In sieben Schritten zum perfekten Team – passende Mitarbeiter finden, an die Praxis binden und den Team-Zusammenhalt stärken

Verena Faden

Es ist wichtig, sich Gedanken über Rekrutierung von Fachpersonal und dessen Auswahl zu machen. Noch wichtiger allerdings ist es, sich zunächst selbst die Frage zu beantworten, was einen zu einem attraktiven, interessanten Arbeitgeber macht. Warum sollte sich eine Bewerberin oder ein Bewerber für Ihre Praxis entscheiden? Was haben Sie, was all die anderen nicht haben?   Machen Sie sich als Arbeitgeber interessant, und achten Sie darauf, dass Ihre Vorzüge nicht nur als Philosophie schick auf der Internetseite stehen, sondern dass sie auch gelebt werden. Die (Arbeits-)Welt ist klein, deshalb spricht es sich schnell sich herum, bei welcher Zahnärztin oder welchem Zahnarzt man gern arbeiten möchte – oder lieber nicht. Gerade in ländlichen Gegenden ist dies von großer Bedeutung. Ihr Ruf als Chefin oder Chef lässt sich beispielsweise daran messen, wie viele Initiativbewerbungen Sie in Ihrem Schreibtisch für den Bedarfsfall liegen haben.

Gutes Personalmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg. Aber etwa 90 Prozent aller Teilnehmer in meinen Vorträgen beschreiben die Auseinandersetzung mit Personalfragen als größten Energieräuber. Viele Führungskräfte fragen sich, woher sie neben ihrer Kernarbeit auch noch die Zeit für die Anforderungen des Personalmanagements nehmen sollen. Doch genau diese Zeit ist gut investiert, denn schlechtes Personalmanagement ist der weitaus größere Zeitfresser. Einige innovative Praxen stellen einen festen oder externen Personalmanager ein. Auch Fachkurse zum/zur IHK-zertifizierten Personalmanager/in für zahnmedizinisches Fachpersonal und Praxisinhaber werden inzwischen auf dem Ausbildungsmarkt angeboten (zum Beispiel www.dfa-heilwesen.de). Diese Maßnahmen lohnen sich aus meiner Sicht als Praxisberaterin und Mediatorin vielfach.

Schritt 1: Ein klares Anforderungsprofil erstellen
Bevor Sie sich dann der Personalsuche widmen, erarbeiten Sie sich ein differenziertes Anforderungsprofil. Hier legen Sie – vielleicht teilweise sogar gemeinsam mit Ihrem Team – fest, welche Eigenschaften Ihre neue Mitarbeiterin konkret mitbringen soll: Welche Fähigkeiten sind erforderlich und welche nicht? Wie viele Wochenstunden soll gearbeitet werden, und welchen Spielraum sehen Sie bei der Vergütung? Klären Sie diese Dinge im Vorfeld! Wie wollen Sie sonst die Richtige finden?

Schritt 2: Eine Stellenausschreibung formulieren
Wenn das Anforderungsprofil erstellt ist, geht es daran, eine Stellenausschreibung zu formulieren. Konzentrieren Sie sich hierbei auf die Besonderheiten Ihrer Praxis, und verzichten Sie auf Allgemeinplätze. Fokussieren Sie sich darauf, was gerade Sie als Arbeitgeber besonders interessant macht. Ganz wichtig: Achten Sie sehr genau auf die Vorgaben des Gleichbehandlunggesetzes. Sie ersparen sich so eine Menge Ärger.

Schritt 3: Stellenanzeige aufgeben und Suche starten
Meist denkt man bei der Suche nach Fachpersonal an Anzeigen in der Tageszeitung oder an die Agentur für Arbeit. Printanzeigen sehe ich als als Personalvermittlerin eher weniger erfolgversprechend, es sei denn, Sie suchen nach einer Fachkraft, die neue Medien scheut. Um beachtet zu werden, reicht meist eine Anzeige nicht, mehrere Anzeigen werden schnell teurer. Auch können Sie die Agentur für Arbeit einbeziehen – Arbeitsuchende wie Arbeitslose suchen dort oder in Kooperationsportalen wie www.meinestadt.de nach vakanten Stellenangeboten.
Wie steht es mit Ihrer eigenen Internetpräsenz? Gibt es hier eine Rubrik „Jobs“? Nutzen Sie das Netzwerk Ihrer eigenen Patienten, indem Sie einen Aushang oder eine Info im Wartezimmer aushängen. Vielleicht haben Sie ja sogar eine Patientin, die Sie ansprechen könnten. Wie ist es mit Berufsschulen? Stehen Sie hier mit den Lehrern in Kontakt? Haben Sie eine Fanpage bei Facebook? Zugegeben, das soziale Netzwerk ist Geschmacksache. Doch wenn man bedenkt, dass Ihre Zielgruppe hier am stärksten vertreten ist, ist es vielleicht nicht die schlechteste Idee, dort nach Verstärkung zu suchen.

Schritt 4: Das Sichten der Bewerbungen
Wenn Bewerbungen eingehen, spricht es für Ihre Praxis, wenn Sie den Bewerberinnen und Bewerbern in einem kurzen Brief mitteilen, dass die Unterlagen angekommen sind und wie der Bewerbungsprozess nun weiterläuft. Achten Sie auch hier wieder darauf, jegliche Diskriminierung zu vermeiden.
Entlasten Sie sich und übertragen Sie einer kompetenten Mitarbeiterin die erste Auswahl der Bewerber. Wenn Sie wünschen sogar so weit, dass Sie erst zum Bewerbungsgespräch der zwei bis drei in die engere Wahl gekommenen Kandidaten dazukommen. Die Kriterien für die Auswahl haben Sie ja größtenteils über das Anforderungsprofil selbst festgelegt.

Schritt 5: Die Bewerberauswahl
Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob Sie die Bewerber primär nach fachlichen oder persönlichen Kompetenzen auswählen. Sind Sie der Ansicht, dass man alles lernen kann, wenn man nur will, und es hauptsächlich darauf ankommt, dass die Chemie stimmt? Selbstverständlich werden Sie kein Greenhorn einstellen. Aber glauben Sie mir: Nur auf Fachkompetenz zu setzen, führt auch nicht immer zum gewünschten Erfolg.

Schritt 6: Feedback
Herzlichen Glückwunsch, nun haben Sie sich für eine Kandidatin entschieden.
Jetzt kommt die Kür: die Einarbeitungsphase. Nutzen Sie diese, um sich besser kennenzulernen, Missverständnisse erst gar nicht aufkommen zu lassen und so den Grundstock für ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis zu schaffen, das lange und erfolgreich funktioniert. Bereits nach drei, zehn und 100 Tagen sollten Sie Feedbackgespräche vereinbaren, um den Einarbeitungsplan zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Schritt 7: Mitarbeiterkultur etablieren
Steht Ihr Team, integrieren Sie eine Lob- und Feedbackkultur, regelmäßige Teammeetings, Mitarbeiter- und Zielgespräche sowie eine leistungsgerechte Bezahlung. Konkret meine ich damit eine zielorientierte Entlohnung, die transparent und nachvollziehbar ist und eben nicht nach Verhandlungsgeschick der Mitarbeiter oder gar nach Gefühl verteilt wird. Als Leitfaden für nachhaltige Motivation empfehle ich Ihnen die Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg. Sie bietet Ihnen eine Palette von Maßnahmen, die Mitarbeiter zufriedenstellen und sie somit dauerhaft an Sie und Ihre Praxis binden.

Mit diesen Personalmanagement-Modulen sind Sie vielen Praxen einen Schritt voraus. Ihre Mitarbeiter werden die klare Führung und die Verlässlichkeit schätzen.
Verena Faden, Konstanz

Zu unserer Autorin:
Verena Faden arbeitet seit mehr als zehn Jahren als Dozentin, Mediatorin und Praxisberaterin. Diverse Formulare, zum Beispiel zum Anforderungsprofil einer Praxis, zu den Vorgaben des Gleichbehandlungsgesetzes oder zu den Kriterien, die bei der Auswertung von Bewerbungsmappen hilfreich sind, können Interessenten bei der Autorin anfordern.

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