Die effiziente Teambesprechung – Gute Arbeitsergebnisse nachhaltig sichern

Praxen werden größer, Teams arbeiten im Schichtdienst und der Patient rückt immer mehr geschätzt in den Fokus der modernen Praxis. Die Aufgabe von Führungskräften in der Praxis ist es mehr und mehr, das Team zusammenzuhalten, zu informieren, zu motivieren und den Spirit der Praxis gesund zu halten sowie die guten Arbeitsergebnisse nachhaltig zu sichern. Hierfür eignen sich idealerweise Teambesprechungen.

Wer sich ernsthaft mit dem Verständnis für Führung und Motivation befasst, der kommt auf konstruktive Teambesprechungen. Regelmäßig trifft sich das Team zu einer Teamsitzung. Die Mitarbeiter sprechen aktuelle Probleme an, finden gemeinsame Lösungen und nutzen die Zeit, um Vorhaben zu planen. Häufig sind die Besprechungen ein Hauptumschlagsplatz für Informationen und finden zwischen verschiedenen hierarchischen Ebenen statt. In diesen Teambesprechungen hat jeder die Möglichkeit, Ideen zu Innovationen einzubringen oder fachlichen Input und neue Ideen zu präsentieren.

Dabei ist es wichtig, die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer solchen Besprechung professionell umzusetzen und die Aufgaben und Aktivitäten richtig zu planen. Es gibt eine leitende Person (Moderator/Moderatorin), die den Prozess verantwortlich gestaltet und die Gruppe anleitet, um idealerweise zu Lösungen zu kommen, die von allen mitgetragen werden. Sie stimmt die Gruppe auf die Inhalte ein und hält die Gruppe beim Thema, formuliert Fragen und sorgt dafür, dass jeder zu Wort kommt. Sie ist verantwortlich dafür, dass klare Verabredungen getroffen werden und stellt ihre eigene Meinung zurück. Vor allem widersteht sie der Versuchung, Fragen selbst zu beantworten. Kurz gesagt: Die Moderation ist verantwortlich für die Methode, nicht für den Inhalt.

Je nach Inhalt und Ziel gibt es drei Arten von Besprechungen:
• Ideenfindungsbesprechung (Brainstorming, Gedankenaustausch mit verschiedenen Sichtweisen),
• lösungsorientierte Besprechung (gemeinsam Problemlösungen gestalten),
• Informationsgespräch (Übermittlung von bereits getroffenen Entscheidungen und Vorgaben).

Was sollte im Hinblick auf die Effizienz einer Teambesprechung beachtet werden? Laden Sie nur Mitarbeiter ein, die mit dem Thema zu tun haben. Teilen Sie den Teilnehmern mit, von wann bis wann sie gebraucht werden, damit sie nicht unnötig Zeit verlieren. Nennen Sie konkret die Tagesordnungspunkte, es gibt keinen Punkt „Verschiedenes“. Stellen Sie einen Zeitplan auf und halten Sie sich daran. Fassen Sie die Ergebnisse immer wieder zusammen. Trennen Sie die Moderation von der Protokollführung. Ideal ist es, wenn die Person, die die Besprechung leitet, inhaltlich unbeteiligt ist. Sie bewertet weder Meinungen noch Verhaltensweisen. Inhaltlich gibt es für sie kein Richtig oder Falsch. Bei der Bearbeitung von Konflikten vermeidet sie es, Partei zu ergreifen und achtet darauf, dass alle ihre Meinungen und Ansichten vertreten können. Der Moderator ist Dienstleister und Berater für die Gruppe und zuständig für die Verständigung, Zeitstruktur sowie für die Einhaltung der Spielregeln.

Der inhaltlich beteiligte Moderator hingegen verfolgt häufig eigene Interessen. Moderieren kann niemand aus einer Sagehaltung, sondern nur aus einer Fragehaltung heraus! Wer hingegen fragt, kann die Meinung des anderen erfahren und verstehen. Die Moderation führt die Gruppe immer wieder auf die Sachebene zurück. Sie argumentiert nicht zurück, sondern stellt offene Fragen und konkretisiert unspezifische Begriffe, damit Verallgemeinerungen relativiert werden.

Hier ein paar Beispiele:
„Das machen doch alle so.“ => „Wie könnten wir es besser machen?“
„Das kriegen Sie bei den Kunden nie durch.“ => „Welchen Weg schlagen Sie vor“?
„So wird es nicht gehen.“ =>„Was müsste Ihrer Meinung nach passieren, damit es geht?“

Warum Meetings häufig ineffizient sind, haben Annegret Bolte, Judith Neumer und Stephanie Porschen vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München in einer Studie untersucht. Wird eine Besprechung schlecht vorbereitet, zieht sie sich meist in die Länge. Nicht selten sorgen Meetings auch dafür, dass zwar geredet, aber nichts entschieden wird. Soll es rasch Ergebnisse liefern, ist es wichtig, das Arbeitstreffen gut vorzubereiten. Steht die Agenda? Gibt es ein Zeitfenster? Welchen Teilnehmerkreis betrifft es überhaupt?

Nicht zuletzt kommt es auch auf den Führungsstil der Besprechungsleitung an. Sie sollte in der Lage sein, alle einzubeziehen und bei der Sache zu bleiben. Führen Sie mit Kollegen eine Teamsitzung durch, an dem auch Inhaber oder Chefs anwesend sind, müssen Sie mit dem Eingreifen der Chefs rechnen, da diese eventuell eine andere Vorstellung vom Ziel der Besprechung haben. Hier gilt es, mit den Chefs vorher wichtige Absprachen und Regelungen zu treffen.

Eine Besprechung durchläuft verschiedene Phasen. In der sogenannten Testphase suchen die Teilnehmer zunächst ihre eigene Rolle, möchten eine Orientierung haben und sind gespannt und beobachtend. Hier ist es wichtig, alle Beiträge wertschätzend aufzunehmen und in einem vorbereiteten Themenspeicher für alle sichtbar aufzunehmen, damit diese Punkte in der Schlussbetrachtung oder gegebenenfalls in die nächste Agenda mit aufgenommen werden können. So können alle entspannt die Themen mitgestalten. Diese Methode eignet sich sehr gut dazu, die auftretenden Konflikte souverän zu moderieren und als wichtige Klärungsprozesse zu begrüßen.

Schließen Sie die Besprechung mit einer Zusammenfassung ab. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. Sorgen Sie dafür, dass ein Ergebnisprotokoll angefertigt wird, dass möglichst von einer zweiten Person für die Richtigkeit gegengezeichnet wird.
Was Sie tun können, um Ihrem Team die gewünschte Qualität und die entsprechende Atmosphäre zu verschaffen, die Ihnen die langfristige Zufriedenheit und gesunde Existenz sichert, erfahren Sie in dem Seminar über die „Die effiziente Teambesprechung“, die Pluradent im Frühjahr kommenden Jahres in ganz Deutschland anbietet.

Jochen Frantzen, Rendsburg

Zur Person:
Jochen Frantzen ist selbstständiger Personaltrainer und Gewinner beim Internationalen Trainerpreis. Seit 1977 ist der studierte Kommunikationswissenschaftler in der Dentalwelt zu Hause. Darüber hinaus ist er Prüfungsbeauftragter für QM-Personal sowie Prüfer für Trainerzertifizierungen. Seit mehr als 30 Jahren hält er Vorträge sowie Seminare und ist Autor verschiedener Beiträge zu den Themen Führung, Moderation, Kommunikation, Präsentation, Konfliktmanagement und Praxismarketing.

Kontakt: www.frantzen-personaltraining.de ^[2]

Aktuelle Informationen und Anmeldemöglichkeit finden Interessenten auf der Webseite www.pluradent.de/veranstaltungen ^[3].