Auswahl der richtigen Praxis-EDV

Qualitätsmanagement: Effizienz und Professionalisierung für die gesamte Praxis
Von Qualität wird oft gesprochen – sie wird überall verlangt, verbessert und erst recht im Gesundheitswesen vorausgesetzt. Doch was verbirgt sich hinter Schlagworten wie Qualitätsmanagement (QM) und Qualitätssicherung? Ist hier verantwortliche Eigenregie gefragt oder müssen umfangreiche Anforderungskataloge des Gesetzgebers angewandt und eingehalten werden? Nach dem Gesundheitsmodernisierungsgesetz (GMG) sind alle niedergelassenen Zahnärzte, die Patienten der gesetzlichen Krankenversicherungen behandeln, verpflichtet, ein QM-System in ihrer Praxis zu führen (s. Infokasten).

Eine Zertifizierung zum Beispiel nach ISO 9001:2000 wird vom Gesetzgeber nicht gefordert. Welche QM-Instrumente zur Erreichung dieser Zielvorgabe für seine Praxis die besten sind, entscheidet nach wie vor der Zahnarzt. Das sind zunächst einmal die Fakten. Doch was bedeutet Qualitätsmanagement eigentlich? Ein schwammiger Begriff, für den es noch immer keine einheitliche Definition gibt. Eine gängige Interpretation lautet „QM ist die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Überwachung der Qualität aller betrieblichen Leistungsprozesse und deren Verbesserung“.
Hierzu zählen auch Kundenzufriedenheit, Arbeitssicherheit, Rentabilität oder Umweltverträglichkeit.

Da für diese Leistungsprozesse auch bestimmte Geräte, Räumlichkeiten und entsprechend ausgebildetes Personal notwendig sind, gehören diese Bereiche unbedingt mit dazu. Das heißt, auch die Anschaffung von Geräten, die Gestaltung der Räumlichkeiten und die Einstellung bzw. Ausbildung von Personal wird nach bestimmten Vorgehensweisen geregelt, überprüft, verbessert und dokumentiert. Somit geht QM klar über Qualitätssicherung hinaus. Diese bezeichnet meist die Güte der Ergebnisse wie „organisatorische und technische Maßnahmen zur Gewährleistung einer entsprechenden Konzept- und Führungsqualität“.
Fakt ist auch – Definition hin oder her –, in einem immer stärker wettbewerbsgetriebenen Umfeld halten hohe Qualitätsstandards eine Praxis auf Dauer leistungsfähig. Nur sollten dabei Arbeitsabläufe nicht in einer Vielzahl von bürokratischen Regularien ersticken, sondern Struktur, Sicherheit und Ergebnisqualität mit sich bringen. Der Praxisinhaber, hauptberuflich Zahnarzt und nicht Manager, kann Unterstützung in der Implementierung effizienter und effektiver Praxisstrukturen gut gebrauchen. Doch wie implementiert man ein professionelles QM-System, ohne eigens einen QM-Beauftragen einzustellen?

QM ist mehr als optimierte Organisation der Praxisabläufe
Die Lösung liegt in einem intelligenten Software-Tool, das die Funktion eines QM-Assistenten übernimmt. Eine eigene, praxisspezifische QM-Dokumentation kann mit einem QM-Assistenten erstellt und auch gepflegt werden. Ob Checkliste, Verfahrens- und Arbeitsanweisung, Formblatt, Patientenbefragung und vieles mehr – in einem Textverarbeitungssystem mit entsprechenden Formatvorlagen werden die geforderten Dokumente einheitlich erstellt.

Eine netzwerkfähige Lösung ermöglicht jedem Mitarbeiter, direkt am Bildschirm seine persönlichen Nachrichten über QM relevante Termine und Aufgaben abzurufen. Versionsstände werden automatisch überwacht, schnelle Stichwortsuche und Wiedervorlagen gewährleisten, dass Neuerungen in Prozess- und Arbeitsanweisungen umgehend umgesetzt und Fristen nicht versäumt werden. Unsicherheiten oder gar Kompetenzgerangel im Praxisalltag entfallen, da Zuständigkeiten transparent geregelt sind. Praktisch sollte auch der Freigabe-Prozess sein: Entwürfe können mit einem Klick als geprüft gekennzeichnet, an der richtigen Stelle zentral auf einem Server gespeichert und sofort freigegeben werden.
Mit einem weiteren Tool zur Aufgaben- und Geräteverwaltung können sogar gerätespezifische Aufgaben nach Termin, Verantwortlichkeit oder Arbeitsplatz zugewiesen und in ihrem Status kontrolliert werden. Damit wird den gesetzlichen Richtlinien der Medizingeräteverwaltung zu Genüge nachgekommen. Das wirkt sich positiv auf die Motivation des gesamten Praxisteams aus, der Zahnarzt ist von zeitintensiven Routineaufgaben entlastet und kann sich wieder auf das Wesentliche, auf seine Patienten und das Behandeln, konzentrieren.