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- Kurz zusammengefasst
- Welche Rechtsquellen sind wichtig?
- Welche Dokumente wie lange aufbewahren?
- Warum 10 Jahre manchmal zu kurz sind
- Elektronische Archivierung: was ist erlaubt?
- Vernichtung nach Fristablauf: sicher und nachvollziehbar
- Praxisübergabe, Schließung und Tod des Patienten
- Praktische Schritte zur Organisation
- Kurze FAQs
Seit Anfang Februar 2026 trägt die Patientenakte im Gesetz nun offiziell den Namen Behandlungsakte – ein Detail mit praktischer Bedeutung: Im Streitfall entscheidet die Dokumentation darüber, ob Behandlungsentscheidungen belegbar sind. Zugleich zwingt die Kombination aus Haftungsfristen und digitalen Anforderungen Praxen, ihre Aufbewahrungs- und Löschprozesse dringend zu überprüfen.
Kurz zusammengefasst
- Für die meisten zahnärztlichen Unterlagen gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
- Bei Röntgenaufnahmen von Minderjährigen endet die Frist erst mit dem 28. Lebensjahr.
- Wenn mehrere Regelungen zusammentreffen, gilt die längste Frist; bei erkennbaren Haftungsrisiken kann eine Aufbewahrung bis zu 30 Jahre sinnvoll sein.
- Elektronische Akten sind zulässig, müssen aber während der gesamten Frist lesbar, vollständig und gegen unbemerkte Änderungen gesichert bleiben.
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Welche Rechtsquellen sind wichtig?
Die Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich nicht aus einer einzigen Norm, sondern aus einem Geflecht verschiedener Vorschriften: dem Bürgerlichen Gesetzbuch, berufsrechtlichen Vorgaben, dem Bundesmantelvertrag für Zahnärzte, dem Strahlenschutzrecht und der Abgabenordnung. Diese Regelungen überschneiden sich teilweise und haben unterschiedliche Schwerpunkte — Haftung, Abrechnung, Strahlenschutz und steuerliche Nachweispflichten.
Wesentliche Punkte in Kürze:
- § 630f BGB legt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gegenüber Patienten fest.
- Berufsordnungen der Landeszahnärztekammern und der Bundesmantelvertrag (BMV-Z) verlangen ähnliche Mindestfristen für berufs- und vertragsrechtliche Zwecke.
- § 85 StrlSchG regelt besondere Fristen für röntgenbezogene Unterlagen.
- Steuerlich relevante Belege richten sich nach der Abgabenordnung.
Wann beginnt die Frist?
Bei der Praxis gibt es einen wichtigen Unterschied: Nach dem BGB startet die Frist mit dem Abschluss der Behandlung; vertragliche Abrechnungsfristen beginnen hingegen oft erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem abgerechnet wurde. Für die Praxisorganisation ist es daher sinnvoll, Fristen grundsätzlich ab dem Jahresende zu berechnen, damit die Frist gegenüber Kassen- und Vertragspartnern nicht unbeabsichtigt verkürzt wird.
Welche Dokumente wie lange aufbewahren?
Die folgende Übersicht fasst die üblichen Dokumentengruppen zusammen. Einzelne KZVen oder Kammern können ergänzende Hinweise geben — prüfen Sie die Empfehlungen Ihrer zuständigen Stellen.
| Dokumenttyp | Mindestfrist | Hinweise |
|---|---|---|
| Allgemeine Behandlungsunterlagen (Berichte, Befunde, Einwilligungen) | 10 Jahre | Maßgeblich für Patientenansprüche; bei erkennbaren Risiken verlängern. |
| Röntgenaufnahmen (Erwachsene) | 10 Jahre | Originale bleiben Eigentum der Praxis; Patienten haben Einsichtsrecht. |
| Röntgenaufnahmen (Minderjährige) | Bis zum 28. Lebensjahr | Spezielles Strahlenschutzrecht schreibt längere Aufbewahrung vor. |
| Rechnungen, Laborbelege, steuerliche Belege | In Teilen 8–10 Jahre | Seit 2025 gelten für bestimmte Buchungsbelege verkürzte Fristen; Rücksprache mit Steuerberater empfohlen. |
| Unterlagen zu Betäubungsmitteln, AU-Bescheinigungen | Abweichende Fristen möglich | Gesonderte Regelungen beachten. |
Was zählt zur Behandlungsakte?
Die Akte umfasst weit mehr als ein Karteikartenblatt: Anamnese- und Aufklärungsbögen, Einwilligungen, Fotografien, Modelle und Planungsunterlagen gehören dazu — ebenso Originalpläne für Zahnersatz oder Kieferbehandlungen, die seit der papierlosen Abrechnung meist in der Praxis verbleiben. Anders verhält es sich mit reinen Arbeits- oder Duplikationsmodellen des Labors: Diese sind nur aufzubewahren, wenn sie diagnostisch relevant waren.
Warum 10 Jahre manchmal zu kurz sind
Die zehnjährige Frist ist eine Mindestvorgabe. Bei schweren Gesundheitsschäden können Ansprüche deutlich länger geltend gemacht werden: Nach den zivilrechtlichen Verjährungsregeln sind in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahre möglich. Fehlt eine Dokumentation, wirkt sich das im Prozess nachteilig aus, weil die fehlende Akte gegen den Behandler ausgelegt werden kann.
- Verlängern Sie die Aufbewahrung bei langfristigen oder komplizierten Eingriffen (Implantate, umfangreiche Prothetik, KFO).
- Dokumente aus laufenden Gerichts-, Gutachter- oder Verwaltungsverfahren dürfen niemals vernichtet werden.
- Bei minderjährigen Patienten ist die längere Röntgenfrist zu beachten — ähnlich sollten Behandlungsunterlagen bis mindestens zum 28. Lebensjahr aufbewahrt werden.
Elektronische Archivierung: was ist erlaubt?
Elektronische Aktenführung ist rechtlich zulässig. Entscheidend ist die durchgängige Sicherstellung von Lesbarkeit, Vollständigkeit und Schutz vor unbemerkten Änderungen über die gesamte Aufbewahrungsdauer.
Hinter dem Begriff Revisionssicherheit verbergen sich rechtlich relevante Anforderungen, die sich aus verschiedenen Vorschriften ableiten lassen:
- Verfügbarkeit: Daten müssen zeitnah und lesbar abrufbar sein, selbst bei einem Softwarewechsel.
- Unveränderbarkeit: Manipulationen dürfen nicht möglich sein.
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen protokolliert werden, inklusive Zeitpunkt und Verantwortlichem.
- Zuordnung: Befunde, Bilder und Patientendaten müssen dauerhaft verknüpft bleiben.
Beim ersetzenden Scannen empfiehlt es sich, anerkannte technische Standards wie die TR-RESISCAN-Richtlinie zu berücksichtigen und den Scanprozess genau zu dokumentieren. Vor Gericht kann die Übereinstimmung mit dem Original durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS besonders belastbar gemacht werden.
Vernichtung nach Fristablauf: sicher und nachvollziehbar
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, besteht die Pflicht zur Löschung oder sicheren Vernichtung — die rechtliche Grundlage für die Speicherung entfällt, und ein Weiteraufbewahren ist nicht gerechtfertigt.
- Papierakten: Nutzung geeigneter Aktenvernichter (DIN 66399) oder zertifizierter Entsorger mit Vernichtungsnachweis.
- Analoge Röntgenfilme: Fachgerechte Entsorgung über spezialisierte Anbieter; sie gelten nicht als gewöhnlicher medizinischer Abfall.
- Digitale Daten: Sichere Löschung inklusive Backup- und Archivmedien, sodass Wiederherstellung ausgeschlossen ist.
- Dokumentation: Datum, Umfang und verantwortliche Person der Vernichtung festhalten.
Praxisübergabe, Schließung und Tod des Patienten
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit einer Praxisabgabe oder dem Tod des Patienten. Auch im Ruhestand bleiben ehemalige Inhaber verantwortlich. Bei der Übergabe an einen Nachfolger gilt: Schweigepflicht beachten — die einfache Weitergabe ganzer Aktenbestände ist nicht ohne Zustimmung der Patienten zulässig.
Eine bewährte Lösung ist das sogenannte Zwei-Schränke-Modell: Altakten verbleiben separiert beim Nachfolger und dürfen nur mit Einwilligung des Patienten eingesehen werden. Details sollten im Übergabevertrag geregelt und mit der zuständigen Kammer abgestimmt werden.
Praktische Schritte zur Organisation
Ein klarer Prozess reduziert das Risiko zweier Fehler: zu frühes Vernichten und unbegrenztes Horten von Daten. So lässt sich das Thema im Praxisalltag angehen:
- Bestandsaufnahme: Erfassen, welche Unterlagen wo liegen (Papier, Praxissoftware, alte Server, Röntgensysteme).
- Fristenkatalog erstellen: Für jede Dokumentart Frist und Fristbeginn festlegen — ergänzt um Hinweise der KZV und Kammer.
- Verantwortung zuordnen: Eine Person bestimmt, die Vernichtung und Fristverlängerungen koordiniert und dokumentiert.
- Jährlicher Löschtermin: Ein fester Termin im ersten Quartal für die Prüfung und Vernichtung abgelaufener Unterlagen hat sich bewährt.
Digitale Abläufe reduzieren Aufwand: Wenn Dokumente von vornherein elektronisch entstehen und signiert werden, entfallen Scannen und manuelle Ablage — das hilft, Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden.
Was Sie jetzt tun sollten
Überprüfen Sie Ihre Aktenlage und Ihre Prozesse, richten Sie einen Fristenplan ein und dokumentieren Sie Vernichtungen. Stimmen Sie besondere Fälle mit Ihrer Kammer und Ihrem Steuerberater ab. So schützen Sie Ihre Praxis vor Haftungsrisiken und halten zugleich datenschutzrechtliche Anforderungen ein.
Kurze FAQs
Wie lange müssen Röntgenbilder aufbewahrt werden?
Grundsätzlich zehn Jahre nach der letzten Untersuchung; bei Minderjährigen bis zum 28. Lebensjahr. Die lange Frist von 30 Jahren gilt nur für strahlentherapeutische Anwendungen, nicht für routinemäßige zahnärztliche Diagnostik.
Endet die Aufbewahrungspflicht bei Praxisübergabe?
Nein. Die Pflicht besteht weiter; eine Weitergabe der Akten an den Nachfolger bedarf der Beachtung der Schweigepflicht und idealerweise der Zustimmung der Patienten. Vereinbarungen zur separaten Verwahrung und Einsicht sind empfehlenswert.
Darf ich Papierakten nach dem Scannen entsorgen?
Grundsätzlich ja, wenn der elektronische Ersatz vollständig, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte Änderungen gesichert ist. Dokumentieren Sie den Scanprozess und bewahren Sie haftungsrelevante Originale im Zweifel länger auf.
