Cleverer Recall mit modernen Medien

Ein Klick – und der Recall läuft. Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

Schneckenpost war gestern. SMS und Mailings sind nicht nur schick, sie sparen auch Kosten, wenn es gilt, die eigenen Patienten beispielsweise an eine Vorsorgeuntersuchung zu erinnern. DocAppoint heißt das Recall-System, das der Hautarzt Dr. Bernd Salzer entwickelt hat. „Die Idee kam, als in Paris bei einer Tagung über einen Reifenhändler berichtet wurde, der seine Kunden mit moderner Computertechnik daran erinnert, die Reifen erneuern zu lassen,“ sagt der Landesvorsitzende des Berufsverbands der Deutschen Dermatologen in Baden-Württemberg.

Das DocAppoint-System erinnert Patienten nach einer schriftlichen Einwilligung, die jederzeit – auch mündlich – widerrufen werden kann, per SMS, per E-Mail oder per SMS und E-Mail zu einem beliebigen Stichtag an eine Terminvereinbarung mit der Praxis. Der Patient muss die Erinnerung lediglich noch telefonisch bestätigen. Vier Wochen und acht Wochen nach diesem Stichtag erfolgt automatisch eine zweite beziehungsweise eine dritte Erinnerung auf die obengenannte Weise.

Den neunmonatigen Testlauf des professionell programmierten digitalen Werkszeugs führte der Heilbronner Hautarzt in seiner gemeinsam mit dem Kollegen Dr. Arnold geführten Praxis durch. Bereits seit vielen Jahren erinnert das Personal mit großem Erfolg die Patienten an Wiedervorstellungstermine. „Die Wiederkommensrate zur Hautkrebs-Vor- und Nachsorge-Terminen haben wir so auf mehr als 80 Prozent gesteigert“, sagt Salzer

Der Einspareffekt durch DocAppoint war erheblich, wie sich sehr rasch zeigte. Der Personaleinsatz für den Erstkontakt beim Erinnern konnte erheblich verringert werden. Das Ausdrucken und Einkuvertieren der Anschreiben und die erforderlichen Telefonate entfielen, von den Portokosten ganz zu schweigen.

Die Resonanz sei sehr gut, das System arbeite fehler- und wartungsfrei, so Salzer. Die Patienten betrachten die Erinnerung per SMS oder E-Mail als Modernisierung in der Kommunikation mit der Praxis. Und auch Patienten über 60 Jahre nähmen zu mehr als 80 Prozent die Möglichkeit wahr, per E-Mail oder SMS erinnert zu werden. „Dies hat uns selbst sehr erstaunt, da wir in dieser Altersgruppe eher damit gerechnet haben, dass diese Patienten wie bisher auf die traditionelle Weise per Brief an den Vorsorge- beziehungsweise Nachsorgetermin erinnert werden wollen“, so Salzer weiter.

Die Internetseite von DocAppoint

„Da Vor- und Nachsorgeleistungen häufig mit Igelleistungen wie Auflichtmikroskop oder digitaler Auflichtmikroskopie verbunden sind, werden gerade diese Termine bei zunehmender Inanspruchnahme ein immer wichtigeres Standbein in unserer Praxis,“ lautet das kaufmännische Kalkül des findigen Dermatologen, der sich wundert, dass bislang noch niemand auf die Idee kam, sich ein solches Programm schreiben zu lassen. „Wahrscheinlich lag es an den relativ hohen Kosten einer individuellen Programmierung,“ vermutet er.

Ein vergleichbares System ist bislang am Markt noch nicht verfügbar, wie die unabhängig voneinander durchgeführte Marktforschung zweier Softwarehäuser ergab. Inzwischen ist DocAppoint käuflich zu erwerben. Mit dem Vertrieb des DocAppoint-Systems soll auch anderen Dermatologen und Ärzten anderer Fachgruppen die Möglichkeit gegeben werden, relativ kostengünstig die Vorteile des Recall-Systems zu nutzen, ohne die hohen Programmierkosten tragen zu müssen.

So wird DocAppoint heute bereits in anderen großen Hautarztpraxen – etwa in der Praxis Dres. Steinert in Biberach – mit Erfolg eingesetzt. Der Investitionsaufwand sowie der Preis für die Einrichtung des Systems per Fernwartung seien überschaubar, so Salzer. Die Installation des Programms erfolgt in der Zusammenarbeit mit einem professionellen Softwarehaus, das die Anwendung von DocAppoint auch auf individuelle Bedürfnisse zuschneiden kann.
Weitere Informationen zu dem cleveren Recall-Programm finden Interessenten unter www.docappoint.de.