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So funktioniert die professionelle Praxisführung – Belegablage und Buchhaltung mit System

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Unübersichtliche Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Foto: Thomas Meinert / pixelio.de [2]

Zahnarztpraxen leiden unter der immer größer werdenden Papierflut, und die Arbeitsbelastung in der Praxisverwaltung nimmt ständig zu. Hinzu kommt die Entwicklung zu komplexeren Praxisstrukturen, die einerseits die Administration zusätzlich erschweren und andererseits ein erhöhtes betriebswirtschaftliches Informationsbedürfnis der Praxisinhaber zur Folge haben. Neue Praxen werden gegründet, und es bilden sich Praxiskooperationen mit mehreren Partnern und unterschiedlichen Rechtsformen, Zahnärzte werden angestellt und häufig wird in mehreren Standorten praktiziert. Da genügt es nicht mehr, den steuerlichen Jahresüberschuss der gesamten Praxis zu kennen, sondern es ergeben sich viele verschiedene Fragestellungen. Obwohl die Praxen ihre EDV-Systeme aufrüsten und ihre Abrechnungen online durchführen, stehen den Zahnärzten in der Regel für ihre Praxissteuerung keine geeigneten Managementinformationen zur Verfügung.

 

Schluss mit der Sucherei – durch ein optimiertes Belegmanagement
Meist werden die Belege mehrfach abgelegt und anschließend auch mehrfach erfasst. Hier ist es dringend notwendig, ganz im Sinne des Qualitätsmanagements vorzugehen und die Wege der einzelnen Belegarten (Lieferantenrechnungen, Patientenquittungen usw.) zu hinterfragen und sie dann neu festzulegen. Dabei stellt sich häufig heraus, dass viele Belege beziehungsweise Ausdrucke völlig überflüssig sind. Man arbeitet nach dem Motto: „ Das wurde schon immer so gemacht.“ Was früher einmal richtig und wichtig war, ist heute überholt, da neue EDV-gestützte Arbeitsweisen Tatbestände dokumentieren, die früher mühevoll in Ordnern abgeheftet wurden.

Tipp: Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen eine fast papierlose digitale Praxis.

 

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In vielen Praxen gibt es noch immer handschriftlich geführte Kassenbücher, obwohl man die Kasse zeitsparend und übersichtlich per EDV führen kann. Foto: Gerd Altmann / pixelio.de [2]

Zahlungsverkehr per EDV spart Zeit und Geld
Zahnärzte sind Freiberufler, und Freiberufler dürfen ihren steuerlichen Jahresüberschuss mit einer einfachen Überschussrechnung ermitteln. Dazu müssen in der Buchhaltung alle geflossenen Zahlungen aus Kasse und Bank erfasst werden.

In vielen Praxen gibt es noch immer handschriftlich geführte Kassenbücher, obwohl man die Kasse zeitsparend und übersichtlich per EDV führen kann. Die meisten Zahnarztsoftwareprogramme haben integrierte Kassenbücher, sodass die beim Patienten eingegebene Barzahlung sowohl in der Offenen-Posten-Liste als auch im Kassenbuch automatisch verbucht werden kann. Die Ausgaben können sehr einfach in einem EDV-Kassenbuch eingegeben werden. Die so erfassten Barzahlungen können als Datei in die Buchhaltung überführt werden, so dass eine nochmalige Eingabe im Steuerbüro entfällt.

Für die Erledigung der Bankzahlungen empfiehlt sich die Nutzung eines Onlinebanking-Programmes (wie StarMoney von der Apobank). Man kann den Weg zur Bank sparen, hat einen direkten Zugriff auf die Konten und kann Überweisungen von zu Hause oder der Praxis tätigen. Als Belohnung kommt es beim Zahlungsverkehr via Online-Banking zu einer enormen Ersparnis bei den Bankgebühren. Man hat einen kompletten Überblick über alle Praxisbankkonten und kann diese zudem noch in die Buchhaltung übernehmen, ohne dass sie noch einmal eingegeben werden müssen.

 

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Eine interaktive BWA hilft, die einzelnen Buchungen nachzuvollziehen. Foto: Gerd Altmann / pixelio.de [2]

Die gläserne Buchhaltung mit Hilfe einer interaktive BWA
Im Rahmen der Praxisbuchhaltung gibt es eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten, die dem Zahnarzt zeigen sollen, wo er mit seiner Praxis betriebswirtschaftlich steht. Aber ist das wirklich so? Kann ein Zahnarzt anhand einer BWA in Papierform genau erkennen, welche Einnahmen und Kosten sich dort im Einzelnen verbergen? Nein. Um seine Buchhaltung besser verstehen zu können benötigt er eine interaktive BWA (zum Beispiel in fibu-doc), die es ihm ermöglicht, alle Konten anzuklicken und bis zur einzelnen Buchung alles nachvollziehen zu können.

Es ist sinnvoll, die BWA monatlich kritisch anzuschauen und die Entwicklung mit Hilfe eines sinnvollen Periodenvergleichs zu analysieren. Daraus resultierend sollte eine Planrechnung erstellt und regelmäßig kontrolliert werden, ob sich die Praxiszahlen plankonform oder stark abweichend entwickelt haben.

 

Eine verständliche Liquiditätsrechnung schafft Klarheit
Häufig hört man Zahnärzte stöhnen: „Die Einnahmen und der Gewinn aus meiner Zahnarztpraxis sind sehr gut, aber trotzdem ist das Girokonto überzogen. Woran kann das liegen?“ Der steuerliche Jahresüberschuss laut BWA und die tatsächliche Liquidität sind nicht identisch. In der Buchhaltung werden zwar alle geflossenen Betriebseinnahmen und -ausgaben erfasst, aber es gibt Zahlungsabflüsse, die den steuerlichen Überschuss nicht beeinflussen, sehr wohl aber die Liquidität. Deshalb benötigt ein Zahnarzt zusätzlich zur BWA eine Liquiditätsübersicht, denn vom steuerlichen Jahresüberschuss gehen noch die Ausgaben für Anlagenzugänge (zum Beispiel Ausgaben für Einrichtungsgegenstände oder Geräte) ab, die gebuchten Abschreibungen werden wieder hinzu gerechnet und Tilgungszahlungen für Praxisdarlehen abgezogen. So ergibt sich der Entnahmeanspruch, den ein Zahnarzt hat. Werden darüber hinaus ebenfalls die privaten Steuer- und Versicherungszahlungen und die bereits getätigten Privatentnahmen abgezogen, erhält man die freie Liquidität.

 

Besonderheiten bei Berufsausübungsgemeinschaften (BAG)

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Jeder Partner kann die Höhe seines Gewinnanteils sehen – und weiß, wie viel Geld er entnehmen darf. Foto: S. Hofschläger / pixelio.de [2]

Besonders wichtig ist es für BAGs, monatlich eine BWA und eine Liquiditätsrechnung pro Partner zu haben.

Dies kann mit einer Gewinnverteilungsrechnung erfolgen. Dort kann jeder Partner sehen, wie hoch sein Gewinnanteil ist und wie viel Geld er noch entnehmen darf.

 


Vorgehensweise

Viele Zahnärzte leiden unter dem großen Verwaltungsberg und sehnen sich nach mehr Klarheit bei den Praxiszahlen. Unsere Empfehlung lautet:

 


Im ersten Schritt
sollten die Bereiche

überdacht und neu organisiert werden. Das spart Arbeitszeit in der Praxisverwaltung, die dann für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

 

Im zweiten Schritt sollte man die Buchhaltung etwas genauer unter die Lupe nehmen und folgende Aspekte überprüfen:

Machen Sie ihre Praxiszahlen transparent, wir helfen Ihnen dabei.
Monika Brendel, Hünstetten

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Diplomkauffrau Monika Brendel, fibu-doc Praxismanagement GmbH, berät Zahnärztinnen und Zahnärzte bei der Erstellung von Konzepten und in Seminaren.
Ihre Schwerpunkte sind Gewinnverteilung in Praxiskooperationen und Praxiscontrolling.

Seminar „Praxiscontrolling für die Zahnarztpraxis“

Am Freitag, 19. Oktober 2012, findet in der Haranni Academie in Herne das Seminar „Praxiscontrolling für die Zahnarztpraxis“ statt.

In der Zeit zwischen 10 und 17 Uhr erfahren die Teilnehmer alles Wissenswerte zu den Themen Wirtschaftlichkeit, Entlastung, Sicherheit (Liquidität) und Unabhängigkeit.

Preis:
189 Euro, Begleitpersonen zahlen 129 Euro.

Kontakt und Anmeldung:
zfv – Zahnärztlicher Fach-Verlag, Mont-Cenis-Str. 5, 44623 Herne, Tel.: (02323) 593141, Fax: (02323) – 593155, Web: www.zfv.de [7], E-Mail: info@zfv.de [8]

Anmeldeschluss: 4. Oktober 2012

Einen spannenden Vortrag von Monika Brendel zum Thema „Gewinnverteilung und Liquiditätsrechnung in Praxiskooperationen“ von der IDS 2011 sehen Sie übrigens auf DZW-tv! [9]