QM: Mehr Zeit für das Wesentliche

Eine jüngst veröffentlichte Projektstudie bestätigt: Bürokratische Prozesse kosten Zahnarztpraxen enorm viel Zeit. Durchschnittlich ist eine Person pro Praxis 96 Tage mit der Bewältigung bürokratischer Vorgaben beschäftigt. Ein professionalisiertes Qualitätsmanagement (QM) kann hier spürbare Abhilfe schaffen. Es beendet das Dokumentenchaos, vermeidet unnötige Papierberge und reduziert die vorgeschriebenen Abläufe um ein Vielfaches.

Bürokratie ist ein bekanntes Übel in Arzt- und Zahnarztpraxen. Nun hat die Projektstudie „Mehr Zeit für Behandlung“ die Belastung der Praxen analysiert (siehe normenkontrollrat.bund.de ^[1]). Die dort veröffentlichten Zahlen sind für Behandler beängstigend, sowohl unter zeitlichem als auch unter finanziellem Aspekt. Sie sind aber im Wesentlichen durch unzeitgemäße sowie uneffektive, aber auch systemabhängige Arbeitsweisen bedingt.

Zahnärzte sind nach dem Sozialgesetzbuch V, Paragraf 135, verpflichtet, ein QM durchzuführen. Am 16. November 2016 ist zusätzlich die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitäts- und Organisationsmanagement in Kraft getreten.

Welche Ziele, Methoden, Grundelemente und Instrumente fordert der GBA?

Das Ziel eines QM liegt in der Qualität der Patientenversorgung durch fachliche Standards und gesetzliche beziehungsweise vertragliche Grundlagen. Der GBA fordert Effektivität, Effizienz und die Möglichkeit einer eigenen Ausgestaltung.

Die grundlegende Verantwortung und Wahl der Methodik bei der Einführung und Aufrechterhaltung eines QM liegt dabei klar bei der Praxisleitung. Die Führung durch die Praxisleitung bildet ein zentrales Grundelement. Dieses Grundelement wird durch Patienten-, Mitarbeiter-, und Prozessorientierung, sowie Kommunikation, Kooperation und Datensicherheit ergänzt.

Der GBA ^[2] fordert insgesamt 17 Instrumente, darunter auch ein Risikomanagement sowie klar definierte Patienteninformationen, die in der Praxis verpflichtend anzuwenden sind.

Wie sind die Richtlinien des GBA einzustufen?

Die verpflichtenden Richtlinien des GBA sind sehr hoch angesetzt und erfüllen (mit Ausnahme einer Managementbewertung) die Anforderungen der neuen DIN ISO Norm 9001:2015. Wer den wahren Nutzen von QM erkennt, die Vorteile für die eigene Praxis sieht und QM wirklich „leben“ will, wird den Patienten ein unvergleichliches Alleinstellungsmerkmal bieten.

Welches Resümee ziehe ich für meine Praxis?

QM bietet – richtig verstanden – Patienten eine neue Dimension von Praxisorganisation: Die Praxis ist gut organisiert, die Behandlungen aller Patienten optimal vor- und nachbereitet, die interne Kommunikation der Praxis hat hohen Stellenwert.

Schlüssel zu effektiver Praxisorganisation

Wer sich schwer tut mit dem Verständnis von QM und der Umsetzung in der Praxis, kann ganz einfach beginnen: Nehmen Sie sich einen Bereich der Praxis heraus, in dem Arbeitsabläufe wiederkehrend schlecht funktionieren. Lassen Sie für diesen Arbeitsbereich ein wenig Schriftlichkeit in Form einer Checkliste oder einer Arbeitsbeschreibung walten. Sie werden sich bald über die Zeit freuen, die Sie daraus für Ihre Patienten und für sich selbst gewonnen haben. Dies ist der Schlüssel zu effektiver Praxisorganisation. Lassen Sie so viel Schriftlichkeit walten, wie nötig und so wenig wie möglich.

Wie dokumentiere ich meine Praxisorganisation?

Um die Bürokratie auf das nötige Mindestmaß zu beschränken, ist der Einsatz eines professionellen QM-Systems, das eine moderne, zeitgemäße Arbeitsweise ermöglicht und bereits vollständige Inhalte bereitstellt, hilfreich.

Stimmige Arbeitsprozesse auf einen Blick

Ein einfach bedienbares, zeitsparendes und der DIN ISO Norm 9001:2015 entsprechendes QM-System sollte problemlos sichtbar machen, welche organisatorischen Prozesse durchlaufen und durchleuchtet werden müssen und auf einen Blick abbilden, welche Arbeitsprozesse in Ordnung sind und welche nicht.

Praxiserprobte Inhalte können individualisiert werden

Es gibt moderne QM-Systeme, die mit praxiserprobten Inhalten gefüllt sind und die sich von der Praxisleitung und den Beauftragten für QM sofort einsetzen lassen und individuell angepasst werden können. Diese werden von externen Fachleuten, ohne Zeitaufwand für Sie, immer aktuell gehalten, gerade wenn sich gesetzliche Grundlagen ändern oder die DIN ISO Norm neu aufgesetzt wird.

Platzraubende Ordner werden überflüssig

Zeitgemäße QM-Systeme bieten heute: Kinderleichte Bedienung, Zeitersparnisse, Effektivität und das Weglassen von platzraubenden QM-Ordnern. Diese modernen Systeme archivieren selbständig und erfüllen alle Richtlinien des geltenden Datenschutzes. Zeitgemäße QM-Systeme erinnern Sie an Aufgaben und Termine und verstauben nicht wie Ordner im Schrank!
Renate Maier, Freising

Die vismed. GmbH aus Freising bei München mit der Geschäftsleitung Renate Maier entwickelt sein rund 15 Jahren Erfolgskonzepte für Arzt- und Zahnarztpraxen sowie Dentallabore. Schwerpunkt der vismed.GmbH ist das Qualitätsmanagement. Darüber hinaus berät das Unternehmen Praxen und Dentallabore in Fragen der Außendarstellung wie Corporate Design, Marketing, Kundenbetreuung und -akquise oder Fragen der internen Organisation und Prozessoptimierung. Kontakt: vismed-qm.de [3]