Strategisches Marketing zahlt sich auch bei der Praxisübernahme aus – neue Patienten gewinnen und bereits vorhandene besser über die Leistungen informieren

Hier sind Patienten gut aufgehoben – Zahnärztin Diana Geike mit ihren Mitarbeiterinnen, ZFA Daniela Ferreira Podence und ZFA Maryam Bachtarie. Foto: Geike

Die Kölner Zahnärztin Diana Geike wollte nach einer Praxisübernahme neue Patienten gewinnen und bereits vorhandene Patienten besser über ihre Leistungen informieren. Sie wählte als Partner eine Hamburger Marketing-Agentur, die sich auf Zahnarztpraxen spezialisiert hat. Im folgenden Bericht fasst sie ihre Erfahrungen zusammen. „Meine erste eigene Praxis habe ich mir nach praktischen Aspekten wie Lage, Größe, Mietpreis und nach meinem Bauchgefühl ausgesucht. Für mich war es wichtig, dass ich mir gut vorstellen konnte, in den Räumen täglich zu arbeiten. Ausschlaggebend für die Wahl war zudem eine kurze Anfahrtszeit von meinem Wohnort, denn ich bin Mutter eines kleinen Sohns. Die Praxis in Köln-Braunsfeld, die ich am 1. Juli dieses Jahres übernommen habe, erfüllt viele meiner Wünsche. Natürlich gibt es im Nachhinein auch Dinge, die mir nicht so gut gefallen, aber hinterher ist man schließlich immer ein bisschen schlauer.

Den Wechsel vermitteln

Auch die kleinen Patienten wissen ihre Zahnärztin zu schätzen. Foto: Geike

Zu den größeren Herausforderungen gehörte in meinem Fall die Patientenstruktur. Mein Vorgänger – er war bei Praxisübergabe immerhin schon 75 Jahre alt – hatte in den vergangenen Jahren seine Arbeitszeiten und damit auch die Patientenzahlen stetig reduziert. Das bedeutete für mich: Neben vielen anderen Aufgaben wie Versicherungen abschließen oder die Praxis ausstatten musste ich mich gleich am Anfang aktiv um die Akquise neuer Patienten kümmern. Dabei standen für mich einige Fragen im Raum: Mit welchen Mitteln kann ich meine Botschaft, dass hier alles neu und anders weitergeht, verbreiten? Wie mache ich erfolgreich auf mich aufmerksam, ohne persönlich Klinken putzen zu gehen?
Um mich dem Thema zu nähern, habe ich erst einmal im Internet gegoogelt, wie es andere machen. Bei dieser Recherche bin ich auf gute Beispiele und vor allem auf eine Werbeagentur in Hamburg gestoßen, die sich bundesweit auf Zahnarztpraxen spezialisiert hat: Torner Brand Media. Per Mail und Telefon habe ich mich mit ihnen in Verbindung gesetzt und erste Ideen ausgetauscht.

Die eigenen Stärken darstellen
Um neue Patienten zu gewinnen, rieten mir die Hamburger zu der Aussendung eines Flyers, der per Post direkt in die Briefkästen gesteckt wird, sowie zur Erstellung einer Website. Für die Flyer verabredeten wir eine Auflage von 10.000 Exemplaren. Das Verteilungsgebiet konnte ich anhand von Postleitzahlen definieren, und bei der Gestaltung des Flyers fragte die Agentur nach meinen Vorlieben und Wünschen. Mein Logo wurde überabeitet und meine Beispiele halfen bei der Erstellung.

ZFA Daniela Ferreira Podence arbeitet neben der Stuhlassistenz auch als Prophylaxe- Hygienebeauftragte. Foto: Geike

Dann sollte ich die Eckdaten zu unserer Praxis anliefern: konkrete Angaben zu Öffnungszeiten, Leistungen, Personen. Und weil die Hamburger auch Fotos brauchten, ließ ich einen Fotografen kommen, der von mir und dem Team Aufnahmen machte. Diese Fotos kamen dann auch gleich auf die Webseite, die parallel zum Flyer entstand, da sich Patienten vor einem ersten Besuch auf der Webseite über die Praxis informieren möchten.

Für die Webseite musste ich keine eigenen Texte liefern, sondern konnte die vorbereiteten Artikel der Agentur an meine Wünsche anpassen. Bei Design- und Gestaltungsfragen galt es aber auch hier wieder zu entscheiden, was mir, ehrlich gesagt, manchmal schwer fiel, weil mir hier die Erfahrungen fehlen. Oft wurden mir meine eigenen Änderungswünsche erst klar, nachdem eine Seite bereits fast fertig war. Die Agentur hat sich jedoch große Mühe gegeben und meine Korrekturen geduldig umgesetzt.

Multimedial sichtbar sein

Das Magazin „Gute Zähne, schönes Leben“ erscheint zweimal im Jahr und enthält Informationen zu allgemeinen Zahnpflegethemen sowie zu speziellen Leistungen von Zahnärzten. Foto: Torner Brand Media GmbH

Zum Kommunikationspaket, das ich bei Torner Brand Media beauftragt habe, gehört außerdem die Erstellung eines praxiseigenen Patientenmagazins. Das Magazin heißt Gute Zähne, schönes Leben erscheint zweimal im Jahr und enthält Informationen zu allgemeinen Zahnpflegethemen sowie zu speziellen Leistungen von Zahnärzten.

Es ist ansprechend aufgemacht, und ich kann es meinen Patienten persönlich überreichen oder zum Beispiel den Heilkostenplänen beilegen. Das Besondere an dem Magazin: Es wird individualisiert. Die Titelseite und die ersten drei Seiten des Magazins berichten über Neuigkeiten aus meiner Praxis, erst danach folgen die allgemeinen Seiten, die für den Patienten jedoch immer noch wie die meiner Praxis aussehen. Ich bin sehr gespannt, wie dieses Werbemittel bei meinen Patienten ankommt. Unabhängig von der Agentur in Hamburg habe ich übrigens zum Zeitpunkt der Flyerverteilung auch noch eine klassische Anzeige in unserem lokalen Wochenblatt geschaltet. Auch hier wurde mir bei der Gestaltung geholfen.

Fazit nach dem ersten Werbe-Paket
Mit der Flyerverteilung, der Website, dem Patientenmagazin und der Anzeige habe ich nun meiner Ansicht nach sehr viel in Werbung investiert. Und ich hoffe natürlich, dass sich diese Maßnahmen für mich und meine Praxis langfristig auszahlen. Das wird sich demnächst zeigen. Als jetzt die Anzeige erschien und die schönen Materialien von der Agentur fertig wurden, hatte ich jedenfalls schon mal ein gutes Gefühl. Und ein bisschen schlauer bin ich nun auch wieder geworden. Denn heute weiß ich, dass meine Vorstellung, die Werbeagentur mache das alles ganz allein, das laufe wie von selbst, falsch war. Wer eine Agentur beauftragt, sollte sich klar darüber sein, dass die Agentur nur so gut wie das Briefing sein kann. Auch Profis können keine Gedanken lesen.
Diana Geike, Köln

Diana Geike

• 2002: Approbation an der Humboldt-Universität zu Berlin
• 2002 bis 2007 internationale Berufserfahrungen als Zahnärztin in Trondheim (Norwegen) und Southampton (England)
• 2008 bis 2009 praktizierende Zahnärztin in Berlin
• 2010 Mutterjahr: Geburt des Sohns
• 2011 bis 2014 praktizierende Zahnärztin in Köln
• Juli 2014 Übernahme einer Zahnarztpraxis in Köln-Braunsfeld

Kontakt:
Aachener Straße 598
50933 Köln
Tel. (0221) 4911545
Web: www.zahnarztpraxis-braunsfeld.de
E-Mail: info@zahnarztpraxis-braunsfeld.de

Kleine Marketing-Checkliste

Besser vor dem Kontakt mit einer Agentur klären:

Wie viel Geld kann oder möchte ich maximal in Werbemaßnahmen stecken?
Welche Arten von Flyern, Webseiten, Anzeigen, Advertorials etc. gefallen mir beziehungsweise gefallen mir überhaupt nicht? Kann ich konkrete Beispiele nennen?
Liegen bei uns in der Praxis bereits Basis-Materialien für Werbemittel vor? Gibt es ansprechende Fotos von Praxisräumen und vom Team, gut lesbare Beschreibungen von allgemeinen und besonderen Leistungen, ein Logo, ein Briefpaper etc.?

Vorteile von Agenturen

Neutrale Analyse: Die Profis schauen von außen auf eine Zahnarztpraxis. Durch diesen neutralen Blick werden Stärken und Schwachstellen oft schneller und besser erkannt als vom Praxisteam selbst.
Klarer Wegweiser: Eine gute Agentur kennt sich in der Branche aus. Sie weiß im besten Fall, welche Maßnahmen schnell zum gewünschten Ziel und welche eher auf Holzwege führen.
Kreative Ideen: Standesrechtlich geprüftes und erlaubtes Marketing muss nicht fade und langweilig sein. Kreative Agenturen gestalten aussagekräftige Flyer, Webseiten und Anzeigen mit Wow-Effekten.

Agentur

Torner Brand Media GmbH
Barmbeker Straße 5a
22303 Hamburg
Tel.: (040) 300327-55
www.gzsl.de