Erfolgreiche Praxisführung aus Sicht erfahrener Praxisinhaber – Ergebnisse eines Interviews

3. Controlling

Controlling ist unerlässlich. Foto: Gerd Altmann / pixelio.de

Als systematisches Steuerungs- und Kontrollinstrument ist ein betriebswirtschaftliches Controlling für eine erfolgreiche Unternehmensführung unumstritten. Controlling beinhaltet dabei nicht nur eine Betrachtung von Zahlen, sondern bezieht auch die Prozesse ein, die im Rahmen der Leistungserstellung wichtig sind. Fragt man Zahnärzte nach einer Definition für Praxiserfolg, so werden neben subjektiven Komponenten – wie die Zufriedenheit von Behandlern, Patienten und Mitarbeitern sowie Spaß an der Arbeit – immer auch der finanzielle Erfolg genannt. Finanzieller Erfolg ist aber nur festzustellen, wenn er gemessen werden kann. Controlling und eine betriebswirtschaftliche Kostenanalyse halten viele Zahnärzte zwar für erforderlich, möchten sich aber nicht damit belasten. Doch es hat sich gezeigt, dass sich die Einführung eines betriebswirtschaftlichen Kennzahlensystems durchaus lohnt.
Der erste Schritt, ein Praxiscontrolling einzuführen, ist schon damit getan, Ziele zu definieren (s. Abschnitt 1). Diese Ziele werden dann in Geldwert ausgedrückt, also in Umsatz-, Gewinn- und Liquiditätsprognosen übersetzt (Planzahlen). Um zu wissen, wie viele verschiedene Behandlungen nötig sind, um rentabel zu sein, sollte man alle anfallenden Kosten auflisten. Die meisten Interviewpartner halten eine direkte Kostenzuordnung durchaus für sinnvoll. Der Zahnarzt ist kein professionell geschulter Betriebswirt; trotzdem sollte er sich nach Ansicht vieler Interviewpartner die Mühe machen, ein Kennzahlensystem einzuführen – oder jemanden anderen damit zu betrauen. Viele freuen sich deswegen darüber, einen kompetenten Steuerberater an ihrer Seite zu haben. Eine betriebswirtschaftliche Kostenanalyse ist ein elementarer Bestandteil in Qualitätsmanagement- Systemen, die viele bereits in ihrer Praxis implementiert haben (s. Abschnitt 4, Prozesse/QM). Im Regelfall bedienen sich Praxisinhaber – wie sich in der Befragung gezeigt hat – der Kostenanalyse-Tools, die in der gängigen Praxis Software integriert sind.

Der Stundensatz gehört zu den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Foto: Benjamin Klack / pixelio.de

Für den Zahnarzt sinnvolle betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind beispielsweise Umsatzrendite, Stundenumsatz oder Personalkostenquote. Wie oben schon erwähnt, sind solche Auswertungsmöglichkeiten bereits in den meisten Computerprogrammen enthalten. Insbesondere eignen sich auch Vergleichsanalysen zwischen verschiedenen Quartalen oder Jahren wie z. B. Patienten-Neuzugänge, abgerechnete Privatleistungen, Anzahl bestimmter Behandlungen etc. Das macht natürlich erst Sinn, wenn schon Vergleichswerte vorhanden sind. Regelmäßige Kontrollen von Planzahlen mit den wirklich realisierten Zahlen sind ein Muss (Soll/Ist Abgleich), um Abweichungen und die Gründe dafür zu ermitteln und rechtzeitig gegenzusteuern. Um festzustellen, ob eine bestimmte Behandlung rentabel ist, halten es viele Interviewpartner für wichtig, auszurechnen, wie viel eine einzelne Behandlung insgesamt kostet. Einzubeziehen sind dabei das Zahnarzthonorar und die Kosten für Materialien, Personal und Labor. Viele der befragten Praxen gehen so vor, dass sie sich im Vorwege Gedanken darüber machen, wie hoch der Stundensatz sein muss, um wirtschaftlich zu sein. Eine minutengenaue Bewertung wird nur in äußerst seltenen Fällen durchgeführt. Wer sich mit diesen Zahlen beschäftigt, weiß auch, wie viel „Pufferzone“ beispielsweise für die Patientenberatung vorhanden ist. Patientenberatung ist zunächst einmal eine defizitäre Situation, die man aber in der Gesamtplanung berücksichtigen sollte. Schließlich kann ein erfolgreich durchgeführtes Beratungsgespräch entsprechende Einnahmen nach sich ziehen. Viele Praxisinhaber gaben an, darauf zu achten, dass die Behandlungen einen ausgeglichenen Mix aus lukrativen und weniger lukrativen Behandlungen darstellen. Auf diesem Weg bleibt das Gesamtspektrum finanziell attraktiv.