Auswahl der richtigen Praxis-EDV

Praxisarchiv: Sprudelnder Datenquell statt platzintensiver Ablage
Während in der Vergangenheit die Organisation der Praxisarchive zeitraubend war und die Ablage mit den Jahren automatisch immer umfangreicher wurde, ermöglicht eine moderne Archivsoftware blitzschnellen Zugriff und lediglich Festplatten-Speicherkapazität. Viele kennen das Problem. Der moderne Praxisalltag läuft, doch wohin mit der Fülle der täglich entstehenden Patientendaten, Rechnungen, Röntgenaufnahmen, individuellen Dokumenten wie E-Mails, Faxen etc.? Per Mausklick speichern, aufrufen, einfach finden und schnell bearbeiten, das sind keine Zaubertricks, sondern beschreiben die Funktionsweise einer professionellen Archivsoftware.

Umfangreiche Verwaltungsaufgaben, die mit jeder neuen Verordnung zunehmen, lassen sich leicht in den Griff bekommen und Dokumente wie Bilder stehen jederzeit ohne langes Suchen zur Verfügung. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Personal- und Raumkosten. Und wer möchte nicht lieber von allen Arbeitsplätzen aus einen gleichzeitigen Einblick haben, anstatt seine Tätigkeit ständig zu unterbrechen? Unnötige Lauferei bei gleichzeitigem Stillstand während der Patientenberatung oder -behandlung fallen endlich weg, bringen Ruhe in den Praxisablauf und demonstrieren dem Patienten eine professionelle Organisation. Lange Aufbewahrungszeiten sind nicht hausgemacht.

Der Gesetzgeber gibt die Dauer der Archivierung digitaler Röntgenbilder vor, die bis zu 20 Jahren betragen kann. Eine Aufgabe, die bei herkömmlicher Ablage jede Praxis bereits nach wenigen Jahren aus den Nähten platzen lässt. Originaldateien und Bilder müssen zudem unveränderbar hinterlegt und die Verbindung zwischen Patient und Leistung zu jeder Zeit herstellbar sein. Und kaum ein Bereich entwickelt und verändert sich so rasant wie Software, die in immer mehr Geräten genutzt wird. Was tun, wenn nach einigen Jahren Aufbewahrungszeit wichtige Dateiformate veraltet sind, sich nicht mehr öffnen lassen? Diesem Schreckensszenario kann nur vorgebeugt werden, wenn der Hersteller der Archivsoftware garantiert, dass mit seinem Programm auch veraltete Datenformate jederzeit aufrufbar sind.

„State-of-the-art“ im Praxisbetrieb
Natürlich werden auch im Praxisalltag Bilder bearbeitet, verändert, weitere Ausschnitte angefertigt oder zum Vergleich nebeneinander angezeigt. Als neue Dateien abgespeichert, können auch diese Arbeitsschritte archiviert werden. So ist es möglich, einzelne Stufen längerer Behandlungsprozesse auch dem Patienten jederzeit visuell zu dokumentieren. Und das alles benötigt lediglich Festplatten Speicherkapazität, die deutlich weniger kostet als die Frontblende eines Karteischubfaches.

Teure High-Tech-Apparaturen verschiedener Hersteller, modernste Mikroskope, digitale Kameras und Röntgengeräte sind mittlerweile „State-of-the-art“ im Praxisbetrieb. Doch wie sieht es mit der Kompatibilität der Geräte aus? Was passt zusammen? Hier muss die Antwort lauten: moderne Archivsoftware ist zugeschnitten auf alle gängigen Fabrikate, Betriebssysteme und herstellerspezifischen Schnittstellen. Unabhängig von Datei-Standards und ganz gleich, ob es sich um digitales Röntgen, intraorale Kameras, Autoklaven oder weiteres Equipment handelt. Scannen, Drucken, Faxen oder Versand per E-Mail sind dabei selbstverständlich. Und auch die Datensicherheit kommt nicht zu kurz. Durch Speichern auf externen Datenträgern wird auch diesem wichtigen Aspekt im gesamten Workflow und bei allen Prozessen Rechnung getragen.

Eine zusätzliche EDV Spezialausbildung sollte – trotz aller bereits erwähnten High-Tech-Komponenten einer professionellen Archivsoftware – sowohl Zahnarzt als auch Praxispersonal erspart bleiben. Wichtiges Kriterium bei der Wahl ist daher auch eine bedienerfreundliche Oberfläche, die sich sowohl leicht verstehen und erlernen lässt und intuitives Arbeiten möglich macht.