Erfolgreiches Praxiscontrolling: Klarheit durch Analyse Ihrer Praxiszahlen

Die Zahlen im KZBV-Jahrbuch zeigen ganz deutlich, dass sich die Erfolgsstruktur der deutschen Zahnarztpraxen in den vergangenen Jahren stark verändert hat. Lagen früher die meisten Praxen mit ihrem steuerlichen Jahresüberschuss noch rund um den Median (Durchschnittseinkommen), kann man in den vergangenen Jahren erkennen, dass es immer mehr erfolglose, aber auch immer mehr sehr erfolgreiche Praxen gibt.

Sowohl für Praxen, deren Gewinne tendenziell sinken und die mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen haben, als auch für Erfolgspraxen mit gegebenenfalls mehreren Standorten und angestellten Zahnärzten, wird es zunehmend wichtiger, die Praxiszahlen etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Meist kontrollieren Zahnärzte ihren Erfolg ausschließlich anhand der Leistungsstatistik aus der Zahnarztsoftware. Dies ist grundsätzlich in Ordnung, denn wenn die Einnahmen nicht stimmen, kann die Praxis auch nicht erfolgreich sein.

Da die Kostenseite in dieser Betrachtung jedoch völlig außer Acht gelassen wird, ist es sinnvoll, die Analyse der Praxiszahlen anhand von Kennzahlen aus der Buchhaltung, also die Betriebswirtschaftliche Auswertung (= BWA-Kennzahlen) und dem Praxiscontrolling (= Kennzahlen aus der Profitcenterrechnung) durchzuführen.
Um sich selbst besser einschätzen zu können, ist es wichtig, die Entwicklung der eigenen Praxis im Zeitablauf zu betrachten und diese mit anderen Praxen zu vergleichen. Dabei stehen die im Folgenden erläuterten Fragen im Vordergrund.

Steigt Ihr steuerlicher Jahresüberschuss?
Steigen in der Praxis die Honorareinnahmen, führt dies nicht automatisch auch zu einer Steigerung des steuerlichen Jahresüberschusses. Die Kosten der „modernen“ Praxis steigen häufig schneller als die Einnahmen, was mehrere Ursachen haben kann. Deshalb empfehlen wir, mindestens einmal jährlich ein Kostenscreening durchzuführen, damit vermeidbare Ausgaben erkannt und zukünftig gesenkt werden können.

Periodenvergleiche der BWA (= Betriebswirtschaftlichen Auswertung) helfen, die Entwicklung der Einnahmen, der Ausgaben und des Gewinns im Zeitablauf zu verfolgen. Zusätzlich sollte beachtet werden, dass es sich bei der zahnärztlichen Buchhaltung um eine einfache Überschussrechnung handelt, in der nur die geflossenen Zahlungen berücksichtigt werden. Wer also Zahlungsvorgänge verschiebt, indem er Lieferantenrechnungen nicht oder stark verspätet zahlt oder Patientenrechnungen ins neue Jahr verschiebt, muss wissen, dass dies Auswirkungen auf den Informationsgehalt der Buchhaltung hat.

Tipp: Überprüfen Sie die Entwicklung Ihres steuerlichen Jahresüberschusses anhand einer Mehrjahrestabelle.

Kennen Sie Ihre Gesamteinnahmenrentabilität?
Die absoluten Zahlen in der BWA erlauben zwar eine Interpretation des Praxiserfolgs, sie eignen sich jedoch weder für einen internen noch für einen externen Praxisvergleich. Um eine Vergleichsbasis zu schaffen, ist es sinnvoll, Kennzahlen zu bilden. Die schnellste und am einfachsten zu ermittelnde Kennzahl ist die Gesamteinnahmenrentabilität einer Praxis. Sie zeigt den prozentualen Anteil des Gewinns an den Gesamteinnahmen (Beispiel 1 s. u.).

Die Rentabilität ist ein guter Vergleichsmaßstab, kann jedoch nicht isoliert betrachtet werden. Sie zeigt, wie gut die Relation zwischen Gewinn und Einnahmen ist. Hat eine Praxis zum Beispiel einen durchaus guten Gewinn, kann eine schlechte Rentabilität ein Indiz dafür sein, dass hier zu viel Leistung für den Erfolg erbracht werden muss. Umgekehrt kann es möglich sein, dass eine Praxis mit einer überdurchschnittlich guten Rentabilität einen unzureichenden Gewinn erzielt.

Tipp: Liegt Ihre Rentabilität unter 20 Prozent, sollten Sie dringend aktiv werden.

Wie hoch sind Ihre Kostenkennzahlen?
Um einschätzen zu können, ob die eigene Kostenstruktur in einer gesunden Relation zu den Einnahmen steht, empfehlen wir die Bildung von Kostenkennzahlen. Hierfür werden die einzelnen Kostenpositionen (zum Beispiel Materialkosten, Raumkosten, Gerätekosten etc.) in Relation zu den Gesamteinnahmen gesetzt.

Tipp: Sie können diese Zahlen monatlich von Ihrem Steuerberater erhalten oder aus der eigenen Buchhaltung entnehmen (zum Beispiel BWA-Kennzahlen in Fibu-doc).

Besteht eine gesunde Relation zwischen Einnahmen und Personalkosten?
Da die Personalkosten mit großem Abstand der größte Kostenblock sind, ist es besonders wichtig, die Personalkostenkennzahl regelmäßig zu kontrollieren. Achtung: Häufig werden die Personalkosten in Relation zu den Gesamtkosten dargestellt, was zu einem verzerrten Ergebnis führen kann. Wir halten es für zielführender, wenn die Personalkostenkennzahl die Relation der Personalkosten zu den Gesamteinnahmen darstellt (Beispiel 2).

Tipp: Liegen Ihre Personalkosten höher als 30 Prozent der Einnahmen, sollte dringend eine Personalkostenanalyse durchgeführt werden. (Dies kann zum Beispiel mit der Profitcenterrechnung in der Buchführungs- und Controllingsoftware Fibu-doc erfolgen, indem die Buchhaltungszahlen aus dem Steuerbüro importiert und in der Software ausgewertet werden.)

Kennen Sie den Erfolg beziehungsweise die Stundensätze Ihrer einzelnen Praxisbereiche und den Erfolg der einzelnen Standorte?
Alle bisher genannten Kennzahlen können aus der Buchhaltung gebildet werden und beziehen sich auf die gesamte Praxis. Das Gleiche gilt für alle Stundensatzberechnungen, die in der Regel auf der Basis der Gesamtzahlen der Praxis errechnet werden. Somit wird bei allen herkömmlichen Berechnungen nicht oder nur unzureichend berücksichtigt, dass es immer mehr Praxen gibt, die auch Prophylaxeleistungen anbieten oder ein Eigenlabor haben, die Zahnärzte anstellen und sogar mehrere Standorte gründen.

Da es nicht möglich ist, diese Aufteilung in der Buchhaltung korrekt durchzuführen, kann eine Aufteilung in verschiedene Praxisbereiche (zum Beispiel Behandlung, Prophylaxe und Labor) nur mithilfe einer Profitcenterrechnung (zum Beispiel in Fibu-doc) durchgeführt werden. Die Profitcenterrechnung zeigt den Erfolg der einzelnen Praxisbereiche und Standorte. Es werden die Einnahmen, die Ausgaben und der Gewinn pro Stunde und die Rentabilitätskennzahl pro Praxisbereich dargestellt. So kann der Praxisinhaber sehr schnell erkennen, ob alle Praxisbereiche erfolgreich arbeiten beziehungsweise in welchem Bereich oder Standort Probleme liegen.

Tipp: Es genügt nicht, den Stundensatz der gesamten Praxis zu kennen. Hier sollte eine Differenzierung nach Praxisbereichen erfolgen.

Schaffen Sie sich mehr Überblick, indem Sie Ihre Belegorganisation verbessern, eine gläserne Buchhaltung anstreben und den Erfolg Ihrer gesamten Praxis sowie den der einzelnen Praxisbereiche und der verschiedenen Standorte regelmäßig anhand von Kennzahlen analysieren.

In der DZW-Ausgabe 48/12 zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe einer verständlichen Liquiditätsrechnung mehr Planungssicherheit gewinnen können.

Monika Brendel, Diana Brendel, Hünstetten

(wird fortgesetzt)

Beispiel 1

Einnahmen-Überschuss 125.036 Euro*
Gesamteinnahmen 392.300 Euro*
= 0,319 ( 100) = 31,9 Prozent*

Aussage: 31,9 Prozent* der gesamten Einnahmen sind Gewinn.

*Zahlen: KZBV Jahrbuch 2011

 

Beispiel 2

Personalkosten 90.279 Euro*
Gesamteinnahmen 392.300 Euro*

= 23 Prozent*

Aussage: 23 Prozent* der Gesamteinnahmen werden für Personalkosten ausgegeben.

*Zahlen: KZBV Jahrbuch 2011