Viel mehr als Verschieben per Knopfdruck – Praxismanager Elmar Reubelt über modernes Terminbuchmanagement

Papierloses Arbteiten entwickelt sich auch in Zahnarztpraxen immer mehr zum Trend. Foto: Thomas Siepmann / pixelio.de

Papierloses Arbeiten ist ein Trend, der auch in Zahnarztpraxen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Besonders hilfreich sind moderne Softwarelösungen im administrativen Bereich der Praxis. In den vergangenen Jahren hat sich die Menge an Verwaltungs- und Dokumentationspflichten im zahnärztlichen Bereich vervielfacht. Der Beruf des Praxismanagers ist eine Antwort auf diese Entwicklung. Versiert im IT-Bereich und auch betriebswirtschaftlich und kaufmännisch fortgebildet hält er dem Praxischef idealerweise den Rücken frei, so dass dieser sich auf seine Aufgaben am Behandlungsstuhl konzentrieren kann.

Elmar Reubelt ist Praxismanager der Dentamedic-Praxen in Bad Neustadt an der Saale. Foto: DZW-tv

Elmar Reubelt ist vor 17 Jahren als Quereinsteiger in diesem vielseitigen Betätigungsfeld gelandet – und hat es bis heute nicht bereut (mehr über ihn auch in diesem Porträt und auf www.dzw-tv.de). Im Interview mit Yvonne Hasslinger, Mannheim, erzählt er, wie sich sein Arbeitsalltag durch den Einzug der Zahnarztsoftware verändert hat.

? Herr Reubelt, Sie arbeiten seit 17 Jahren als Praxismanager für die Dentamadic-Praxen in Bad Neustadt an der Saale. Inwiefern haben sich für Sie während dieser Zeit die Möglichkeiten im Planungs- und administrativem Bereich verändert, besonders im Hinblick auf moderne Praxissoftware?

Elmar Reubelt: Ich erinnere mich noch genau an die Situation zu Beginn meiner Tätigkeit als Praxismanager. Die Zeit, die die Mitarbeiterin an der Rezeption mit der Suche nach Karteikarten verbracht hatte, summierte sich ebenso wie die vielen Stunden, die die Quartalsabrechnung in Anspruch nahm. Wir mussten die Praxis dafür einen ganzen Tag schließen. Das ist heute undenkbar – auch wegen der finanziellen Einbußen. Die Quartalsabrechnung ist mit Hilfe einer guten Software in einer Stunde erledigt, und zwar im laufenden Betrieb.

Ein elektronisches Terminbuch erspart das lästige Suchen nach Karteikarten. Foto: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Wesentliche Verbesserungen hat auch das elektronische Terminbuch gebracht. Zuerst denkt man ja daran, dass Termine nun schnell per Knopfdruck gefunden werden können, aber die Veränderungen waren viel umfassender. Durch diese Software ist es jetzt beispielsweise möglich, an der Anmeldung auch serviceorientierte Mitarbeiter aus dem Hotelfach einzusetzen. Denn durch die Möglichkeiten, die das Programm bietet, brauchen diese Kräfte weniger Vorkenntnisse bei der Terminplanung.

Jeder Arzt kann individuell vorbestimmen, wie viel Zeit er für bestimmte Behandlungen braucht und diese Informationen im elektronischen Terminbuch hinterlegen. Die Mitarbeiter an der Anmeldung haben dann Zugriff auf diese Daten und können damit arbeiten.

Aber das digitale Terminbuch bringt noch weitere Vorteile: Zum Beispiel, dass der Patientenname anhand der Telefonnummer erkannt wird und direkt am Bildschirm erscheint. Lästiges Nachfragen oder Buchstabieren bei der Terminvergabe entfällt damit. Die Bedieneroberfläche muss natürlich übersichtlich sein.

Wir arbeiten mit dem Terminbuch von Dampsoft. Hier gefällt uns die farbliche Gestaltung, durch die jeder sofort sieht, um welche Art der Behandlung es sich bei einem eingetragenen Termin handelt. Wir setzen aber auch andere Möglichkeiten ein, die jüngere Patienten oder Geschäftsleute mit vollem Terminplaner zu schätzen wissen. Hierbei denke ich zum Beispiel an Terminerinnerung per SMS.

? Immer mehr Zahnärzte steigen auf ein elektronisches Terminbuchmanagement um, nicht nur weil lästiges Blättern entfällt. In welchem Umfang wird bei Ihnen in der Praxis das digitale Terminbuch auch für eine effektivere Planung genutzt?

Kein Blättern, kürzere Verweildauer der Patienten in der Praxis – die digitale Vernetzung spart Zeit und Nerven. Foto: Claudia Hautumm / pixelio.de

Reubelt: Wir benutzen seit zwölf Jahren ein digitales Terminbuch. Am Anfang mussten die Praxishelferinnen überzeugt werden, heute wollen sie es nicht mehr missen – aus ganz verschiedenen Gründen. Durch die digitale Vernetzung können zum Beispiel Termine schon im Behandlungszimmer gemacht werden. Der übliche Patientenstau an der Anmeldung gehört der Vergangenheit an. Insgesamt ist die Verweildauer der Patienten in der Praxis wesentlich kürzer.

Überhaupt können wir viel individueller auf Terminwünsche eingehen. Es gibt Patienten, die gerne nach den Mondphasen behandelt werden möchten. Bei Dampsoft ist dafür im Terminbuch eine Funktion vorgesehen. Auch das Verlegen von Terminen ist leichter, weil diese mit allen relevanten Daten und Verknüpfungen mit einem Mausklick auf den nächsten freien Tag verschoben werden können.

Darüber hinaus ist es auch möglich vorzugeben, dass bestimmte Behandlungsarten nur zu bestimmten Tageszeiten stattfinden. Arbeitsschritte, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, werden eher auf den Vormittag gelegt, während Beratungstermine oft am Ende der Sprechstunde eingeplant werden, damit sich keine nachfolgenden Termine verschieben. Unsere Ärzte greifen auch gerne auf die Option zurück, sich von außerhalb über ihr IPhone oder IPad in das Terminbuch einzuwählen und dieses einzusehen.

Zu guter Letzt ist auch eine parallele Terminvergabe von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus möglich. Von acht bis zehn Uhr haben wir immer einen Call-Place als zusätzliche Leitung zugeschaltet, weil wir in diesem Zeitrahmen die meisten Terminanfragen erhalten, auch von Schmerzpatienten. Technisch ist es sogar machbar, von einem Homeoffice-Platz aus Termine zu vergeben.

? Welche Rolle kann EDV Ihrer Meinung nach in der Zahnarztpraxis der Zukunft spielen?

Reubelt: In der Diagnostik sind heute durch digitales Röntgen oder DVT schon viele Vorgänge digitalisiert. Die nächsten Schritte, die Einzug in die Praxen halten werden, sind die digitale Abformung und Kiefergelenksvermessung. Eine Digitalisierung des kompletten Workflows ist vorstellbar, wodurch Fehler vermieden werden und eine Zeitersparnis eintritt. Auch bei der Beratung wird dieses Thema immer wichtiger werden. Schon heute gibt es Tools, die den Verlauf einer Behandlung und das spätere Ergebnis gut darstellen.

Seminar zu Führung und Personal – Techniken, Tipps und Tricks von guten Referenten

Spannende Impulsvorträge zu „Führung und Personal in der Zahnarztpraxis“ – Foto: Gerd Altmann / pixelio.de

Modernes Terminbuchmanagement fördert durch die Optimierung der Abläufe in der Praxis das Arbeiten im Team, funktioniert aber auch nur, wenn alle bereit sind, sich auf die Neuerungen einzulassen und an einem Strang zu ziehen. Gute Zusammenarbeit ist deshalb die Grundvoraussetzung dafür, dass Maßnahmen wie die Einführung von Zahnarztsoftware überhaupt greifen. Auch deshalb ist Mitarbeiterführung ein Thema, das stetig an Bedeutung gewinnen wird.

Die Opti Zahnarztberatung, eine Tochterfirma von Dampsoft, bietet im November Deutschlandweit Impulsvorträge zu „Führung und Personal in der Zahnarztpraxis“ an. Dabei geben die Referenten Dr. Rainer Lindberg, Dipl. Psychologe, und Christian Henrici, Geschäftsführer der Opti Zahnarztberatung GmbH, vielfältige Einblicke in die Welt der Personalführung und den richtigen Umgang mit Mitarbeitern und Kollegen.

Weitere Informationen unter www.opti-zahnarztberatung.de.

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