Der gute Geist der Praxis – Elmar Reubelt ist seit 17 Jahren Praxenmanager der Dentamedic-Praxen in Bad Neustadt an der Saale

Ein ganz normaler Arbeitstag. Elmar Reubelt betritt den Flur der Dentamedic- Praxen in Bad Neustadt an der Saale, begrüßt Mitarbeiterinnen, fragt hier und da nach Persönlichem. In seinem Büro angekommen, fährt er den Rechner hoch, checkt die eingegangenen E-Mails. Ein umfangreicher Arbeitstag erwartet den 44-Jährigen. Auf dem Arbeitsplan stehen jedoch keine zahnärztlichen Tätigkeiten, sondern solche, die den hier arbeitenden Zahnärzten den Berufsalltag erleichtern: Praxisführung, Personalmanagement und EDV-Betreuung, Organisation, Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement, Marketing und Controlling. Elmar Reubelt ist der Praxismanager. Mit seinem vielfältigen Aufgabengebiet trägt er einen entscheidenden Anteil zum Gelingen von Praxiskonzept und Praxisalltag bei. Oder anders ausgedrückt: Ohne ihn geht vieles nicht.

Genau genommen ist Reubelt sogar Praxenmanager, denn sein Einsatzgebiet, die Dentamedic-Praxen, ist eine Praxisgemeinschaft von Gemeinschaftspraxen, gelegen in einem Praxisgebäude und in einem gegenüberliegenden separaten Ärztehaus, dem Point Center.

 

Die Gemeinschaft ist über die Jahre stetig gewachsen, heute arbeiten hier vier Zahnärzte, ein MKG-Chirurg, ein Oralchirurg, eine Kieferorthopäde vier Zahnärztinnen sowie 60 Mitarbeiterinnen für Rezeption, Stuhlassistenz und Verwaltung zusammen. Abgedeckt wird heute nahezu das gesamte Spektrum der modernen Zahnmedizin – von Kinderzahnheilkunde über Kieferorthopädie und die klassische Zahnerhaltung inklusive Endo-Spezialisten, Parodontologie und Prothetik bis hin zur Oral- und MKG-Chirurgie. Kein Wunder, dass Reubelts Aufgabengebiet vielfältig ist – aber auch arbeitsintensiv.So managt Reubelt den kompletten Bereich der Praxisorganisation. Controlling und Marketing gehören ebenso dazu wie der Hygienebereich, Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement – und die EDV. 50 EDV-Arbeitsplätze gibt es in der Praxisgemeinschaft, die betreut und instand gehalten werden müssen.

 

Reubelt ist außerdem zuständig für das Aufspielen von Software-Updates, und er wirkt bei der Verbesserung von Zahnarzt-Software mit. Schließlich ist die Praxis auf funktionierende Rechner angewiesen – allein schon wegen der digitalen Röntgenbilder und der digitalen Terminvergabe. Während er vormittags Routineaufgaben wie Überweisungen tätigt, mit Banken und Versicherungen kommuniziert oder einfach zugegen ist, „wenn es mal irgendwo brennt“; kümmert er sich am Nachmittag häufig ums „Menschliche“ – den reibungslosen Ablauf der Teams untereinander.

 

Zahlenmensch oder Visionär – Stärken erkennen und nutzen

„Bei 60 Mitarbeitern gibt es immer etwas zu besprechen, manchmal auch private Probleme,“ berichtet der Praxenmanager. Und auch hierbei ist ihm ein besonderes Anliegen, ein Ohr für die Mitarbeiter zu haben, „weil wir hier im Haus sehr schnell gemerkt haben, dass wir nicht das Personal einfach managen können, sondern wir wollen das Personal führen, also an die Hand nehmen. Und das ist in der heutigen Zeit auch für die Mitarbeiter unwahrscheinlich wichtig, dass sie sich ganz einfach auch wohl und als Mensch behandelt fühlen.“

Das gilt aber nicht nur für die Mitarbeiterinnen – auch unter den Ärzten hat jeder seine Eigenarten. Manchmal muss Reubelt auch für den Kommunikationsfluss der einzelnen Behandlungsteams untereinander sorgen. Deshalb werden dem Praxismanager nicht selten mediatorische Fähigkeiten abverlangt. „Man muss da ein sehr starkes Fingerspitzengefühl haben“, sagt Reubelt. „Jeder Arzt ist eine gewisse Persönlichkeit. Der eine ist ein Zahlenmensch, der andere ein Visionär. Das muss man zusammenbringen können.“ Doch auch, wenn einmal Unstimmigkeiten aufgetreten sind, hat es bisher immer einen allgemeinen Konsens gegeben: „So haben wir auch schon sehr schwierige Projekte umsetzen können,“ berichtet der Praxenmanager stolz.

 

Starkes Fingerspitzengefühl und mediatorische Fähigkeiten

Auch die Personalauswahl und -führung, Mitarbeiterorganisation und -betreuung gehören zu Reubelts Aufgabenbereich. Die Fachkenntnisse dafür erwirbt er bei unterschiedlichen Fortbildungen, die er regelmäßig besucht. Dementsprechend berücksichtigt Reubelt, wenn er neue Mitarbeiter für die Praxen sucht, nicht nur deren fachliche Fähigkeiten, sondern auch deren Persönlichkeit und setzt sie dann ihren Stärken gemäß in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen im Team ein. So eignet sich seiner Meinung nach eine Mitarbeiterin, die gern delegiert oder Führungsqualitäten hat, hervorragend für die Organisation eines Teams, in dem wichtig ist, Aufgaben zu delegieren. Für einen Telefonarbeitsplatz oder die Rezeption dagegen hält Reubelt einen solchen Typus für ungeeignet, „weil hier Wärme benötigt wird und der Patient spüren soll, dass er in der Praxis willkommen ist.“ In Personalsachen achtet er auch auf klar definierte Strukturen und Abläufe und ermutigt die Mitarbeiter zum selbstständigen Arbeiten. So sorgt er beispielsweise dafür, dass jede Teamleiterin die Organisation ihres Teams selbst durchführt, so zum Beispiel die Belegung der Arbeits- oder Urlaubszeiten.

 

Da die Praxis auch ausbildet, werden vakante Stellen gern aus den eigenen Reihen nachbesetzt, verrät Reubelt: „Wenn man drei Jahre in die Ausbildung der Mitarbeiter investiert hat und sie vom Typ zu uns passen, integrieren wir sie gern in die einzelnen Teams. Viele von ihnen sind so flexibel, dass sie sowohl in der Kieferorthopädie als auch in der MKG-Chirurgie, in der normalen Zahnmedizin oder auch an der Rezeption einmal aushelfen können.“

 

Den Zahnärzten die Bürokratie von den Schultern nehmen

 

Bereits seit 15 Jahren ist Reubelt der gute Geist der Dentamedic-Gemeinschaft. Zu seinem Job in der Dentamedic-Praxisgemeinschaft ist er eher zufällig gekommen. Zuvor war er im Einzelhandel tätig, wo ihn seine späteren Arbeitgeber entdeckt haben. „Man hat mich gefragt, ob ich mir vorstellen könnte eine Praxis zu organisieren. Da es mich schon immer interessiert hat, auch in einen anderen Bereich zu wechseln, ich bin dann ins kalte Wasser gesprungen.“ Und das mit Erfolg. Ein Studiengang zum Praxenmanager an der FH Riedlingen hat Reubelts Gespür für die Belange einer Zahnarztpraxis dann noch zusätzlich geschärft.

 

In dieser Ausbildung lagen die Schwerpunkte auf Zeitmanagement, Kommunikation, Arbeits- und Berufsrecht, Dienstleistungs- und Projektmanagement, Marketing, Personal- und Qualitätsmanagement, Wettbewerbsrecht, Investitionsrechnung, Umsatzentwicklung ordnungspolitischen Rahmenbedingungen und dem Ausmachen neuer Geschäftsfelder. Alles Faktoren, die die Zahnärztinnen und Zahnärzte, die in den Dentamedic-Praxen arbeiten, in ihrem Arbeitsalltag entlasten. So können sie sich komplett auf ihre zahnmedizinische Tätigkeit konzentrieren.

 

Ein großer Vorteil, findet MKG-Chirurg Dr. Dr. Claus Neckel: „Uns wird sehr viel Bürokratie von den Schultern genommen, die uns unsere Arbeit vergällen würde. Wenn man da jemanden wie Herrn Reubelt hat, der sich darum kümmert, ist das für uns ein Riesenvorteil.“

Und Dr. Bernhard Orth, Kieferorthopäde in den Dentamedic-Praxen, ergänzt: „Da Herr Reubelt aus dem kaufmännischen Bereich kommt, kann er mir Arbeiten abnehmen, die, wenn ich sie durchführen müsste, für mich mit sehr hohem Energieaufwand verbunden wären. So habe ich deutlich mehr Zeit, um mich um meine Patienten und meine Zahnmedizin zu kümmern.“

 

Die Kernkompetenzen der Praxis nach außen tragen

Auch die Kommunikation nach außen, die Öffentlichkeitsarbeit und die Betreuung der Praxishomepage gehören zu Reubelts Portfolio. Er organisiert beispielsweise Informationsveranstaltungen für Patienten, veranstaltet Führungen durch das angegliederte Zahntechniklabor und veranschaulicht die medizinischen Leistungen und Angebote der Dentamedic-Praxen.

Betriebswirtschaftliche Grundlagen und Investitionsmanagement fallen ebenfalls in Reubelts Ressort. Bei anstehenden Neuanschaffungen reist er zu Herstellern, begutachtet deren Produkte und Angebote und handelt Konditionen aus. So kann er den Zahnärzten die Produkte vorschlagen, die sich für die Praxis am besten eignen.

 

Für genauso wichtig hält es Reubelt aber auch, einen Trend mal nicht mitzumachen: „Wir sind eine sehr innovative Praxis, und es wird versucht, sehr viel an Neuerungen einzubauen. Manchmal merkt man aber auch, dass es noch zu früh für eine Neuerung ist. Dann warten wir lieber. Auch das zahlt sich aus.“

 

Ein Beruf mit Zukunft

Auch künftig wird es für Elmar Reubelt nicht langweilig werden: Der Außenbereich der Praxen soll neu gestaltet werden. Außerdem sollen Überweiserpraxen künftig noch besser betreut werden, und die Praxen möchten ihre Kernkompetenzen nach außen hin deutlich sichtbarer machen. „Wir haben einen zertifizierten Spezialisten für Endodontie, wir haben eine Spezialisierung für Kinderzahnheilkunde, und diese beiden Bereiche werden wir zukünftig verstärkt nach außen kommunizieren, damit wir insgesamt noch breiter aufgestellt sind, als mittlerweile schon seit 25 Jahren.“

Ein breit gefächerter Beruf, den der Praxenmanager bei den Dentamedic-Praxen innehat. Und den er auch nach 17 Jahren noch immer gern ausübt:

„Ich habe einen Arbeitsplatz, den ich mir so gestalten kann, dass ich trotz alledem noch sehr viel Spaß dabei habe. Es ist sehr viel Arbeit, aber ich habe hier auch relativ freie Hand, eigene Sachen umzusetzen, eigene Ideen einzubringen – und deshalb komme ich jeden Morgen wieder gern hierher, “ betont Reubelt.

Und das sicher auch noch die nächsten 17 Jahre!
Monia Geitz, Bonn

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Einen Film über Praxenmanager Elmar Reubelt sowie einen Bericht über die Dentamedic-Praxen sehen Sie außerdem bei DZW-tv ^[13]!

 

Und was sagt Elmar Reubelt zu einem elektronischen Terminsystem? Die Antwort darauf lesen Sie hier ^[14].

Eine Übersicht mit verschiedenen Anbietern zur Fortbildung „Praxismanager/in“ steht Ihnen hier unter Fortbildung Praxismanager Fortbildung_Praxismanager_1 ^[15] und Fortbildung_Praxismanager_2 ^[16] zum Download zur Verfügung!