Elektronische Rechnung: Zehn Punkte, die Sie beachten müssen

Eine Checkliste des Bitkom gibt Hilfestellung bei der Erstellung der elektronischen Rechnung. (© Andrey Popov/fotolia)

Eine Checkliste des Bitkom gibt Hilfestellung bei der Erstellung der elektronischen Rechnung. (© Andrey Popov/fotolia)

Zahnärzte verschicken bekanntermaßen Rechnungen. Im Trend liegen elektronische Rechnungen. Doch bei der Rechnungserstellung müssen gewisse Dinge beachtet werden. Die wichtigsten zehn Punkte im Überblick.

Auf der Festplatte gesichert statt in den Aktenschrank einsortiert: Elektronische Rechnungen werden einfach erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Ein weiterer Vorteil: Hohe und lästige Papierstapel erübrigen sich, denn man kann sich digital drum kümmern. „Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, so Frank Früh, Experte beim Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

Fragen zur elektronischen Rechnung

Dennoch stehen Chefs und manchmal auch ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern?

„Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh. Doch auch Vorschriften wie Pflichtangaben, Aufbewahrungsfristen oder Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt ein neuer vom Bitkom herausgegebener Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Zehn  Regeln im Überblick

  • Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
  • Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
  • Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
  • Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
  • Jede Rechnung muss lesbar sein.
  • Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
  • Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
  • Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
  • Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
  • Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Der Bitkom stellt die zehn Regeln für elektronische Rechnungen kostenfrei als PDF-Dokument auf seiner Webseite zur Verfügung.

Eine Checkliste des Bitkom gibt Hilfestellung bei der Erstellung der elektronischen Rechnung. (© Andrey Popov/fotolia)

Eine Checkliste des Bitkom gibt Hilfestellung bei der Erstellung der elektronischen Rechnung. (© Andrey Popov/fotolia)

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