässig an gebotene Wartungsintervalle oder TÜV-Fälligkeiten von Geräten. Das System schickt automatisch zum passenden Zeitpunkt einen Hinweis inklusive aller erforderlichen Informationen an den entsprechenden Mitarbeiter.

Sind Erinnerungsfunktionen wie Mahnungen oder Rechnungen schreiben, Recall-Termine abstimmen, Steuertermine vereinbaren und vieles mehr als Aufgaben angelegt und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet, kann sogar zwischendurch eine Statusabfrage erfolgen. Dies ist eine schnelle, zuverlässige und gegebenenfalls auch diskrete Kontrolle, ob alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden.
Die Verwaltung der Mitarbeiterarbeitszeiten ist eine weitere sehr nützliche Funktion, auf die nicht verzichtet werden sollte. Wer hat wann Urlaub, Berufsschule oder gar selbst einen Arzttermin? All diese Informationen kann man der Mitarbeiterzeitverwaltung entnehmen, die in einer Softwarelösung enthalten sein sollte. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können individuell eingegeben werden, An- oder Abwesenheit des Personals ist über Kartenlesegeräte buchbar. Monatliche Journale geben zudem Übersicht und Kontrolle über alle Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der einzelnen Mitarbeiter.
Insgesamt kommen durch ein intelligentes Zeitmanagementsystem optimal verzahnte Praxisabläufe ohne Stillstand oder unnötige Kraftakte zustande. Vieles wird leichter und stressfreier für den Zahnarzt und sein gesamtes Team. Und im besten Fall lassen sich sogar zusätzliche Kapazitäten gewinnen.

Praxismarketing
Die digitale Lösung: Nichts dem Zufall überlassen
Qualität und medizinische Kompetenz differenzieren den hohen Standard der heutigen Zahnmedizin nicht merklich – der aufgeklärte Patient setzt sie einfach voraus. Eine immer größer werdende Rolle spielen indes subjektive und emotionale Wahrnehmungen. „Gefühlte Qualität“ heißt das Stichwort und die ist kein Zufallsprodukt, sondern Resultat einer zielorientierten Praxismarketing-Strategie, die beim Patienten ankommt. Die Ausrichtung der Praxis auf die Wünsche und Bedürfnisse des Patienten und dessen Zufriedenheit sind entscheidende Faktoren für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Und wie in jeder anderen Branche spielen Neukundengewinnung als auch Kundenbindung eine große Rolle. Denn wer nur darauf wartet, dass der „potenzielle Kunde“ auf Grund von Zahnschmerzen oder zufälliger Mund-zu-Mund-Propaganda den Weg in die Praxis findet, kann im Wettbewerb heute nicht mehr bestehen.

Bilder sagen einfach mehr
Mit dem gezielten Einsatz von unterstützenden Software-Lösungen kann aktives und erfolgreiches Praxismarketing gelebt werden. Allen Anfang macht der digitale Anamnesebogen. Enthält er sämtliche individuellen Beratungs-, Behandlungs- und Terminwünsche des Patienten, ist er ein optimales Instrument zur gezielten Kommunikation. Und es ist noch mehr drin: Mithilfe eines multimedialen Beratungssystems kann sogar eine Zahnersatzplanung Patienten nachhaltig begeistern. Professionelle Animationen, verständliche Bilder und präzise Modellansichten sind befundbezogene visuelle Elemente, die weit mehr bewirken als nur das gesprochene Wort des Behandlers. Auch ein bebildeter Beratungsbrief mit mehreren alternativen Behandlungsmöglichkeiten ist darstellbar. So gelingt die erfolgreiche Umsetzung von Heil- und Kostenplänen und Therapieempfehlungen ohne viel Aufwand. Denn wenn der Patient in eine hochwertige ästhetische Versorgung zu investieren bereit ist, erwartet er eine adäquate, auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Beratungsleistung. Für den Zahnarzt bedeutet dies, dass die ersten Schritte auf dem Weg zu einem akzeptierten Behandlungsplan bereits zurückgelegt sind.

Leistungsrecall – der Turbo in der Patientenbindung
Mehrwert aus dem bestehenden Patientenstamm heraus zu generieren, gelingt über ein so genanntes Leistungsrecall. So ist es möglich, nicht ausgeschöpfte Behandlungspotenziale auf Knopfdruck per frei definierbaren Suchkriterien zu finden. Selektion nach Kassen-, Privat- oder Risikoanamnesepatient ist nur eine der leichtesten Übungen. Für daraus folgende Korrespondenzen oder Patientenaktionen, ganz gleich, ob per Brief, Fax, E-Mail oder SMS, können die vorliegenden Daten in eine kompatible, systeminterne Textverarbeitung (oder auf Wunsch nach Word) übergeben werden. So erreicht den Patienten keine standardisierte Werbebotschaft, sondern je nach Auswahl der entsprechenden Textvorlage eine maßgeschneiderte und nutzwertige Information. Er „erlebt“ mit solch individuellen Recallmaßnahmen eine ihm unbekannte Betreuungsqualität, die er sicher mit einem nächsten Praxisbesuch honorieren wird. Gesteigerte Patientenloyalität und eine entsprechende Empfehlungsrate sind als weitere Reaktionen nicht ausgeschlossen. Jede Maßnahme, die dazu beiträgt, die Patientenzufriedenheit zu vergrößern, ist eine Investition in das gute Image der Praxis und sorgt gleichsam für Bindung als auch für neue Patienten.
Eine professionelle Softwarelösung kann in diesem Zusammenhang unglaublich viel, dennoch nicht alles leisten. Ansprechendes Praxisambiente, freundlich-kompetentes Mitarbeiterverhalten und nicht zuletzt die Persönlichkeit und das Auftreten des Zahnarztes bleiben „gefühlte“ Faktoren, die sich zum Glück noch nicht durch technische Lösungen beeinflussen lassen.

Qualitätsmanagement: Effizienz und Professionalisierung für die gesamte Praxis
Von Qualität wird oft gesprochen – sie wird überall verlangt, verbessert und erst recht im Gesundheitswesen vorausgesetzt. Doch was verbirgt sich hinter Schlagworten wie Qualitätsmanagement (QM) und Qualitätssicherung? Ist hier verantwortliche Eigenregie gefragt oder müssen umfangreiche Anforderungskataloge des Gesetzgebers angewandt und eingehalten werden? Nach dem Gesundheitsmodernisierungsgesetz (GMG) sind alle niedergelassenen Zahnärzte, die Patienten der gesetzlichen Krankenversicherungen behandeln, verpflichtet, ein QM-System in ihrer Praxis zu führen (s. Infokasten).

Eine Zertifizierung zum Beispiel nach ISO 9001:2000 wird vom Gesetzgeber nicht gefordert. Welche QM-Instrumente zur Erreichung dieser Zielvorgabe für seine Praxis die besten sind, entscheidet nach wie vor der Zahnarzt. Das sind zunächst einmal die Fakten. Doch was bedeutet Qualitätsmanagement eigentlich? Ein schwammiger Begriff, für den es noch immer keine einheitliche Definition gibt. Eine gängige Interpretation lautet „QM ist die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Überwachung der Qualität aller betrieblichen Leistungsprozesse und deren Verbesserung“.
Hierzu zählen auch Kundenzufriedenheit, Arbeitssicherheit, Rentabilität oder Umweltverträglichkeit.

Da für diese Leistungsprozesse auch bestimmte Geräte, Räumlichkeiten und entsprechend ausgebildetes Personal notwendig sind, gehören diese Bereiche unbedingt mit dazu. Das heißt, auch die Anschaffung von Geräten, die Gestaltung der Räumlichkeiten und die Einstellung bzw. Ausbildung von Personal wird nach bestimmten Vorgehensweisen geregelt, überprüft, verbessert und dokumentiert. Somit geht QM klar über Qualitätssicherung hinaus. Diese bezeichnet meist die Güte der Ergebnisse wie „organisatorische und technische Maßnahmen zur Gewährleistung einer entsprechenden Konzept- und Führungsqualität“.
Fakt ist auch – Definition hin oder her –, in einem immer stärker wettbewerbsgetriebenen Umfeld halten hohe Qualitätsstandards eine Praxis auf Dauer leistungsfähig. Nur sollten dabei Arbeitsabläufe nicht in einer Vielzahl von bürokratischen Regularien ersticken, sondern Struktur, Sicherheit und Ergebnisqualität mit sich bringen. Der Praxisinhaber, hauptberuflich Zahnarzt und nicht Manager, kann Unterstützung in der Implementierung effizienter und effektiver Praxisstrukturen gut gebrauchen. Doch wie implementiert man ein professionelles QM-System, ohne eigens einen QM-Beauftragen einzustellen?

QM ist mehr als optimierte Organisation der Praxisabläufe
Die Lösung liegt in einem intelligenten Software-Tool, das die Funktion eines QM-Assistenten übernimmt. Eine eigene, praxisspezifische QM-Dokumentation kann mit einem QM-Assistenten erstellt und auch gepflegt werden. Ob Checkliste, Verfahrens- und Arbeitsanweisung, Formblatt, Patientenbefragung und vieles mehr – in einem Textverarbeitungssystem mit entsprechenden Formatvorlagen werden die geforderten Dokumente einheitlich erstellt.

Eine netzwerkfähige Lösung ermöglicht jedem Mitarbeiter, direkt am Bildschirm seine persönlichen Nachrichten über QM relevante Termine und Aufgaben abzurufen. Versionsstände werden automatisch überwacht, schnelle Stichwortsuche und Wiedervorlagen gewährleisten, dass Neuerungen in Prozess- und Arbeitsanweisungen umgehend umgesetzt und Fristen nicht versäumt werden. Unsicherheiten oder gar Kompetenzgerangel im Praxisalltag entfallen, da Zuständigkeiten transparent geregelt sind. Praktisch sollte auch der Freigabe-Prozess sein: Entwürfe können mit einem Klick als geprüft gekennzeichnet, an der richtigen Stelle zentral auf einem Server gespeichert und sofort freigegeben werden.
Mit einem weiteren Tool zur Aufgaben- und Geräteverwaltung können sogar gerätespezifische Aufgaben nach Termin, Verantwortlichkeit oder Arbeitsplatz zugewiesen und in ihrem Status kontrolliert werden. Damit wird den gesetzlichen Richtlinien der Medizingeräteverwaltung zu Genüge nachgekommen. Das wirkt sich positiv auf die Motivation des gesamten Praxisteams aus, der Zahnarzt ist von zeitintensiven Routineaufgaben entlastet und kann sich wieder auf das Wesentliche, auf seine Patienten und das Behandeln, konzentrieren.

Paragraf 135a Fünftes Sozialgesetzbuch (SGB V): Verpflichtung zur Qualitätssicherung
(1) Die Leistungserbringer sind zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität der von ihnen erbrachten Leistungen verpflichtet. Die Leistungen müssen dem jeweiligen Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse entsprechen und in der fachlich gebotenen Qualität erbracht werden.
(2) Vertragsärzte, medizinische Versorgungszentren, zugelassene Krankenhäuser, Erbringer von Vorsorgeleistungen oder Rehabilitationsmaßnahmen und Einrichtungen, mit denen ein Versorgungsvertrag nach § 111a besteht, sind nach Maßgabe der §§ 136a, 136b, 137, und 137d verpflichtet, 1. sich an einrichtungsübergreifenden Maßnahmen der Qualitätssicherung zu beteiligen, die insbesondere zum Ziel haben, die Ergebnisqualität zu verbessern und 2. einrichtungsintern ein Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln.

Strukturqualität
Die vorhandenen Strukturen sind die fachlichen Fähigkeiten und Voraussetzungen des Zahnarztes und des Praxisteams, daneben die apparativen Voraussetzungen sowie die Infrastruktur.

Prozessqualität
Güte der Arbeits- und Versorgungsabläufe und die Kommunikationsstrukturen von Arzt und Patient, Arzt und Praxispersonal, von Praxis und Lieferanten.

Ergebnisqualität
Erzielte Veränderungen des Gesundheitszustands und der Zufriedenheit der Patienten.

Material- und Hygienedokumentation: Hygiene-Paranoia oder einfach sicher
Praxisbegehungen zum Thema Hygiene und Kontrollen bei der Umsetzung des Medizinproduktegesetzes (MPG) sind kostenpflichtige Inspektionen, mit denen ein Zahnarzt jederzeit rechnen kann. Besser, man hat seine Praxis rechtzeitig gerüstet und bleibt ohne behördliche Beanstandung!

Nach den Empfehlungen des Robert Koch-Instituts (RKI), die zum 1.4.2006 in aktualisierter Version in Kraft traten, sind für die Durchführung einer zahnärztlichen Behandlung bestimmte hygienische Maßnahmen zu beachten. Die Richtlinie „Infektionsprävention in der Zahnheilkunde – Anforderung an die Hygiene“ stellt in ihrem Rechtscharakter eine Empfehlung auf Grund des gegenwärtigen Standes der Wissenschaft dar. Im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung können die dort vorgegebenen Standards im Sinne eines vorgegebenen Gutachtens verwendet werden.

Durch die Bezugnahme auf die Medizinproduktebetreiberverordnung (MPBetreibV) in Paragraf 4 Absatz 2 bekommt eine weitere Empfehlung des RKI „Anforderungen bei der Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ sogar gesetzesähnlichen Charakter, d. h., ihre Vorgaben sind zwingend zu beachten. Schnell ist klar, das Thema ist komplex und äußerst vielschichtig. Allerdings entspringt das MPG nicht der willkürlichen Regulierungswut deutscher Bürokratie, sondern wurde eingeführt, um einen großen europäischen Medizinproduktemarkt aufzubauen, bei dem freier Warenverkehr und Patientenschutz in einem ausgewogenen Verhältnis stehen sollen.

Das MPG ist also die nationale Umsetzung der europäischen Richtlinie. Hauptsächlich geht es um typische Keimübertragungswege und diejenigen Erreger, die in der Zahnmedizin von besonderer Bedeutung sind. Sie beschreibt die Verantwortlichkeiten des Praxisinhabers für den ordnungsgemäßen Zustand der technischen Einrichtungen, die Arbeitsbedingungen des Praxispersonals unter dem Aspekt der Infektionsprävention, den Hygieneplan, Unterweisungen des Personals, Aufsichtspflichten und Mängelbeseitigung.

Wer – was – wann – wieso
Hygienedokumentation als Bestandteil eines modularen Zahnarztinformationssystems ermöglicht das Erfassen aller bei einer Behandlung verwendeten Materialien sowie der eingesetzten Instrumente und deren Sterilisationsdaten. Archivierung der Sterilisationsprotokolle inkl. Vermerk über den verantwortlichen Mitarbeiter zählen dazu. Ebenso lassen sich Verbrauchsetiketten mit einem Barcode, der alle notwendigen Angaben enthält, ausdrucken und auf die verpackten Instrumente kleben.

Bei der Behandlung scannt der Zahnarzt dann lediglich per Barcode-Scanner das Etikett ein. In der Verbrauchsliste und auch in der digitalen Patientenakte kann jederzeit nachvollzogen werden, welches Instrument aus welchem Sterilisationsvorgang bei welchem Patienten benutzt wurde. Und genau diese Informationen können einmal äußerst wichtig sein, wenn eine Patientenklage auf solche Hygienenachweise abzielt, denn laut Gesetzgeber ist der Zahnarzt in der Beweispflicht. Kann die Hygienedokumentation lückenlos und patientenbezogen nachgewiesen werden, ist somit die Beweislastumkehr in Richtung des Patienten erwirkt.

Ebenso einfach und sicher lässt sich nachvollziehen, für welchen Patienten bei welcher Leistung welches Material verbraucht wurde. Sämtliche Materialbestände werden automatisch aktualisiert, auf Verfallsdaten geprüft und Bestelllisten bzw. Nachbestückungen pro Behandlungsraum erstellt. Auch die betriebswirtschaftliche Transparenz des Bestellwesens ist somit gesichert und Lagerbestände lassen sich effektiv minimieren. Die Kosten für Lagerhaltung entsprechen so dem tatsächlichen Bedarf.

Praxisarchiv: Sprudelnder Datenquell statt platzintensiver Ablage
Während in der Vergangenheit die Organisation der Praxisarchive zeitraubend war und die Ablage mit den Jahren automatisch immer umfangreicher wurde, ermöglicht eine moderne Archivsoftware blitzschnellen Zugriff und lediglich Festplatten-Speicherkapazität. Viele kennen das Problem. Der moderne Praxisalltag läuft, doch wohin mit der Fülle der täglich entstehenden Patientendaten, Rechnungen, Röntgenaufnahmen, individuellen Dokumenten wie E-Mails, Faxen etc.? Per Mausklick speichern, aufrufen, einfach finden und schnell bearbeiten, das sind keine Zaubertricks, sondern beschreiben die Funktionsweise einer professionellen Archivsoftware.

Umfangreiche Verwaltungsaufgaben, die mit jeder neuen Verordnung zunehmen, lassen sich leicht in den Griff bekommen und Dokumente wie Bilder stehen jederzeit ohne langes Suchen zur Verfügung. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Personal- und Raumkosten. Und wer möchte nicht lieber von allen Arbeitsplätzen aus einen gleichzeitigen Einblick haben, anstatt seine Tätigkeit ständig zu unterbrechen? Unnötige Lauferei bei gleichzeitigem Stillstand während der Patientenberatung oder -behandlung fallen endlich weg, bringen Ruhe in den Praxisablauf und demonstrieren dem Patienten eine professionelle Organisation. Lange Aufbewahrungszeiten sind nicht hausgemacht.

Der Gesetzgeber gibt die Dauer der Archivierung digitaler Röntgenbilder vor, die bis zu 20 Jahren betragen kann. Eine Aufgabe, die bei herkömmlicher Ablage jede Praxis bereits nach wenigen Jahren aus den Nähten platzen lässt. Originaldateien und Bilder müssen zudem unveränderbar hinterlegt und die Verbindung zwischen Patient und Leistung zu jeder Zeit herstellbar sein. Und kaum ein Bereich entwickelt und verändert sich so rasant wie Software, die in immer mehr Geräten genutzt wird. Was tun, wenn nach einigen Jahren Aufbewahrungszeit wichtige Dateiformate veraltet sind, sich nicht mehr öffnen lassen? Diesem Schreckensszenario kann nur vorgebeugt werden, wenn der Hersteller der Archivsoftware garantiert, dass mit seinem Programm auch veraltete Datenformate jederzeit aufrufbar sind.

„State-of-the-art“ im Praxisbetrieb
Natürlich werden auch im Praxisalltag Bilder bearbeitet, verändert, weitere Ausschnitte angefertigt oder zum Vergleich nebeneinander angezeigt. Als neue Dateien abgespeichert, können auch diese Arbeitsschritte archiviert werden. So ist es möglich, einzelne Stufen längerer Behandlungsprozesse auch dem Patienten jederzeit visuell zu dokumentieren. Und das alles benötigt lediglich Festplatten Speicherkapazität, die deutlich weniger kostet als die Frontblende eines Karteischubfaches.

Teure High-Tech-Apparaturen verschiedener Hersteller, modernste Mikroskope, digitale Kameras und Röntgengeräte sind mittlerweile „State-of-the-art“ im Praxisbetrieb. Doch wie sieht es mit der Kompatibilität der Geräte aus? Was passt zusammen? Hier muss die Antwort lauten: moderne Archivsoftware ist zugeschnitten auf alle gängigen Fabrikate, Betriebssysteme und herstellerspezifischen Schnittstellen. Unabhängig von Datei-Standards und ganz gleich, ob es sich um digitales Röntgen, intraorale Kameras, Autoklaven oder weiteres Equipment handelt. Scannen, Drucken, Faxen oder Versand per E-Mail sind dabei selbstverständlich. Und auch die Datensicherheit kommt nicht zu kurz. Durch Speichern auf externen Datenträgern wird auch diesem wichtigen Aspekt im gesamten Workflow und bei allen Prozessen Rechnung getragen.

Eine zusätzliche EDV Spezialausbildung sollte – trotz aller bereits erwähnten High-Tech-Komponenten einer professionellen Archivsoftware – sowohl Zahnarzt als auch Praxispersonal erspart bleiben. Wichtiges Kriterium bei der Wahl ist daher auch eine bedienerfreundliche Oberfläche, die sich sowohl leicht verstehen und erlernen lässt und intuitives Arbeiten möglich macht.

Finanzen
Es gibt viele Möglichkeiten, Geld zu verbrennen. Nach wie vor beliebte Methoden sind das unkontrollierte Nebeneinander von Kassenbuch, Gewinn- und Verlustrechnungen patientenbezogenen Ratenzahlungsplänen, als auch das Mischen privater und betrieblicher Ausgaben. Was hier hilft, ist schonungslose Transparenz und konsequentes Finanzmanagement. Der Kontostand allein eignet sich nicht als Parameter für die wirtschaftliche Bewertung der Praxisleistung, ebenso wenig Einzelpositionen oder Statistiken voller nackter Zahlen, die in unterschiedlichen Systemen erstellt wurden.

Eine modular aufgebaute und erweiterbare Finanzbuchhaltungs-Software ist unbestechlich – sie räumt auf und liefert Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick, inkl. der dazugehörigen Übersicht über verschiedene Kostenarten. Ein Instrument ist das „elektronische Kassenbuch“, in dem tägliche Einnahmen und Ausgaben schnell erfasst und verbucht werden können. Sehr komfortabel ist, wenn ein direkter Zugriff auf Patienten- und Rechnungsdaten ebenso möglich ist wie ein automatischer und somit korrekter Übertrag in die Finanzbuchhaltung. Dadurch wird eine potenzielle Fehlerquelle einfach ausgeschaltet. Eine farbliche Darstellung der Buchungen und die gesonderte Ansicht von Buchungsstornos erleichtern die Übersicht auf einen Blick.
Mit einer Finanzbuchhaltungs-Software können alle notwendigen Buchungen zur Verwaltung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beziehungsweise Einnahmen-/Überschussrechnung schnell und zuverlässig erledigt werden.

Das Programm sollte sich am DATEV-Kontenrahmen für Zahnärzte orientieren und das Erstellen eines DATEV-Exports auf einen beliebigen Datenträger sollte ebenso einfach wie komfortabel sein. Enorme Zeitersparnis bietet die Vorkontierung bei der Übernahme von Patientenrechnungen aus Rechnungs- oder Zahlungsjournalen. So werden die Anteile des Honorars, der Fremd- und/oder Eigenlaborleistungen, des Praxismaterials, die anteilige Umsatzsteuer des Eigenlabors sowie der zu erwartende KZV-Zuschuss bei Eigenanteilsrechnungen übersichtlich dargestellt. Auch an Kontrollmechanismen sollte es bei wichtigen Buchungsvorgängen nicht fehlen wie z. B. der Möglichkeit von Plausibilitätsprüfungen bei fehlenden, aber zwingenden Angaben.

Die Zahnarztpraxis zwischen Bank und Steuerberater
Ob Banküberweisungen oder Lastschriftaufträge per Ausdruck oder Sammelüberweisungsträger, die per Datenträger an Banken weitergeleitet werden, Erstellen von Tilgungsplänen, Verwaltung von Ratenzahlungen, die Auswertung der Ein- und Ausgaben auf Knopfdruck und vieles mehr – ein professionelles Finanzbuchhaltungsprogramm sollte keine Buchungswünsche offen lassen. Die wirtschaftliche Betrachtung einer Praxis und deren Leistungsfähigkeit wird somit für den Zahnarzt einfacher, transparenter und hilft sogar, etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig zu entdecken. Daten sammeln, ist eine Sache – Daten bewerten, eine andere. Während in der Buchhaltung Zahlen der Vergangenheit aufbereitet werden, bereitet ein gutes Controlling auf die Zukunft vor. So lassen sich zwei buchhalterische Kernaufgaben leicht abgrenzen. Gute Finanzsoftware-Programme sind dabei unverzichtbare Hilfsmittel, füllen allerdings nicht alle Lücken. Denn wenn es so einfach wäre, hätten weder Steuerberater noch Wirtschaftsprüfer eine Daseinsberechtigung.

Praxiscontrolling: Leistungsfähigkeit der Praxis steigern
Praxiscontrolling ist weit mehr als ein trendiges Schlagwort, das in aller Munde ist. Erfolgreiche Praxisführung beruht auf dem Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. Um langfristig bestehen zu können, muss man die unternehmensbezogenen Stärken seiner Praxis kennen. Und die Schwächen.

Zeitgemäße Zahnarztinformationssysteme (ZIS) bieten eine Vielzahl von Kontroll- und Statistiktools, die wirtschaftliche Kennzahlen eindeutig belegen und für Transparenz in der Abrechnung sorgen. So können gezielt Abfragen zu Umsatz, Leistungsarten, Rechnungen oder Patienteninformationen erstellt werden. Analysen der 100-Fall-Statistiken, GOZ-Faktoren, Überweiserstatistik oder Honorarverteilungsmaßstab ermitteln somit aktuelle praxisbezogene Kennzahlen. Hier werden Einflussgrößen sichtbar, mit denen bestimmte Ergebnisse eng verknüpft sind – gleichzeitig dienen diese Analysen als hervorragendes Frühwarnsystem für den Praxisinhaber. Er kann zeitnah gegensteuern, falls sich die wirtschaftliche Situation in eine negative Richtung entwickelt. Im Fall, dass rote Zahlen erst vom Steuerberater entdeckt werden, sind erste Umsatzeinbußen nicht mehr abwendbar. Man könnte auch sagen: Abrechnungsverluste – nein, danke!
Eine hervorragende Kontrolle über alle relevanten Informationen ist möglich, wenn spezielle Controlling-Module einsetzt werden. Hierzu bieten die meisten ZIS-Hersteller entsprechende Bausteine an, die unterschiedlichster Güte sind. Ein Kriterium für die Auswahl des Zahnarztinformationssystems sollte sein, alle Behandlungen im Nachhinein und noch vor der Abrechnung auf Vollständigkeit prüfen zu können. Fehlerhafte oder unvollständige Eingaben von Leistungspositionen sind schnell passiert. Das Thema scheint zunächst trivial, doch in der Summe sind solch kleine Fehler nicht leicht zu tolerieren. Da oft die Zeit für notwendige Kontrollen fehlt, nehmen Zahnärzte Abrechnungsverluste im Bereich der Gesetzlichen Krankenkassen von bis zu 4 bis 8 Prozent und im Bereich der Privaten Krankenkassen sogar von 10 bis 15 Prozent hin.

Genau hier kann ein effizientes Controlling-Modul ansetzen, wenn es rechtzeitig eingesetzt wird. Schnell können Behandlungen und Befunde nach Abrechnungsdefiziten identifiziert werden. Korrekturen oder Ergänzungen in der Leistungsabrechnung sind in diesem Stadium absolut problemlos und schützen vor empfindlichen Verlusten.

Gerätepark – alles im Griff
Nicht nur wirtschaftliche Kennzahlen lassen sich in einer professionell geführten Praxis per Mausklick aufrufen, auch in der Aufgaben- und Geräteverwaltung kann eine EDV-gestützte Lösung wertvolle Dienste leisten. Hier werden nicht nur garantierelevante Informationen der einzelnen Geräte gespeichert, sondern auch alle Herstellerdaten, Wartungsintervalle und Rechnungen hinterlegt. Darüber hinaus kann die komplette Korrespondenz lieferanten- und gerätebezogen gespeichert werden. Im Garantiefall eine äußerst hilfreiche Einrichtung, die so manchen Euro sparen hilft. Auf den ersten Blick ist erkennbar, ob eine Störung noch während der Garantiezeit auftritt oder ob diese bereits verstrichen ist. Insgesamt spart dies jede Menge Zeit, wenn man bedenkt, dass ein manuell geführter Gerätepark früher nur durch eine logistische Meisterleistung im Griff zu behalten war.

Technische Struktur
Architektur eines Zahnarztinformationssystems – alles in einem oder modular
Ob eine „all-inclusive-Lösung“ oder die maßgeschneiderte Variante zum Einsatz kommen soll, ist reine Geschmackssache. So gibt es Zahnarztinformationssysteme (ZIS), die alle benötigten Funktionen komplett in ihrem Leistungsumfang enthalten. Andere wiederum bieten ein Basispaket, das mit Experten-Modulen dem individuellen Leistungsumfang einer Praxis perfekt angepasst werden kann. Sind die bereits eingebauten Funktionen ausreichend? Oder können einzelne Experten-Module dem sich ständig wandelnden Praxisalltag besser Rechnung tragen? Eine pauschale Antwort fällt schwer. Sicher ist, dass die Qualität eines Basispaketes mit modularer Architektur viele Vorteile bringt, die erst im gelebten Praxisalltag richtig zum Vorschein kommen.

Wer darf was?
Um wirksam die Praxisstrukturen und Zuständigkeiten in der Software abbilden zu können, ist es ratsam, nicht dem gesamten Personal den gleichen Zugriff auf alle Daten und Fakten zu gewähren.

Die Praxismanagerin, die in vielen Fällen für die Organisation und Abrechnung zuständig ist, muss naturgemäß einen umfassenden Zugriff auf alle relevanten Programmbereiche haben. Aber auch sie sollte vielleicht nicht alle wirtschaftlichen Kennzahlen einsehen können. Grundsätzlich entscheidet der Praxisinhaber, wer welche Kompetenzen und somit Zugriffsrechte erhält. Wichtig ist: Die Rechtevergabe sollte einfach sein und die Organisationsstruktur der Praxis sich innerhalb der Software perfekt abbilden lassen.

Einplatz- oder Mehrplatzanlagen
Wie soll die Soft- und Hardwareausstattung der Praxis aussehen? Reicht ein Rechner an der Rezeption aus, wie es in den letzten Jahrzehnten in vielen Praxen gängig war, oder soll die komplette Praxis EDV-technisch auf dem neuesten Stand sein? Für Neugründer keine Frage, denn wer möchte nicht die Möglichkeit haben, an jedem Behandlungsstuhl den Patienten zu beraten, Leistungen selbst zu erfassen oder auch mal einen Termin vergeben zu können.

Klassisch, aber immer noch bewährt – ist die Form der Mehrplatzanlage, das heißt, am Empfang, im Abrechnungsbüro und in jedem Behandlungszimmer steht ein Rechner, der via Netzwerkverkabelung mit dem Server verbunden ist. So kann von jedem Arbeitsplatz aus auf alle Daten der Praxis zugegriffen werden. Die neueste Variante ist eine Mehrplatzanlage in Verbindung mit einem Funknetzwerk und einem Tablet-PC, sprich tragbarem Rechner, der einen kabellosen Zugriff auf das Netzwerk des Zahnarztinformationssystems gewährt. Eine solch mobile Lösung eröffnet ungeahnte Möglichkeiten. Egal, ob im Praxisbetrieb, zu Hause oder unterwegs – eine neue Form von Unabhängigkeit und Flexibilität hält Einzug in den zahnmedizinischen Alltag.

Filialpraxen auf dem Vormarsch
Die Nachfrage nach einem Konzept für Filialpraxen und deren Organisationsformen hat sich in den letzten Jahren deutlich erhöht. Zwar waren die gesetzlichen Rahmenbedingungen bekannt, doch mussten erst konkrete Konzepte entwickelt und technisch umgesetzt werden. Eine Branchenanalyse brachte zu Tage, welche strukturellen Bedingungen Berücksichtigung finden sollten und welche Organisationsformen präferiert werden. Hieraus haben sich zwei Lösungsmodelle ergeben:
1. Die Hauptpraxis, die mehrere Praxen (Standorte) zentral steuert.
2. Ein Zusammenschluss von Praxen zu einem Verbund, dem eine Verwaltungseinheit übergeordnet ist.

Zentral abrechnendes Hauptpraxen-Modell
Die Praxen führen an einer zentralen Stelle (Hauptpraxis) den gemeinsamen Datenbestand; Standorte werden über schnelle Übertragungsleitungen mit der Zentralpraxis verbunden. So hat jeder Standort die Möglichkeit, auf alle Patientendaten, Historien, Termine, archivierten Dokumente und Röntgenbilder zentral zuzugreifen – ganz gleich, in welcher Praxis die Vorbehandlung stattgefunden hat.

Dezentral abrechnendes Verbund-Modell
Eine überregionale Verwaltungseinheit steuert mehrere unabhängige – also dezentral agierende – Filialpraxen, auch KZV-übergreifend. Dabei verfügt jede Filiale über ein eigenes lokales Netz mit eigenen Servern, deren Daten regelmäßig und vollautomatisch an die Verwaltungseinheit übermittelt werden. Es gibt keinen praxisübergreifenden Datenbestand. Bei der Realisierung solcher Filialpraxen Lösungen gibt es darüber hinaus noch eine Vielzahl von individuellen Organisationsformen, über deren spezifische Anforderungsprofile im Einzelfall mit dem Hersteller diskutiert und verhandelt werden sollte.

Rahmenbedingungen: Schulungen und Seminare von Anfang an
Bereits in der Berufsschule werden die Weichen für die zukünftigen Zahnmedizinischen Fachhelferinnen gestellt. Engagierte Hersteller von Zahnarztinformationssystemen stellen den Berufsschulen kostenneutral ihre Produkte zur Verfügung, um dem Nachwuchs der Zahnarztpraxen eine bestmögliche und vor allem praxisnahe Ausbildung zu ermöglichen. Ohne diese Unterstützung könnten die meisten Berufsbildungseinrichtungen keine modere EDV-technische Ausbildung gewährleisten. Solch soziales Engagement sollte ebenfalls bei der Auswahl des Zahnarztinformationssystems berücksichtigt werden, nicht nur um dieses zu honorieren, sondern vielmehr, weil bestimmte Programme bereits bekannt sind und somit kaum weiterer Schulungsaufwand für Auszubildende anfällt.

Deutschlandweites Seminarnetz
Ein Blick in die Seminarangebote der Hersteller bringt sofort an den Tag, ob flächendeckend Seminare angeboten oder weite Anfahrtswege in Kauf genommen werden müssen. Idealerweise finden Schulungen an zentralen Stellen in Deutschland statt, so dass die Anreise für die Teilnehmer relativ kurz und verkehrsgünstig gehalten werden kann. Ebenso sollten die Kursteilnehmer einen etwa gleichen Wissensstand mitbringen. Teilnehmer von Anfänger- Schulungen mit Besuchern der Anwender-Intensiv-Trainings zu mischen, kann nur Unzufriedenheit auslösen. Natürlich sollten auch Vor-Ort-Schulungen in der Praxis ausschließlich durch exzellent ausgebildete Referenten angeboten werden. Diese sollten in jedem Fall „Praxis“-Erfahrung mitbringen, um für alle Fragen des Arbeitsalltags hilfreiche und schnelle Lösungen bieten können.
Darüber hinaus erfreuen sich sogenannte Webinare (Online-Seminare) einer immer größeren Beliebtheit. Die meisten Software-Hersteller bieten mittlerweile solche Weiterbildungsmöglichkeiten an, für die die Teilnehmer lediglich einen internetfähigen Rechner und etwas Zeit benötigen. So können aktuelle Themen, wie z.B. Update-Änderungen, zeitnah und ohne hohe Fahrt- und Seminarkosten vermittelt werden.

Vertriebs- und Servicestruktur
Die Hersteller der Zahnarztinformationssysteme haben im Laufe Ihrer Geschäftstätigkeit die unterschiedlichsten Vertriebsmodelle entwickelt. Als überaus gut funktionierendes Konzept hat sich ein flächendeckendes Vertriebshändlernetz durchgesetzt. Der regionale Vertriebspartner vor Ort bietet hierbei nicht nur die Beratung bzgl. der Software, sondern liefert auch, falls gewünscht, passende Hardware-Lösungen. Es hat durchaus Vorteile, wenn nur mit einem Ansprechpartner über die Praxis-EDV gesprochen werden muss. Zuständigkeiten werden nicht hin und her geschoben, weil der Hardware-Lieferant die Verantwortlichkeit auf den Software-Lieferanten abwälzt und umgekehrt.

Hotline
Eine Hotline und deren Erreichbarkeit ist so gut wie unverzichtbar, wenn die ausgewählte Software mit einer durchgängigen Ergonomie aufwarten kann und eine intuitive Nutzung gewährleistet ist. Falls jedoch aus irgendwelchen Gründen auf die Hilfe der Hotline zurückgegriffen werden muss, ist es natürlich unerlässlich, dass diese auch unmittelbar erreichbar ist. Auch hier setzen verschiedene Anbieter auf unterschiedliche Organisationsstrukturen. Die meisten Software-Hersteller bieten ein zweistufiges System an. In der so genannten „First-Level-Hotline“ steht sehr gut ausgebildetes Hotline-Personal zur Verfügung, das bei gängigen Software-Problemen schnell und zuverlässig weiterhelfen kann. Bei komplexeren Problemen wird schnell und effektiv auf das Wissen und die jahrelange Erfahrung von Kollegen zurückgegriffen, die in einem Experten-Team („2nd-Level-Support“) zusammengefasst sind.

Lieferant der Praxis-EDV
Die Marktpositionierung des Herstellers der ausgewählten Zahnarztinformationssysteme ist ein Indikator für Erfolg oder Misserfolg der Investition in Sachen Software. Um Unwägbarkeiten auszuräumen, ist es ratsam, den Hersteller genauer unter die Lupe zu nehmen. Folgende drei Kernfragen stehen dabei im Vordergrund:

Wenn sich herausstellt, dass nur einige hundert Anwender dem Unternehmen ihr Vertrauen geschenkt haben oder die Firma nicht über ausreichend Kapital verfügt, ist es ratsam, den Wettbewerb noch einmal genauer zu durchforsten. Es sollte sichergestellt sein, dass die Weiterentwicklung des ausgewählten Zahnarztinformationssystems nicht aus wirtschaftlichen Gründen irgendwann eingestellt wird. Im Zweifelsfall steht sonst nach kurzer Zeit die nächste größere Investition ins „Haus“, wenn in ein neues Zahnarztinformationssystem investiert werden muss.
Daher achten computererfahrene Praxisinhaber darauf, alle beteiligten Dienstleister frühzeitig zu konsultieren um konzeptionelle Fehler zu minimieren. Spätere Kompatibilitätsprobleme seitens der EDV und unnötiger Aufwand werden somit drastisch reduziert.

Checkliste für die Auswahl eines Zahnarztinformationssystems
Die folgende Checkliste soll als Orientierungshilfe für die Auswahl und die Einführung eines Zahnarztinformationssystems dienen.
Allgemein: Demoversion und Informationsmaterial der in Frage kommenden Anbieter anfordern und vergleichen; Demoversion auf dem Praxis-PC oder dem Heimrechner installieren

Sonstiges:
Der EDV-Ausschuss der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) stellt auf seiner Website unter kzbv.de eine Datenbank zur Verfügung, in der mehr als 40 Softwareanbieter mit ihren speziellen Angeboten gelistet sind. Die in der Liste enthaltenen Daten zur Praxissoftware beruhen auf den freiwilligen Angaben der Hersteller und sollen lediglich eine erste Bewertung und den Vergleich der Programme erleichtern.
Kontakt:
CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
, Maria Trost 25, 
D-56070 Koblenz
Telefon: +49 (0)261 8000 1900, 
Telefax: +49 (0)261 8000 1922
, E-Mail: info.cgm-dentalsysteme@cgm.com, 
Internet: www.cgm-dentalsysteme.de

Über CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
Die CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH, kurz CGM Dentalsysteme, ist der führende Anbieter von Zahnarztinformationssystemen mit Sitz in Koblenz. Das Unternehmen ist in das Netzwerk der börsennotierten CompuGroup Medical AG eingebunden. Um eine schnelle und persönliche Betreuung der Praxis vor Ort zu gewährleisten, verfügt die CGM Dentalsysteme über ein Servicenetz autorisierter Fachhändler in ganz Deutschland: Etwa 250 zertifizierte Spezialisten garantieren Kundennähe, eine optimale Betreuung an jedem Standort und einen schnellen Service vor Ort. Als Partner der Zahnarztpraxen und Kieferorthopäden bietet CGM Dentalsysteme Sicherheit in allen Bereichen der Praxisverwaltung unter Berücksichtigung der neuesten gesetzlichen Bestimmungen.

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