​Praxiserfolg ist Chefsache – Effiziente Organisation in allen betrieblichen Praxisbereichen

Schaut man sich die Situation von etablierten Praxen an, fällt folgendes auf: Trotz gleichem Standort, gleicher Behandleranzahl und gleichem Leistungsangebot sind die wirtschaftlichen Ergebnisse doch mehr als unterschiedlich. So realisiert die eine Praxis sehr gute Umsätze und verfügt über Patienten mit einer sehr hohen Zuzahlungsbereitschaft, während andere Praxen nicht einmal die Hälfte dieses Umsatzes erwirtschaften, geschweige denn zusätzliche Einkommenspotenziale aktivieren können. Woran liegt das?

Essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg ist die Realisierung einer effizienten Organisation in allen betrieblichen Bereichen einer Praxis. Dies beinhaltet die gezielte Planung, Umsetzung und Kontrolle, insbesondere folgender Bereiche: Personal, Patienten- und Prozessmanagement, Abrechnung sowie Marketing.

 

Erfolgsfaktor Personal

Ein guter Personal-Auswahlprozess verhindert, dass man die „falschen Mitarbeiter“ einstellt. Eine derartige Entscheidung kostet eine Praxis zwischen 20.000 bis 30.000 Euro, je nach Qualifikation des Bewerbers. Der potenzielle Imageschaden ist hier noch nicht eingerechnet. Genauso wenig wie die Aufwendungen des Praxisteams für die Einarbeitung.

Deshalb: Zeit nehmen für Bewerbergespräche, klare Anforderungsprofile erstellen und weitere Mitarbeiter aus dem Team in den Auswahlprozess einbeziehen. Auch der administrative Teil des Bewerbungshandlings sollte professionell erfolgen. Dies beinhaltet beispielsweise eine Wertschätzung beinhaltende Absage.

Bei der Mitarbeiterführung gibt es weitere wichtige Aspekte, die in einem direkten Zusammenhang zum Praxiserfolg stehen. Denn motivierte Mitarbeiter zahlen sich immer und in jeder Hinsicht aus. Dabei reicht das Gehalt alleine auf Dauer zur Motivation nicht aus. Klar definierte Abläufe, saubere Stellenbeschreibungen und nicht zuletzt eine positive Arbeitsatmosphäre helfen hier weiter – ein Lächeln hat dabei selten geschadet.

Insbesondere Existenzgründer (Tipp: Führungsphilosophie erarbeiten) oder auch Praxisübernehmer (Tipp: altes Team auf sich einschwören) sollten sich intensiv und umfassend mit Personalthemen befassen.

 

Erfolgsfaktor Patientenbindung

Eine hohe Patientenbindung setzt voraus, dass die Praxis in allen Bereichen Qualität liefert und die Patienten sich wohlfühlen. Eine sehr effiziente Maßnahme zur Patientenbindung und -gewinnung ist die Pflege von sogenannten Soft Skills wie Vertrauen oder situationsbedingte Sensibilität. Auch die Nutzung eines innovativen Recall-Systems im Rahmen eines praxisindividuellen Prophylaxe-Konzepts trägt positiv zum Erfolg bei.

 

 

Erfolgsfaktor Prozesse

Durch effektive und effiziente Prozesse lassen sich die Fehlerkosten senken. Untersuchungen zeigen, dass diese in einer Praxis, die über keine organisierte Praxisstruktur verfügt, bei durchschnittlich 30 Prozent des Gesamtumsatzes liegen. Darüber hinaus geben definierte Prozesse den Mitarbeitern und Patienten Sicherheit und ein gutes Gefühl. Insbesondere wird die Praxis nach innen und außen als professionell wahrgenommen. Zu guter Letzt trägt man aber auch gesetzlichen Auflagen Rechnung. So ist speziell im Hygienemanagement ein genau einzuhaltender Workflow unentbehrlich.

 

 

Erfolgsfaktor Abrechnung

Die Erfahrung zeigt, dass in den meisten Praxen durch eine lückenhafte und zudem nicht richtlinienkonforme Abrechnung jährlich Beträge im fünfstelligen Bereich verschenkt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass sich Praxisinhaber in vielen Fällen nur um die Patientenbehandlung kümmern, während das Finanzielle oft einer Verwaltungsangestellten oder dem Steuerberater überlassen wird. Wenn man nicht als Letzter von einer drohenden Insolvenz erfahren möchte, ist ein adäquates Controlling unerlässlich.

 

Erfolgsfaktor Marketing

Wenn es einer Praxis gelingt, sich ein einzigartiges Profil zuzulegen, besser noch, im Idealfall zur Marke zu werden, dann gelingt es auch, Patienten langfristig zu binden beziehungsweise eine erfolgreiche Neupatientengewinnung zu realisieren. In diesem Kontext spielen Themen wie Praxisphilosophie, Logo, Corporate Design und gezielte – auf die Praxisbedürfnisse zugeschnittene – Werbeaktivitäten eine wichtige Rolle.

 

Die Gründung und Führung einer Zahnarztpraxis als Unternehmen verlangt komplexes Handeln. Da kommt es auch auf den richtigen Partner an. Die Prodent Consult steht Zahnärzten seit Jahren als kompetenter Ansprechpartner in allen relevanten Fragen der Existenzgründung und Praxisentwicklung zur Verfügung. In partnerschaftlicher Kooperation werden individuelle Lösungen mit den jeweiligen Praxisteams erarbeitet und erfolgreich umgesetzt.

 

Unsere Autoren Petra Karl und Ralf Immel

Petra Karl ist Senior Consultant und QM-Auditorin bei der Prodent Consult GmbH. Sie ist Spezialistin für Praxisorganisation, insbesondere QM und Abrechnung. Als ausgebildete ZMF, Praxismanagerin sowie QM-Auditorin verfügt Petra Karl über langjährige Erfahrungen in der betrieblichen Praxis und als freiberuflicher Consultant.

Kontakt:

E-Mail: info@prodent-consult.de ^[9]

Web: www.prodent-consult.de ^[10]

 

Ralf Immel ist Diplom-Kaufmann und Geschäftsführer der Prodent Consult GmbH. Er verfügt über ein breites Erfahrungsspektrum in den Bereichen Marketing/PR, Finanzen/Controlling und Organisation in diversen Dienstleistungsunternehmen. In seiner letzten beruflichen Station war er als freier Unternehmensberater für eine große, privat geführte Zahnklinik tätig und begleitete den inhaltlichen sowie kommunikativen Auf- und Ausbau der Klinik.