Zeitmanagement: So laufen die Praxisprozesse wieder rund

Wer kennt ihn nicht diesen Satz? Wie häufig nutzen wir ihn selbst? Wie häufig hören wir ihn von anderen? Dennoch ist er in dieser Form nicht korrekt, denn Zeit haben wir alle: 24 Stunden am Tag, von denen wir – zugegeben – nicht alle aktiv nutzen können.

Nie hat man genügend Zeit …das glauben wir häufig. Mit einem guten Zeitmanagement lassen sich die Stunden aber effizient und effektiv nutzen.
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Faktisch müssten wir also richtigerweise sagen: „Tut mir leid, ich habe dazu keine Zeit.“ Insofern ist es letztlich eine Frage der Prioritäten, wie wir unsere Zeit verbringen. Doch wie gelingt es, die Zeit effektiv, das heißt zielführend, und effizient, also mit möglichst geringem Aufwand, zu nutzen?

Konsequentes Zeit- und Selbstmanagement lässt die Praxisprozesse runder laufen

Wenden wir uns zunächst der ersten Frage zu: Wie können wir unsere Zeit möglichst effektiv nutzen? Ein Dwight D. Eisenhower zugeschriebenes Instrument hilft, diese Frage zu beantworten: das Eisenhower-Prinzip (siehe Grafik).

Dabei wird eine Matrix erstellt, die durch die beiden Achsen „Dringend“ und „Wichtig“ aufgespannt wird. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn Sie uns unseren Zielen näherbringt, also effektiv ist. Daher ist es entscheidend, dass wir unsere Ziele kennen und genau spezifizieren. Dabei hilft die SMART-Formel, die übrigens auf Locke & Latham’s Zielsetzungstheorie basiert und seit ihrer Entwicklung empirisch vielfach bestätigt wurde:

Spezifiziert, das heißt, dass das Ziel genau beschrieben werden muss (zum Beispiel eine eigene Praxis gründen)

Messbar, das heißt, dass das Ziel quantifiziert werden muss (zum Beispiel bei der Praxisgründung einen Budgetrahmen von 350.000 Euro einhalten)

Akzeptiert, das heißt, dass das Ziel von zum Beispiel dem Lebenspartner akzeptiert werden muss, ansonsten wird es offenen oder verdeckten Widerstand gegen alle zielführenden Maßnahmen geben und somit die Zielerreichung mehr oder weniger deutlich erschwert. In der Literatur gibt es übrigens auch andere Auslegungen für das A (zum Beispiel ansprechend, achievable = erreichbar, aktionsorientiert, anspruchsvoll), die jedoch nach meinem persönlichen Empfinden nicht so wichtig sind, wie die von mir hier verwendete.

Realisitisch, das heißt, dass das Ziel überhaupt erreichbar sein muss. Wenn Sie sich den Brotkorb zu hoch hängen, können Sie sicher sein, dass Sie Ihr Ziel nicht erreichen, und das wird Sie auf Dauer frustrieren und von Ihrem Ziel entfernen, weil Ihnen die Lust darauf vergeht. Das heißt nicht, dass Ziele nicht herausfordernd formuliert sein dürfen: Ein wenig sportlicher Ehrgeiz beflügelt und vergrößert die Freude beim Erreichen des Ziels.

Terminiert, das heißt, dass ein Endtermin fixiert werden muss, bis zu dem das Ziel erreicht werden soll. Ansonsten verschieben Sie es immer wieder in die Zukunft und werden Ihr Ziel letztlich nie erreichen.

Je präziser das Ziel nach dieser Formel beschrieben ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung. Doch das allein genügt nicht, wir müssen uns auch noch Gedanken über die Dringlichkeit der jeweiligen Aufgabe machen, um unsere Prioritäten richtig setzen zu können. Dringlich ist eine Aufgabe dann, wenn uns bei Nichterledigung negative Konsequenzen drohen (zum Beispiel die Strafzahlung bei verspäteter Einreichung der Steuerunterlagen).

Entsprechend ergeben sich vier Aufgabentypen:

A-Aufgaben (wichtig und dringend)
Das sind Aufgaben, die wir umgehend erledigen sollten.

B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend):
Das sind Aufgaben, die wir entweder delegieren können, sofern wir einen geeigneten Mitarbeiter haben oder aber terminieren sollten, damit wir sie zu gegebener Zeit dann auch erledigen.

C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig)
Das sind Aufgaben, die wir getrost delegieren können.
D-Aufgaben (weder wichtig noch dringend)
Das sind Aufgaben, die wir ignorieren, das heißt, manchmal auch entsorgen können.

Wenn wir das Eisenhower-Prinzip bei unserer Zeitplanung berücksichtigen, stellen wir sicher, dass wir unsere Zeit effektiv nutzen.

Zeit effizient nutzen – so geht’s!
Kommen wir nun zur zweiten Frage: Wie können wir unsere Zeit möglichst effizient nutzen? Dazu kommen mehrere Instrumente in Frage:

Standardisieren
Alle Aufgaben, die häufiger auftreten, lassen sich standardisieren. Legen Sie sich also konsequent Musterbriefe, -formulare, Checklisten usw. an, auf die Sie bei Bedarf schnell zurückgreifen können. Damit Sie das können, sollten Sie sich ein intelligentes elektronisches Ablagesystem überlegen.

Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Praxissoftware
Die Praxisverwaltungssysteme bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, Praxisabläufe zu vereinfachen. Experten schätzen, dass zumeist nicht mehr als 30 Prozent der Möglichkeiten der Software in der Praxis genutzt werden.

Erledigen Sie gleichartige Aufgaben unmittelbar nacheinander
Jedes Mal, wenn Sie sich einer neuen Aufgabe zuwenden, müssen Sie sich in diese Aufgabe neu eindenken. Insofern wird mit jeder weiteren gleichgelagerten Aufgabe die Durchlaufzeit geringer.

Erledigen Sie komplexe Aufgabe in einem Zeitraum, in dem Sie ungestört sind
Wenn Sie durch Störungen aus Ihren Gedanken gerissen werden, müssen Sie sich jedes Mal wieder überlegen „Wo bin ich stehengeblieben? Wie war das noch mal?“ usw. Das ist alles andere als effizient.

Qualitätsmanagement
Im Rahmen eines konsequent gelebten Qualitätsmanagements werden Prozesse immer wieder durchleuchtet und sind festen Personen zugeordnet. Brauchen wir die Prozesse überhaupt noch, oder sind sie vielleicht mittlerweile obsolet? Wenn sie weiterhin erforderlich sind, kann man immer überlegen, ob man sie nicht zukünftig noch effizienter gestalten kann. Besonders fruchtbar ist es, neue Mitarbeiter zu befragen, ob sie Dinge an ihrem alten Arbeitsplatz anders und vielleicht sogar besser abgewickelt haben. Nutzen Sie diese kostenlose Unternehmensberatung.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, werden Sie Ihre Aufgaben sowohl effektiv als auch effizient erledigen. Konsequentes Zeit- und Selbstmanagement führt im Übrigen dazu, dass auch die Praxisprozesse runder laufen. Es gibt weniger Reibungsverluste. Dadurch steigen das Stimmungsbarometer und die Motivation im Team, was wiederum die Patienten spüren, die sich dadurch in Ihrer Praxis besonders gut aufgehoben fühlen – und das ist Einnahmen- und damit Zukunftssicherung für Ihre Praxis.
Dr. Susanne Woitzik, Düsseldorf

Zu unserer Autorin:
Dr. Susanne Woitzik ist Mitglied der Geschäftsleitung der ZA – Zahnärztliche Abrechnungsgenossenschaft eG-Gruppe und Expertin für betriebswirtschaftliche Praxisführung.
Kontakt: swoitzik@za-eg.de