Schneller, übersichtlicher, besser: Intelligente Materialwirtschaft

Christiane Schneider ist Diplom-Betriebswirtin und hat im Juli dieses Jahres die Teamleitung für den Softwarebetrieb bei Prodent Systems übernommen. Zuvor arbeitete sie sieben Jahre bei einem Softwareunternehmen als Regionalleiterin und war für den Vertrieb von Praxismanagement-Software verantwortlich.

Mit einer elektronischen Materialwirtschaft lassen sich die Abläufe einer Zahnarztpraxis optimieren, Kosten reduzieren und Zeit sparen – und das papierlos. Christiane Schneider von Prodent Systems erläutert im folgenden Interview mit Chance Praxis, warum eine intelligente Materialwirtschaft für jede Praxis lohnend ist.

CP: Welchen Nutzen bietet eine elektronische beziehungsweise intelligente Materialwirtschaft dem Zahnarzt und seinem Team?

Christiane Schneider: Eine intelligente Materialwirtschaft optimiert sämtliche Prozesse. Prodent Systems bietet mit PRO X LOGeine intelligente Materialwirtschaft, die mitdenkt und sich an die Prozesse der Praxis anpasst. Ziel ist es, die Praxisabläufe noch effektiver zu gestalten und durch bedarfsorientierte Lagerbestände die Kosten zu reduzieren. Der Nutzen für die gesamte Praxis liegt somit auf der Hand: geringere Kosten durch einen bedarfsorientierten Lagerbestand – und man spart viel Zeit durch weniger Verwaltung.

PRO X LOG

CP: Welche Praxisabläufe werden mit PRO X LOG besonders optimiert?
Schneider: PRO X LOG vereinfacht das gesamte Bestellverfahren: Es müssen keine Listen geführt und nicht nach Material gesucht werden. Das Ampelsystem gibt einen Überblick darüber, welche Materialien da sind und welche nachbestellt werden müssen. Zusätzlich hat die Zahnarztpraxis einen optimierten Materialverbrauch, da auch Verfallsdaten berücksichtigt werden und der Lagerbestand bedarfsorientiert eingerichtet ist. Indikationsbezogene Verbräuche am Patienten bieten dazu Rechtssicherheit. Man kann sagen, dass der gesamte Bestell- und Liefereingangsprozess optimiert wird. Eine papierlose Bestellung anhand von Bestellempfehlungen pro Lieferant reduziert den Bearbeitungsvorgang, und ein elektronischer Lieferschein übermittelt mit einem Klick die Chargen und Verfallsdaten an die Software. So wird das Bearbeiten des Liefereinganges zum Kinderspiel.

CP: Wie ist eine rechtssichere Dokumentation, dank intelligenter Materialwirtschaft, möglich?
Schneider:

PRO X LOG

Besonders bei chargenpflichtigen Materialien und direkter Zuordnung von Verbrauchsmaterialien sind die Praxen dazu verpflichtet, diese patientenbezogen zu dokumentieren. Der Weg ist ganz einfach: Über VDDS-Schnittstellen werden die Patientendaten von den Abrechnungsprogrammen an PRO X LOG übertragen, sodass die Praxis dann durch indikationsbezogene Verbräuche (Materialketten) die Chargen einfach dokumentieren kann. Auch Hinweise auf Materialien, die frühere Verfallsdaten haben, werden beim Verbrauch berücksichtigt.

CP: Braucht es eine spezielle Schulung, um mit der Software umgehen zu können?
Christine Schneider: Durch die einfache Handhabung können sämtliche Mitarbeiter einer Zahnarztpraxis den Umgang mit der Software schnell erlernen. Wir von Prodent Systems bieten einen Installations- und Einweisungstermin an, um Praxismitarbeiter auf das Arbeiten mit dem Programm vorzubereiten. Bei Fragen kann man sich an unsere Hotline wenden, die von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr besetzt ist.

CP: Wie genau erfolgt die Umstellung von der bisherigen auf die intelligente Materialwirtschaft?
Schneider: Vor der Einführung von PRO X LOG ist zuerst eine Inventur notwendig. Die Materialien und die Definitionen von Mindest-, Melde- und Maximalbeständen werden einmalig erfasst, und ab dann kann die Praxis von den Vorteilen einer elektronisch gestützten Materialwirtschaft profitieren.

CP: Können Sie einen Ausblick geben? Wie wird die intelligente Materialwirtschaft der Zukunft aussehen?
Schneider: In Zukunft wird eine komplett papierlose Materialwirtschaft möglich sein. Nicht nur die Bestellung und der Lieferschein, sondern auch die Rechnung wird elektronisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Das spart Zeit und Papier. Oder stellen Sie sich vor, wie es ist, wenn die Praxis Patiententermine vergibt und PRO X LOG daraus Bestellempfehlungen vorschlägt. Das wird die Zukunft sein!

CP: Besten Dank für das Interview!

Dazu Zahnarzt Micah Dixon aus Hünstetten

Ich habe mich für die intelligente Materialwirtschaft PRO X LOG von Prodent Systems entschieden, weil sie den gesamten Bestellvorgang in der Zahnarztpraxis optimiert und eine bessere Übersicht des Praxislagers ermöglicht. Dank der elektronischen Übermittlung der Lieferscheine, inklusive Verfallsdaten und Chargennummern, sparen wir viel Zeit. Mit nur einem Klick können wir im Team sehen, wie hoch die Bestände sind und wissen dann genau, welche Artikel bestellt werden müssen und welche nicht – ohne dabei etwas zu übersehen.
Seit der Einführung im August dieses Jahres ist die Materialwirtschaft in unserer Praxis ganz einfach: kein Durchstöbern der Lagerschränke, keine Listen über entnommene Artikel, sondern nun wird das Material mit dem Barcode-Scanner ausgebucht und direkt von PRO X LOG erfasst. Das bedeutet auch weniger Lagerhaltung, da wir nun zeiteffizient Materialbestellungen übermitteln können.
Durch die Schulung an nur einem Nachmittag von Prodent Systems und der Inventurbegleitung von Pluradent konnten wir das System schnell und einfach in den Praxisalltag integrieren.
Mein Resümee: Ich persönlich kann jedem, der sein Bestellwesen und seine Lagerhaltung optimieren möchte, eine intelligente Materialwirtschaft nur empfehlen. Für unsere Praxis ist es schon jetzt ein großer Gewinn.
Zahnarzt Micah Dixon, Hünstetten

Vorschaubild: Karen Nathan