Erfolgreiches Praxiscontrolling: Zeit und Geld sparen durch einfache Praxisführung mit System

Immer mehr Zahnärzte klagen über den enormen Druck, der auf ihren Schultern lastet. Die sich ständig wandelnden externen Rahmenbedingungen erfordern ein schnelles und effizientes Handeln in der Praxis. Wollen sie doch eigentlich nur ihre Patienten behandeln, wird genau dies wegen der hohen Arbeitsbelastung in der Praxisverwaltung immer schwieriger umzusetzen. Als Unternehmer hat der Zahnarzt zudem eine Vielzahl an Aufgaben. Er ist nicht nur der Mediziner, er trägt ebenfalls die Verantwortung für die Personalführung, das Marketing und die Finanzen.

Immer mehr Zahnärzte, ganz gleich, ob sie Inhaber einer Einzelpraxis oder Partner einer Praxiskooperation sind, haben das Bedürfnis nach vereinfachten Arbeitsprozessen sowie nach mehr Klarheit und Transparenz. Insbesondere in komplexeren Praxiskooperationen mit mehreren Partnern, angestellten Zahnärzten, verschiedenen Bereichen und sogar teilweise mehreren Standorten steigt das Informationsbedürfnis. Im Vergleich zu früher reicht es heute nicht mehr aus, nur den steuerlichen Jahresüberschuss der gesamten Praxis zu kennen.

Für eine einfache und zielgerichtete Praxisführung mit System ist es unerlässlich, dass jeder Praxisinhaber sowohl die Entwicklung der eigenen Praxiszahlen sehr genau beobachtet, als auch interne und externe Vergleichsmöglichkeiten nutzt. Viele Zahnärzte wissen jedoch nicht, welche Informationsquellen ihnen für die Praxissteuerung zur Verfügung stehen und wie sie diese sinnvoll für ihr Praxiscontrolling verwenden können.

Als Hauptinformationsquellen dienen die ohnehin vorhandene Zahnarztsoftware sowie die Buchhaltung. Die Praxisbuchhaltung sollte dem Praxisinhaber den Gesamterfolg der Praxis übersichtlich darstellen. Zusätzlich zu den Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) zur Erfolgsbetrachtung der gesamten Praxis sollte das Controlling auch die Daten für eine Erfolgsanalyse der verschiedenen Standorte, Praxisbereiche und sogar der einzelnen Leistungserbringer zur Verfügung stellen. Hierzu müssen Daten aus der Statistik der Zahnarztsoftware mit den Zahlen aus der Buchhaltung so kombiniert werden, dass man mittels einer Verteilungsrechnung die gewünschten Controlling-Informationen erhält. Eine zeitnahe und aussagekräftige Buchhaltung ist demzufolge die Grundlage für mehr Klarheit bei den Praxiszahlen.

Optimierung des Belegmanagements
Um ein zeitnahes Erstellen der Buchhaltung zu ermöglichen, muss zunächst das Belegmanagement optimiert werden. Meist werden Belege mehrfach abgelegt und anschließend auch mehrfach erfasst. Um zeit- und kostenintensive Mehrfachbearbeitung und unnötige Sucherei zu vermeiden, sollte man die Arbeitsweise etwas genauer unter die Lupe nehmen. Prozesse, die in der Vergangenheit optimal gestaltet wurden, sind heute vielleicht überholt, da eine neue, EDV-gestützte Arbeitsweise Abläufe dokumentieren kann, die zuvor manuell erfasst werden mussten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen eine fast papierlose digitale Praxis.
Unser Tipp: Installieren Sie in Ihrer Praxis eine direkte und zielgerichtete Belegablage für eine zeitnahe und korrekte Buchhaltung.

Zahlungsverkehr per EDV
Da Zahnarztpraxen für die steuerliche Gewinnermittlung lediglich eine einfache Überschussrechnung benötigen, genügt es, in der Buchführung die geflossenen Zahlungen aus Kasse und Bank zu dokumentieren. Viele Praxen arbeiten bereits mit einem zeitsparenden und übersichtlichen EDV-Kassenbuch der Zahnarztsoftware und haben damit schon alle Barzahlungen erfasst. Dieses kann meist direkt in die Buchhaltung übernommen werden, sodass eine nochmalige Eingabe im Steuerbüro entfällt.
Sind also die Kassenzahlungen dokumentiert, fehlen nur noch die Bankzahlungen. Hier empfehlen wir die Nutzung von Online-Banking. Es spart nicht nur Zeit, da Sie Überweisungen direkt aus der Praxis tätigen können, Sie sparen ebenfalls Geld durch den Wegfall von Überweisungsgebühren. Darüber hinaus haben Sie, analog zum Kassenbuch, die Möglichkeit, die Bankzahlungen automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen.
Tipp: Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung durch Übernahme der Zahlungsvorgänge aus einem EDV-Kassenbuch und dem Online-Banking – ganz ohne Eingabearbeit.

Die gläserne Buchhaltung
Häufig wird die Buchhaltung im Steuerbüro mühevoll erstellt, um den steuerlichen Jahresüberschuss zu ermitteln. Dem Zahnarzt jedoch nutzt sie wenig, da er die dort verwendeten Begriffe und Zahlenzusammenstellungen nicht verstehen kann. Er benötigt eine gläserne Buchhaltung, die es ihm ermöglicht, sich in kurzer Zeit einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Die Buchhaltungszahlen sollten dem Zahnarzt per EDV zur Verfügung stehen, so dass er sie sich jederzeit sowohl in der Praxis als auch zu Hause anschauen kann. Die Auswertungen sollten interaktiv sein, sodass er vom groben Überblick über die Ansicht der Summen der einzelnen Buchführungskonten bis hin zur Kontrolle der Einzelbuchungen alles nachvollziehen und überprüfen kann.

Der verwendete Kontenrahmen sollte zahnarztspezifisch sein, das heißt, die Buchhaltung sollte auf der Basis des Datev-Spezialkontenrahmens SKR 80 erstellt werden.
Bei den Praxiseinnahmen genügt es, wenn sie in der Buchhaltung nach Mittelherkunft (Einnahmen KZV, Einnahmen Patienten, Einnahmen Abrechnungsgesellschaft etc.) gebucht werden. Eine Ausnahme bildet hier lediglich das umsatzsteuerpflichtige Eigenlabor. Eine Aufteilung der Einnahmen nach Leistungsarten ist unsinnig, da man diese Informationen den Zahlungen überhaupt nicht entnehmen kann. Hinzu kommt die Tatsache, dass die Statistik der Zahnarztsoftware eine differenzierte Übersicht der erbrachten Einnahmen nach Leistungsarten ermöglicht.

Es muss unbedingt geklärt sein, ob eine Praxis umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Denn nur so kann ein vorteilhafter Vorsteuerabzug und die Nutzung der aufzuteilenden Vorsteuer gewährleistet werden.

Aus der monatlichen Buchhaltung ergibt sich eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (= BWA), die regelmäßig mit vorhergehenden Perioden verglichen und auf das komplette Kalenderjahr hochgerechnet werden sollte. Eine Planrechnung hilft bei der Steuerung der Praxis.

Die Liquiditätsrechnung sollte stets zeigen, welcher Betrag erwirtschaftet wurde, wie viel Geld davon für Anlagenkäufe und Darlehenstilgungen verwendet wurde beziehungsweise privat entnommen wurde und wie hoch der aktuelle Saldo auf den Finanzkonten ist.

Unser Tipp: Sorgen Sie für eine transparente Buchhaltung, damit Sie immer den Überblick und Ihr gutes Gefühl behalten.

Haben Sie die Grundlagen für eine klar strukturierte Buchhaltung bereits gelegt? Dann kann es mit der Analyse Ihrer Praxiszahlen losgehen. In der DZW-Ausgabe 47/12 stellen wir Ihnen ein Kennzahlensystem vor, mit dessen Hilfe Sie Klarheit in Ihre Praxiszahlen bringen.

Monika Brendel, Diana Brendel, Hünstetten

Dipl.-Kauffrau Monika Brendel, Gründerin der Fibu-doc Praxismanagement GmbH, war nach ihrem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Frankfurt am Main zunächst in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und in einem Steuerbüro tätig, wo sie bereits ihren Fokus auf das Gesundheitswesen legte. Ein Aufbaustudium der Wirtschaftspädagogik folgte, das sie auf ihre anschließende Tätigkeit in der Berufsschule vorbereitete. Durch die permanente Nähe zur Gesundheitsbranche erkannte sie den Bedarf eines Buchhaltungskonzepts, das sie seitdem permanent weiterentwickelt und das mittlerweile um ein Controllingkonzept ergänzt wurde.
Monika Brendel kann auf mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Beratung von Arzt- und Zahnarztpraxen zurückblicken. Schwerpunkte sind die Beratung von Arzt- und Zahnarztpraxen in den Bereichen Controlling und Praxissteuerung, die Unterstützung bei der Konzeptentwicklung und Gewinnverteilungsberatung für Praxiskooperationen. Sie führt zudem Seminare Zahnärztekammern, Kassenzahnärztliche Vereinigungen und Verbände durch.

Diana Brendel, M.Sc. International Management, arbeitete nach ihrem Studium an der International School of Management in Dortmund (Bachelor of Arts Tourism & Event Management) und der ESADE Business School, Barcelona, Spanien (Master of Science International Management) zunächst als Junior Consultant in den Bereichen Asset Management, Advisory Services und Development für eine internationale Hotelberatungsgruppe. Seit 2012 unterstützt sie das Beratungsteam der Fibu-doc Praxismanagement GmbH.