Zeitmanagement: Alle Termine fest im Griff
Vollgestopftes Wartezimmer, murrende Patienten im Empfangsbereich und hektische Betriebsamkeit lassen zunächst auf eine voll ausgelastete Praxis schließen, doch honoriert wird dies vom Patienten nicht. Um einen gut organisierten Eindruck zu vermitteln, muss der Spagat zwischen optimal beschäftigtem Behandler und ruhigem Praxisablauf geschafft werden. Hier lohnt es sich, in ein EDV gesteuertes Zeitmanagementsystem zu investieren. Als Belohnung winken stressfreies Arbeiten und zufriedene Patienten. Welche Behandlungen sollen zu welchen Zeiten durchgeführt werden, mit welchem Zeitansatz wird eine „01“ geplant, welche zeitrelevanten Unterschiede bestehen zwischen einem neuen und einem Recall-Patienten? Ist bei gewissen Terminen die Anwesenheit eines Zahntechnikers gewünscht? Bei welchen Behandlungsarten sind Parallelversorgungen möglich? Sollen spezielle Leistungen nur an bestimmten Tagen erbracht werden?
Ein Meer von Fragen, doch gilt es zunächst, die Fülle von individuellen Parametern zu prüfen, die für die eigenen Praxisabläufe wichtig sind. Sind die Richtlinien definiert, kann eine EDV-gestützte Terminverwaltung komplette Praxisabläufe nach den spezifischen Vorgaben des Praxisinhabers steuern. Die Auslastung der gesamten Praxis wird optimiert und der tägliche Ablauf für alle Beteiligten stressfrei bewältigt.
Ein intelligentes Zeitmanagementsystem kann eine ganze Menge. So ist zum Beispiel die automatische Übernahme von Patientenwünschen zur Terminvergabe direkt aus dem Anamnesebogen möglich. Die Helferin hinterlässt einen hochprofessionellen Eindruck beim Patienten, wenn ohne langes Fragen bereits bei der Terminvergabe persönliche Wünsche oder auch Einschränkungen berücksichtigt werden.
Alle Termine auf einen Klick
Beeindruckend ist auch, Behandlungen mit Kettenterminen zu definieren, die in einem bestimmten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden müssen. Was per Hand eine Menge Blättern, Eintragen und Ausstreichen im Terminbuch bedeutet, lässt sich per elektronischem Terminmanagement blitzschnell und mit wenigen Mausklicks realisieren. Die Software sucht in Windeseile geeignete Termine zu passenden Zeiten beim richtigen Behandler heraus. Selbst wenn solch komplexe Kettentermine verschoben werden müssen, geschieht dies schnell und zuverlässig auf Knopfdruck. Das Personal in einer Praxis hat darüber hinaus eine Fülle von weiteren Terminen und fälligen Fristen zu koordinieren. Für ein gutes Zeitmanagementsystem kein Problem – es erinnert z. B. zuverlässig an gebotene Wartungsintervalle oder TÜV-Fälligkeiten von Geräten. Das System schickt automatisch zum passenden Zeitpunkt einen Hinweis inklusive aller erforderlichen Informationen an den entsprechenden Mitarbeiter.
Sind Erinnerungsfunktionen wie Mahnungen oder Rechnungen schreiben, Recall-Termine abstimmen, Steuertermine vereinbaren und vieles mehr als Aufgaben angelegt und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet, kann sogar zwischendurch eine Statusabfrage erfolgen. Dies ist eine schnelle, zuverlässige und gegebenenfalls auch diskrete Kontrolle, ob alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden.
Die Verwaltung der Mitarbeiterarbeitszeiten ist eine weitere sehr nützliche Funktion, auf die nicht verzichtet werden sollte. Wer hat wann Urlaub, Berufsschule oder gar selbst einen Arzttermin? All diese Informationen kann man der Mitarbeiterzeitverwaltung entnehmen, die in einer Softwarelösung enthalten sein sollte. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können individuell eingegeben werden, An- oder Abwesenheit des Personals ist über Kartenlesegeräte buchbar. Monatliche Journale geben zudem Übersicht und Kontrolle über alle Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der einzelnen Mitarbeiter.
Insgesamt kommen durch ein intelligentes Zeitmanagementsystem optimal verzahnte Praxisabläufe ohne Stillstand oder unnötige Kraftakte zustande. Vieles wird leichter und stressfreier für den Zahnarzt und sein gesamtes Team. Und im besten Fall lassen sich sogar zusätzliche Kapazitäten gewinnen.
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