Steuerliche Fallen bei Weihnachtsfeiern und -geschenken

Viele Betriebsinhaber planen in nächster Zeit eine Weihnachtsfeier mit ihren Mitarbeitern. Hätten Sie gewusst, dass diese Feier lohnsteuer- wie auch sozialabgabenpflichtig sein kann? Damit es nicht zu Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung kommt, sollten Sie einige Grundsätze beherzigen. Sonst haben Sie das Finanzamt als ungebetenen Gast dabei.

Ausgaben für Weihnachtsfeiern, wie für Betriebsfeiern allgemein, untersuchen die Betriebsprüfer verstärkt. Besonders die Höhe der voraussichtlichen Kosten und die Zusammensetzung der Teilnehmergruppe sorgen für Zündstoff und können bewirken, dass Steuerfallen verhindern, dass Sie die Kosten für die Feier absetzen können. Damit die Feier für Sie und Ihre Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, müssen Sie sich an folgende Regeln halten:

Teilnehmerkreis und -zahl

Um steuerunschädlich zu sein, muss die Teilnahme an der Feier jedem Mitarbeiter offenstehen und darf nicht ein Privileg für bestimmte Mitarbeiter sein. Von Bedeutung ist, wie viele Mitarbeiter zur Feier kommen. Wenn nämlich unerwartet weniger kommen als geplant, kann das zu einer nachträglichen Steuerpflicht führen, weil für die Bemessung der steuerlichen Freigrenze die geplante Teilnehmerzahl zugrunde zu legen ist.

Anzahl der jährlichen Veranstaltungen

Steuerunschädlich dürfen Sie nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchführen. Ein Sommerfest und die Weihnachtsfeier bleiben also steuer- und abgabenfrei. Führen Sie zusätzlich noch einen Betriebsausflug durch, bleiben Sie auf den Kosten dafür sitzen. Eine dritte und jede weitere Veranstaltung für denselben Personenkreis von Arbeitnehmern führt in voller Höhe zu Arbeitslohn.

Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter

Die Ausgaben pro Teilnehmer sind nur dann steuer- und abgabenunschädlich, wenn sie unter 110 Euro brutto (das heißt inklusive Umsatzsteuer, netto = 92,44 Euro) liegen. Wird diese Grenze überschritten, sind die Kosten bei den Teilnehmern als Arbeitslohn zu versteuern. Zusätzlich wird noch Umsatzsteuer auf den Sachbezug fällig. Zur Ermittlung der Kosten der Veranstaltung müssen Sie die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer teilen.

Beispiel: Sie ermitteln Gesamtkosten von 2.000 Euro (für Speisen und Getränke, Musik, Raummiete), und an der Feier nehmen 20 Mitarbeiter teil. Dann ergeben sich 100 Euro pro Teilnehmer. Damit liegen Sie unter der Steuergrenze. Aber Vorsicht! Die Kosten werden nur auf die Anwesenden umgelegt. Wenn beispielsweise fünf eingeladene Mitarbeiter der Feier fernbleiben, werden die 2.000 Euro durch 15 Teilnehmer dividiert. Ergebnis: 133,33 Euro pro Teilnehmer, mithin über der Steuergrenze.

Zuwendungen an Ehegatten oder andere Angehörige, die an der Feier teilnehmen, werden dem Arbeitnehmer zugerechnet. Die in diesem Fall steuerpflichtigen Zuwendungen müssen grundsätzlich vom einzelnen Mitarbeiter versteuert werden, die Lohnsteuer kann aber pauschaliert werden. Sie übernehmen als Arbeitgeber und Veranstalter dann 25 Prozent (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Die Zuwendungen sind dann sozialversicherungsfrei.

Zu den Gesamtkosten zählen folgende Posten:
• Raummiete und Dekoration
• Speisen und Getränke
• Übernachtungen
• Kosten für musikalische und künstlerische Unterhaltung
• Fahrtkosten zum Veranstaltungsort (beispielsweise Bus)
• Geschenke.

Mitfeiernde Nicht-Mitarbeiter

In vorweihnachtlicher Stimmung erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, die Ehepartner oder Lebensgefährten zur Feier mitzubringen. Das kann teuer für Sie werden, denn die Kosten für den Partner werden den Kosten für den Mitarbeiter zugeschlagen.

Beispiel: Sie haben Gesamtkosten von 1.500 Euro. Ihre 15 Mitarbeiter bringen je einen Partner mit. Die 1.500 Euro werden auf 30 Personen verteilt. Das ergibt 50 Euro pro Person., die den angestellten Teilnehmern an der Feier jeweils zugerechnet werden, sodass 150 Euro auf jeden Teilnehmer entfallen. Folge: Die Kosten für die Weihnachtsfeier müssen als Arbeitslohn versteuert werden.

Steuerliche Stolpersteine bei Weihnachtsgeschenken

Für Weihnachtsgeschenke wie für Geschenke an Mitarbeiter allgemein gelten steuerlich strenge Regeln. Grundsätzlich darf der Wert des Geschenks 40 Euro (inklusive Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer nicht überschreiten. Sachgeschenke von mehr als 40 Euro müssen getrennt von der Betriebsveranstaltung der Lohnsteuer unterworfen werden. Auch für sie gilt die Pauschalierungsmöglichkeit. Geldgeschenke sind unabhängig von ihrer Höhe stets lohnsteuerpflichtig und können auch nicht pauschal versteuert werden.

Fazit:

Sie müssen im Vorfeld sehr genau rechnen, um die Weihnachtsfeier unbeschwert genießen zu können. Erstellen Sie eine Dokumentation der Veranstaltung und halten Sie bereits die Planung schriftlich fest. Legen Sie eine Liste aus, in die sich die Teilnehmer eintragen.

Klaus Linke, Brietlingen